La soluzione per gestire le spese dei trasferta di lavoro

Mooncard copre tutte le spese professionali, ovunque nel mondo. Monitoraggio in tempo reale delle spese, note spese precompilate e convalida del manager. Mooncard Corporate offre una soluzione sicura e personalizzabile, garantendo la totale serenità dei trasferta di lavoro e viaggi di di lavoro.

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Oltre 5000 clienti si affidano alla nostra esperienza

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Come funziona?

Effettua il pagamento, fotografa la ricevuta... e il gioco è fatto! Le tue spese saranno inviate immediatamente in contabilità.

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La carta Mooncard per i trasferta di lavoro

Titoli di trasporto, spese per pasti, notti in hotel, spese per il carburante.

 
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Scatta una fotografia al giustificativo

Riceverai un SMS che ti ricorderà di scattare una fotografia alla ricevuta, che potrai in seguito gettare perché la foto rimane salvata in formato digitale.
 
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Generazione automatica della nota spese

La nota spese viene precompilata grazie ai nostri algoritmi in grado di identificare diversi elementi della transazione bancaria: la natura, l’importo, l’IVA e molto altro.
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Convalida della nota spese

A seconda del circuito d’approvazione definito dall’azienda, la tua nota spese sarà poi verificata e infine convalidata dal tuo manager o dal contabile.

 

Tutto sui trasferta di lavoro e viaggi di lavoro

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Viaggi di lavoro, rimborso chilometrico, spese di viaggio e metodi per accumulare miglia aeree. Nei prossimi paragrafi sono illustrati in maniera semplice, immediata e sintetica tutti gli aspetti essenziali della trasferta di lavoro.

 

Sommario

Viaggi di lavoro: come vengono rimborsate le spese di trasferta

Le spese di trasferta dei dipendenti durante viaggi di lavoro occasionali vengono rimborsate tramite compilazione di una nota spese e attraverso la successiva liquidazione dell’importo da parte dell’azienda. Il risarcimento dei costi in busta paga segue tre metodi diversi ma equivalenti: rimborso analitico o piè di lista, rimborso forfettario e rimborso misto. 

Il rimborso analitico contempla un’indennità di trasferta: copre i costi di viaggio, vitto e alloggio con giustificativi. Nel caso di rimborso forfettario si parla di “diaria”: una quota fissa stabilita dall’azienda, senza obbligo di giustificativi fiscali per vitto e alloggio. Per “giustificativi” si intendono scontrini, fatture e titoli di viaggio. Il sistema misto comprende il metodo analitico e quello forfettario.

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Trasferta di lavoro e rimborso chilometrico

Si parla di rimborso chilometrico per viaggi di lavoro ogni volta che un dipendente in trasferta utilizza un mezzo proprio. Tale risarcimento avviene attraverso compilazione di una nota spese per il calcolo dell’indennità chilometrica. Si utilizzano i coefficienti delle tabelle ACI calcolati in base al modello di veicolo e ai prezzi di carburante indicati dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanauto. 


In caso di mezzi promiscui, ossia veicoli aziendali concessi ai dipendenti, si adotta il criterio forfettario sull’effettiva percorrenza, utilizzando il coefficiente fringe benefit delle tabelle ACI. I costi sono sostenuti dal datore di lavoro e dal dipendente. Il rimborso chilometrico è imponibile.

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Le spese di viaggio

Le spese di viaggio in senso stretto comprendono i costi degli spostamenti durante una trasferta di lavoro. Nel paragrafo precedente sono stati illustrati i costi di viaggio del dipendente con mezzo proprio o promiscuo mentre in quest’ambito si considerano gli altri esborsi del lavoratore in esterna: vitto, alloggio e viaggio con mezzi pubblici o privati. 


I costi relativi ai pasti e al pernotto presso strutture ricettive devono essere provati attraverso giustificativi fiscali: scontrini o fatture. I viaggi di lavoro con mezzi pubblici o privati come taxi, autobus, pullman e metro necessitano invece dei titoli di viaggio come giustificativi.

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Viaggi di lavoro: come accumulare miglia aeree

I dipendenti in trasferta possono spostarsi per lavoro anche in aereo e alcune compagnie decidono di fidelizzare i viaggiatori con un sistema di accumulazione delle miglia aeree. Il dipendente che viaggia con la stessa compagnia riceve degli sconti sui costi dei viaggi futuri in base ai chilometri percorsi. Si tratta di un sistema di fidelizzazione analogo a quello della raccolta punti applicato in numerosi settori commerciali.

Esistono due condizioni affinché sia possibile accumulare miglia aeree: aprire un account online e scegliere un gruppo consociato che offre questo servizio. I gruppi principali sono tre.

  • Skyteam con Royal Dutch Airlines, Air France KLM, Delta Air Lines.
  • Star Alliance con Brussels Airlines, Lufthansa, Air Canada, Swiss, Continental.
  • Oneworld con Iberia, American Airlines e British Airways.

La carta Flying Blue per accumulare miglia aeree in occasione di viaggi di lavoro prevede quattro fasce di prezzo per chilometro percorso: Explorer, che accredita 4 miglia per ogni euro speso; Silver, 6 miglia; Gold, 7 miglia; Platinum, 8 miglia.

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La gestion des déplacements professionnels-min

FAQ

Come giustificare una trasferta di lavoro?

Per giustificare una trasferta di lavoro sono necessarie ricevute fiscali e titoli di viaggio. Tali giustificativi rappresentano la prova concreta dei costi effettivamente sostenuti in esterna. Devono essere menzionati e contabilizzati nella nota spesa, opportunamente compilata senza errori. Il lavoratore è tenuto a presentare giustificativi come scontrini di ristorazione, ricevute fiscali per pernotto in strutture ricettive, biglietti di viaggio con mezzi pubblici o privati e così via. 

Come fatturare i viaggi di lavoro?

La fatturazione delle spese dei viaggi di lavoro compete alla persona fisica o giuridica che vende un bene o un servizio. I costi della trasferta, ossia trasporto, vitto e alloggio, vengono fatturati da aziende o persone, che, a fronte del bene venduto o della prestazione erogata, rilasciano scontrini, ricevute o titoli di viaggio. Sul piano normativo sono considerati veri documenti contabili con valenza fiscale. In tema di trasferte lavorative vengono riconosciuti anche con il termine tecnico di “giustificativi fiscali”.

È possibile rifiutare una trasferta di lavoro?

Il lavoratore subordinato il cui contratto prevede l’obbligo di trasferta occasionale è tenuto ad assolvere quanto previsto. Il rifiuto configura la fattispecie dell’insubordinazione, punibile dal datore di lavoro con l’avvio di un procedimento disciplinare e di una eventuale sanzione. Sono esclusi i casi disciplinati dal contratto: periodi di ferie, malattia e tutte le fattispecie per cui il dipendente non è tenuto a lavorare in trasferta.

Come viene pagata la trasferta di lavoro?

Il rimborso avviene in busta paga, anche tramite accredito sul conto corrente del dipendente, dopo presentazione e accettazione da parte dell’azienda della nota spese. In alcuni casi è possibile assegnare una prepagata nominale a ogni lavoratore d’impresa. Si tratta di carte di credito configurabili per tracciare in tempo reale le spese sostenute dal dipendente. Il rimborso diventa digitale, agevolando così tutte le operazioni di rendicontazione.

Che cosa si intende per “trasferta di lavoro”?

Si tratta dell’attività lavorativa svolta dal dipendente subordinato lontano dalla sede ordinaria stabilita dal contratto di assunzione. Condizioni fondamentali: occasionalità e transitorietà della prestazione, in assenza delle quali* la trasferta si trasforma in trasferimento. I dipendenti definiti “trasfertisti”, che lavorano abitualmente senza una sede fissa, non rientrano nella fattispecie perché viene meno il carattere dell’eccezionalità.

Quali sono le modalità di rimborso delle spese di trasferta?

Rimborso analitico, o piè di lista, forfettario e misto. In caso di rimborso forfettario l’indennità di trasferta è fissata per ogni giorno di lavoro. Importi di tetto massimo: 77,46 euro giornalieri per trasferte internazionali e 46,48 euro giornalieri per trasferte in Italia. La cifra viene pattuita tra dipendente e azienda in base a valutazioni pratiche. Il rimborso analitico si basa su una distinta di tutte gli esborsi sostenuti, da menzionare e allegare in nota spesa. Nel rimborso misto confluisce il sistema analitico (per vitto e alloggio) e forfettario (per spese di vitto e alloggio: l’indennità è ridotta di due terzi;  se solo vitto o solo alloggio: si riduce di un terzo).

 

Esistono tessere che semplificano invece la gestione dei viaggi di lavoro e delle spese di trasferta. È il caso della carta carburante Mooncard per i rifornimenti di benzina, diesel o metano, e la carta corporate Mooncard, la soluzione intelligente per snellire la gestione automatica dei rimborsi. 

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Siamo disponibili dal lunedì al venerdì, dalle ore 09:00 alle 19:00, per presentare la soluzione Mooncard e stabilire un preventivo su misura per le necessità della tua azienda.

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