Voor veel werknemers of zelfstandigen behoren zakenreizen tot de dagelijkse gang van zaken. In een recent onderzoek is berekend dat, sinds het reisverkeer grotendeels stilviel als gevolg van de corona crisis, het zakelijk reisverkeer in 2023 naar schatting weer op 74% van het niveau van 2019 zal uitkomen.
Nu professionelen zich weer volop op zakenreizen storten, met alle bijbehorende reiskosten, hebben wij één van onze ervaren accountmanagers, Lucie, gevraagd naar haar beste tips voor het efficiënt en stressvrij beheren van de reiskosten.
Een van de meest voorkomende dingen die ik onze klanten help te optimaliseren met Mooncard zijn de reiskosten. Omdat ik zelf veel voor het werk heb gereisd, weet ik maar al te goed waar de pijnpunten liggen voor de reizende professionelen en de bedrijven die de kosten beheren.
- Lucie, expert in onkostenbeheer en accountmanager
Vijf tips voor efficiënte zakelijke reiskosten
1) Zorg dat er een duidelijk beleid is voor zakelijke reiskosten
Eén van de belangrijkste dingen voor elk bedrijf is dat er een duidelijk beleid moet worden vastgelegd, waardoor werknemers op de hoogte zijn voordat ze op reis gaan. Teams kunnen hun toelagen raadplegen en vooraf goedkeuring vragen voor eventuele ad- hoc uitgaven of uitgaven die buiten het beleid vallen. Dit voorkomt verwarring en mogelijke problemen nadat de betalingen zijn gedaan. Het is ook raadzaam het beleid beschikbaar te stellen in een formaat dat onderweg gemakkelijk te raadplegen is. Het is verstandig het beleid op te slaan op een online tool zoals Notion of Google Drive en ik raad Mooncard-gebruikers altijd aan onze app te downloaden om al hun kaartinstellingen te zien, zoals de dagelijkse limiet en de toegestane uitgavencategorieën.
2) Stel een speciale beleidsmanager voor zakenreizen aan
Een toegewezen persoon die het reisbeleid van uw bedrijf beheert en een aanspreekpunt is voor partners en teamleden, kan zeer nuttig zijn. Niet alleen kan een reismanager ervoor zorgen dat het beleid altijd correct wordt toegepast, maar het is ook veel gemakkelijker om de kosten te optimaliseren en uw reis- en onkostenbeleid bij te werken.
3) Houd uw reisuitgaven goed bij
Zakenreizen kunnen een aanzienlijke kostenpost worden, dus het is belangrijk om uw uitgaven zo goed mogelijk bij te houden, zodat u ze kunt optimaliseren en uw budget voor de toekomst beter kunt plannen. Het is raadzaam om gebruik te maken van referentiecodes voor verschillende afdelingen en soorten activiteiten, zoals vakbeurzen, eten, vervoer, enzovoort, zodat u waar nodig gemakkelijker en sneller de uitgaven voor zakenreizen kunt rechtvaardigen. In het geval van beurzen en evenementen helpt dit bijvoorbeeld ook om een beter beeld te krijgen van het rendement van uw investering gebaseerd op een volledig overzicht van de kosten.
4) Stel onkostendeclaraties nooit uit
Een van de grootste tips die ik aan zakelijke reizigers kan geven, is om uw onkostendeclaraties niet uit te stellen. Zorg dat u ze waar mogelijk invoert op het moment dat u de kosten maakt. Hoe langer u ze laat liggen, hoe groter de kans dat u de bonnetjes kwijtraakt, dat u vergeet waarvoor de uitgave is gemaakt, of wie erbij betrokken was. Ik raad u aan hiervoor een declaratie-app te gebruiken, omdat u dan gemakkelijker onderweg declaraties kunt indienen. Ik ben natuurlijk bevooroordeeld, maar de Mooncard-app heeft een aantal geweldige functies, zoals de mogelijkheid om het offline te gebruiken: perfect voor treinreizen waar u geen verbinding heeft met wifi of mobiel internet.
5) Vergeet uw bedrijfspas niet en check de pincode
Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar als u niet vaak op zakenreis gaat, is het gemakkelijk om belangrijke zaken zoals bedrijfspassen en pincodes te vergeten. Een app voor uitgavenbeheer met virtuele reservepasjes en een functie om pincodes op te vragen kan zeer nuttig zijn voor uw medewerkers, zodat zij altijd een back-up hebben. En voor zakelijke reizigers voorkomt dit vervelende situaties waarin ze niet kunnen betalen!
Kortom, er zijn een paar eenvoudige stappen die bedrijven en reizigers kunnen nemen om zich goed voor te bereiden op hun zakenreizen, zodat hun reis zo soepel mogelijk verloopt. Door een duidelijk beleid te voeren, de uitgaven bij te houden en de onkostendeclaraties op tijd in te dienen, kunnen bedrijven en professionals tijd en geld besparen en de stress van het beheer van zakelijke reiskosten wegnemen.
Wilt u weten hoe de oplossing van Mooncard uw bedrijf kan helpen om reiskosten en -uitgaven te optimaliseren? Praat met een van onze experts om te ontdekken hoe onze slimme bedrijfspassen, app en beheersoftware uw team kanbijstaan.
1) The Global Business Travel Review 2023, The Advantage Travel Partnership.
