Wat u moet weten over de vaste reiskostenvergoeding|

De voorwaarden

Tijdens de coronacrisis mochten werkgevers een vaste reiskostenvergoeding bieden voor woon-werkverkeer, ook al ging de werknemer niet naar kantoor en werkte hij/zij van thuis uit. Vanaf 1 januari 2022 is deze regeling komen te vervallen. Een onbelaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer voor de dagen waarop er thuis wordt gewerkt, is nu niet meer mogelijk.

In de nieuwe voorwaarden staat dat een werknemer die minimaal 128 dagen naar een vaste werkplaats reist en vijf dagen per week werkt, een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer op basis van 214 dagen mag ontvangen. Werkt een werknemer minder dagen per week, dan moet dit evenredig worden aangepast.

Voorbeelden

Een rekenvoorbeeld

Een werknemer gaat vijf dagen per week naar kantoor. De afstand tussen zijn/haar woonplaats en zijn/haar werkplek is 30 kilometer. Wil de werknemer in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding, dan moet hij/zij minimaal 128 dagen naar het werk komen. Na aftrek van bijvoorbeeld vijf weken vakantie per jaar, gaat de werknemer 47 weken per jaar naar kantoor.

Met 5 werkdagen per week maal 47 weken, gaat de werknemer 235 dagen per jaar kantoor (met eventuele afwezigheid door ziekte werd hierwel geen rekening gehouden). De werknemer voldoet zo aan de 128-dagenregel en mag een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen van (214 (dagen) x 30 (km) x 0,19 (euro) x 2=) € 2439.60 per jaar.

Nog een voorbeeld

Een collega werkt drie dagen per week op kantoor en woont 20 kilometer van het werk. Dan moet hij/zij (214 x 3/5=) 128 per jaar op de werklocatie zijn. Met vijf weken vakantie is dat ook geen probleem, hij/zij is (47 x 3 =) 141 dagen per jaar op kantoor. Hij/zij ontvangt 128 x 20 x 0,19 x 2 = € 972,80 per jaar.

Schriftelijke afspraken maken

Werkgever en werknemer moeten schriftelijke afspraken maken waarin staat hoeveel dagen de werknemer waarschijnlijk naar kantoor komt en hoe vaak hij/zij thuis werkt. Er zijn geen wettelijke eisen waarin staat hoe dit document er moet uitzien, maar de afspraken moeten wel duidelijk zijn opgeschreven. Er hoeft verder geen registratie te worden bijgehouden.

Voor thuiswerkers is er ook een vergoeding mogelijk. Voor de dagen waarop er thuis wordt gewerkt, geldt een belastingvrije vergoeding van € 2,00. Werkt iemand soms thuis en soms op kantoor, dan kan er een gecombineerde regeling komen: voor de dagen dat een werknemer thuis werkt, ontvangt hij € 2,00, voor de dagen op de werklocatie is er een vaste reiskostenvergoeding. Voor beide vergoedingen geldt weer de 128-dagentoets.

Voorbeeld

Werkt een medewerker één dag thuis en vier dagen op kantoor (zo’n 20 kilometer van huis), dan ziet het rekensommetje er als volgt uit: voor het thuiswerken: 214 x 1/5 = 43, voor het werken op kantoor: 214 x 4/5 = 171. Dit betekent dat de werknemer recht heeft op een vergoeding voor thuiswerken als hij/zij dat minimaal 43 dagen per jaar doet. Voor de vaste reisvergoeding moet hij/zij minimaal 171 dagen per jaar op kantoor zijn. De jaarlijkse onbelaste vergoeding zal dan (43 x 2) + (171 x 20 x 0,19 x 2) = € 1299,60 bedragen.

Op kantoor én thuiswerken?

Hoe zit het dan wanneer een werknemer op één dag zowel thuiswerkt als naar kantoor komt? In dat geval moet er worden gekozen uit een van de vergoedingen. Er mag er maar één vergoeding per dag worden betaald. Werknemers en werkgever bepalen samen welke vergoeding er voor die dag wordt betaald.

Wel is het toegestaan om een vergoeding voor thuiswerken én een vergoeding voor een reis naar een andere plek dan de vaste werklocatie te krijgen. Werkt een werknemer bijvoorbeeld ’s ochtends thuis en gaat hij/zij ’s middags op klantenbezoek? Dan mag gewoon de thuisvergoeding worden betaald én een reiskostenvergoeding op declaratiebasis worden gegeven.

Lastig te voorspellen

Door de coronacrisis is gebleken dat het soms lastig te voorspellen is hoe vaak een werknemer op kantoor is. Dit maakt het berekenen van een vaste vergoeding lastig. Werkgevers kunnen daarom ook besluiten de kosten voor het woon-werkverkeer op basis van de werkelijk gereden kilometers te vergoeden.

Let op: heeft de werknemer een vervoersmiddel (bijvoorbeeld een fiets of een auto) of een OV-abonnement van zijn werkgever tot zijn/haar beschikking, dan mag er alleen een thuiswerkvergoeding worden gegeven als daar op de thuiswerkdag geen gebruik van wordt gemaakt.

Ook een punt van aandacht: de reisafstand (heen en weer) mag maximaal 150 kilometer per dag zijn. Is het meer, dan is een nacalculatie verplicht.

De voordelen van Mooncard

Voor een eenvoudige registratie van de brandstofkosten en andere reiskosten zijn er de corporate card en tankkaart van Mooncard. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:

De voorwaarden voor de vaste reiskostenvergoeding