¿En qué etapa de vida de su empresa se decide a utilizar Mooncard?
Entre 2018 y 2019, GEXPERTISE llevó a cabo una transformación digital de su organización, en particular en lo que respecta a su entorno financiero.
Hicimos evolucionar nuestro sistema contable hacia un sistema más tecnológico con el fin de conectar todas las aplicaciones de gestión: facturas, contratación, gestión de nóminas, etc.
La segunda etapa de esta transformación consistió en tener una visión más clara de los ingresos y los desembolsos.
Estamos repartidos en 7 agencias: cuando nuestros directores de agencia no están en la oficina central del Grupo, no tienen ningún medio de pago en su poder. Por lo tanto, disponer de una tarjeta de pago era una primera necesidad para ofrecer un método de pago lo más cercano posible a los empleados.
La segunda motivación fue limitar al máximo el uso de notas de gastos, aunque el módulo gastos de nuestro ERP es muy intuitivo: se fotografían los recibos con el teléfono, se elige un artículo, un código de IVA, se envía, el proceso de validación es exclusivamente digital, etc. Sin embargo, esto requiere que los empleados adelanten los fondos, requiere un proceso de verificación línea por línea por parte del gestor y un proceso de contabilización, y no es tan simple como un método de pago que la empresa que se pone en mano de los empleados. Por ello, hemos optado por una solución de tarjetas de pago, principalmente para nuestros directores de agencias y para las funciones administrativas que tienen necesidades de pedidos en línea.
¿A qué necesidades responde Mooncard ?
En nuestro negocio, viajamos mucho, lo que implica gastos como la reserva de alojamiento. Hoy en día, las reservas de alojamiento se hacen casi exclusivamente por Internet con una tarjeta o con sistema de huella de tarjeta bancaria. Y el hecho de que nuestro responsable administrativo y nuestra asistente de dirección dispongan también de una tarjeta Mooncard facilita a nuestros equipos operativos la reserva de hoteles por adelantado, y también es la tarjeta Mooncard la que nos permite realizar todas nuestras compras en línea, ya sea para material, restauración rápida, o para pagar nuestro alojamiento web, etc. De nuevo, es la tarjeta Mooncard la que se utiliza como método de pago.
Si tuviéramos que resumir Mooncard, diría: facilidad de uso, medios puestos a disposición de los empleados, facilidad de registro de los recibos y de seguimiento del gasto hasta su confirmación por parte del usuario, gestión desmaterializada por la cadena contable y de gestión para poder recoger el gasto y el recibo, y sin necesidad de correr tras los extractos de las tarjetas bancarias, a diferencia de los sistemas «a la antigua». Además, es muy útil el sistema de alerta para la gestión de grandes cantidades o límites que se empiezan a alcanzar. En este sentido, Mooncard ha facilitado las cosas a los empleados, las ha hecho más claras para los gestores y ha supuesto una gran simplificación para los equipos financieros.
¿Qué ha cambiado Mooncard en el día a día de su empresa?
La facilidad con la que se puede cargar recibos, elegir un artículo (tipo de gasto), su código de costes, su tipo de IVA y su registro. Es realmente el primer eslabón de la cadena, es decir, el usuario, es realmente muy cómodo y los usuarios no tienen que guardar sus recibos, enviarlos a la oficina central, explicar el motivo del gasto, indicar los códigos de costes en el reverso, etc.; lo rellenan todo directamente en la aplicación.
¿Recomendaría Mooncard a otras empresas?
Sí, por supuesto, hablo regularmente de ello en mi entorno. La gente habla de la solución, la recomienda. Mooncard es un elemento que debe integrarse en un proceso de transformación digital, ya seda de una empresa o de la función financiera, y responde a la importante necesidad de proporcionar a los usuarios un medio de pago.
En efecto, sería una pena realizar una transformación digital de la función financiera y no pensar necesariamente en los medios de pago, porque se correría el riesgo de perder un elemento de esta transformación.
