Die Lösung zur Verwaltung der Kosten Ihrer Geschäftsreise

Mooncard deckt alle Ihre Geschäftsausgaben überall auf der Welt ab. Echtzeitüberwachung der Reisekosten, vorausgefüllte Reisekostenabrechnung und Validierung durch Ihren Vorgesetzten. Mooncard Corporate bietet eine sichere und anpassbare Lösung, mit der Sie auf Dienstreisen völlig unbesorgt reisen können.

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Mehr als 5000 Kunden vertrauen uns bereits

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Wie funktioniert unsere Lösung?

Sie nehmen die Zahlung vor, senden ein Foto des Belegs und schon werden alle Informationen über Ihre Ausgaben an die Buchhaltung weitergeleitet.

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Bezahlen Sie auf Geschäftreisen mit Ihrer Karte Mooncard

Überall

Fahrkarten und Tickets, Verpflegungskosten, Hotelübernachtungen, Tankkosten.

 
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Fotografieren Sie Ihren Beleg ab

Sie erhalten eine SMS, die Sie daran erinnert, Ihren Beleg abzufotografieren. Dank der digitalen Archivierung muss dieser anschließend nicht länger aufbewahrt werden.
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Automatische Generierung der Reisekostenabrechnung

Die Spesenabrechnung wird mithilfe von Algorithmen vorausgefüllt, die in der Lage sind, die Kostenart, den Betrag und die Mehrwertsteuer sowie alle weiteren Kriterien zu erkennen, die aus der Banktransaktion hervorgehen.
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Ihre Spesenabrechnunh ist genehmigunspflichtig

Je nach dem vom Unternehmen festgelegten Genehmigungsverfahren wird Ihre Reisekostenabrechnung anschließend überprüft und von Ihrem Vorgesetzten oder Buchhalter freigegeben.

Alle Informationen zu Dienstreisen

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Ein Mitarbeiter kann aufgefordert werden, seine Tätigkeit außerhalb seiner gewöhnlichen Arbeitsstätte oder seiner Wohnung zu erfüllen und auf eine Geschäftsreise zu gehen. Allerdings unterliegen Dienstreisen gesetzlichen Regelungen und dem Arbeitsrecht. Finden Sie heraus, wie die Reisekostenabrechnung korrekt durchgeführt und Geschäftsreisen mit Mooncard optimiert werden können. Entdecken Sie alle Informationen zu Reisemanagement, Arbeitszeit, Firmenreiserichtlinien (Corporate Travel Policy), Fahrtkosten, Flugmeilen, Abrechnung und vieles mehr.

Inhaltsverzeichnis

Wie werden Reisekosten erstattet?

Dienstreisen von mehr oder weniger langer Dauer verursachen Reisekosten, also Aufwendungen, die der Mitarbeiter tragen muss, wenn das Unternehmen sie nicht im Vorhinein bezahlt hat. Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Reise trägt, also z. B.:

  • Fahrscheine,
  • Mautgebühren, Kraftstoff, Fahrzeugwartung, jährliche Versicherungsprämie,
  • Besuche oder Treffen mit Lieferanten, Kunden usw.,
  • Hotelübernachtungen,
  • Autovermietung,
  • Verpflegungskosten,
  • Kosten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Seminaren, Kongressen, Foren usw.

Gut zu wissen: Werden die Parkkosten vom Unternehmen übernommen? Ist kein freier Parkplatz in der Nähe vorhanden, können dem Arbeitnehmer gegen Nachweis die Parkkosten erstattet werden.

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Wie berechnet man die Kilometerpauschale ?

Benutzt der Mitarbeiter sein privates Fahrzeug während seiner Dienstreisen in Deutschland oder im Ausland? Dann kann der Arbeitgeber ihn nach der Kilometerpauschale, die von der Finanzverwaltung vorgegeben wird, entschädigen oder der Arbeitnehmer rechnet die Fahrtkosten auf seiner eigenen Steuererklärung ab. Die Kilometerpauschale errechnet sich aus der Art des Fahrzeugs und der vom Mitarbeiter zurückgelegten Strecke. Sie berücksichtigt:

  • Wertminderung des Autos bzw. Zweirades,
  • Reparatur- und Wartungskosten,
  • Aufwendungen für Reifen,
  • Kraftstoffverbrauch,
  • Versicherungsprämien.

Gut zu wissen: Fahrtkosten können nicht nur durch die Kilometerpauschale, sondern auch durch reale Kosten durch den Arbeitgeber erstattet werden. Hierzu müssen allerdings alle Belege gesammelt und in der Abrechnung den jeweiligen Dienstreisen zugeordnet werden. 

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Dienstreisekosten: Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Das Arbeitsrecht definiert die Pflichten des Arbeitgebers im Zusammenhang mit Geschäftsreisen. Die zur Erfüllung der Aufgaben des Arbeitnehmers auf Dienstreise notwendigen Auslagen gehören zu den vom Arbeitgeber erstattungsfähigen Berufsauslagen. Kosten für Dienstreisen sind daher sozialversicherungs- und steuerfrei. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, Reisekosten zu erstatten, wenn dies nicht im Arbeitsvertrag entsprechend geregelt ist. In diesem Fall kann der Mitarbeiter die entstandenen Reisekosten auf seiner Steuererklärung als Werbungskosten abrechnen.

Der Arbeitgeber kann Reisekosten auf zwei Arten erstatten:

  • Erstattung der dem Mitarbeiter während seiner Reise tatsächlich entstandenen Kosten oder
  • Zahlung von Pauschalentschädigungen bzw. Tagegeld.

Laut Gesetz gilt es, bestimmte Fristen einzuhalten, um dem Mitarbeiter eine Dienstreise anzukündigen. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihn innerhalb von mehr als 4 Tagen zu benachrichtigen, bevor er eine mehrtägige Geschäftsreise bzw. Tätigkeit außerhalb des Unternehmens antreten soll.

Wird der Mitarbeiter ins europäische Ausland entsendet, muss ihm eine Bescheinigung A1 ausgestellt werden. Diese dient ihm als Nachweis, dass er während der Dienstreise über das Heimatland sozialversichert ist.

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Wie verwaltet man Geschäftsreisen im Unternehmen?

In einem Unternehmen kann das Management von Geschäftsreisen in die Verantwortung eines Travel Managers, der Finanzabteilung, des Einkaufs- oder der Personalabteilung fallen. Ziel ist es, Dienstreisen zu koordinieren und gleichzeitig ein personalisiertes Reisemonitoring zu gewährleisten. Der Travel Manager übernimmt bereichsübergreifende Aufgaben:

  • komplette Organisation der Geschäftsreisen der Mitarbeiter, inklusive Fahrt und Übernachtung,
  • Einkauf von reisebezogenen Leistungen in Absprache mit der Einkaufsabteilung,
  • Gewährleistung der Qualität der Dienstleistungen,
  • Festlegung der Zahlungsmittel,
  • Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter,
  • Erstattung von Reisekosten,
  • Erstellung vollständiger Berichte über Kosten und ausgehandelte Tarife,
  • Verfolgung der Reisen.

Um die aufwendige Reisekostenabrechnung effizienter zu gestalten, können Unternehmen automatisierte Lösungen wählen und so Zeit und Ressourcen der Mitarbeiter sinnvoller einsetzen. Grundlage dafür ist eine Reiserichtlinie, die Regelungen für Dienstreisen schafft.

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Geschäftsreisen mit dem Flugzeug: Wie funktionieren Flugmeilen?

Während seiner Geschäftsreisen in Deutschland oder im Ausland kann ein Mitarbeiter die Vorteile der Fluggesellschaften nutzen und Flugmeilen für seine Flugreisen sammeln. Diese können oft für den persönlichen Gebrauch genutzt werden, auch wenn sie im beruflichen Kontext erworben wurden. Allerdings gehören Sie demjenigen, der für den Flug bezahlt hat, also meist dem Arbeitgeber. Er kann also verlangen, sie für berufliche Zwecke einzusetzen, oder sie dem Mitarbeiter überlassen. 

Die Mehrheit der Unternehmen betrachtet Meilen als Ausgleich für die schwierigen Arbeitsbedingungen, die Geschäftsreisenden auferlegt werden: Jetlag, Nachtflüge, Müdigkeit, Stress, Beeinträchtigung der Familienpräsenz usw. Sie wandeln sie daher in eine geldwerte Leistung um. Andere beschließen, Meilen zu sammeln, um ihr Airline-Budget zu reduzieren.

In Deutschland sind Reisekosten Teil der vom Arbeitgeber erstattungsfähigen Werbungskosten. Je nach Ort und Dauer der Reise gelten unterschiedliche Bedingungen. Beispielsweise werden für Reisen ins Ausland oft Pauschalen verrechnet, um die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Ebenso kann einem Arbeitnehmer ein Fernreisezuschuss gewährt werden, um zusätzliche Kosten für Verpflegung und Unterkunft zu decken, wenn er nicht jeden Tag nach Hause zurückkehren kann.

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FAQ

Wie belegt man eine Geschäftsreise?

Dienstreisekosten können vom Arbeitgeber vorgestreckt oder durch eine Abrechnung erstattet werden. Alle Mitarbeiter müssen die im Rahmen einer Dienstreise entstandenen Kosten nachweisen können. Die aufbewahrten Unterlagen ermöglichen ihnen bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz die Erstattung der tatsächlichen Reisekosten.

Um sich für eine Prüfung durch die Steuerbehörden abzusichern, muss die Rechnung für Verpflegungskosten den Rechnungsbetrag, die Namen der Gäste und den Grund der Einladung enthalten. Bei den Fahrtkosten ist die Anzahl der gefahrenen Kilometer bzw. das Ticket sowie der Reisegrund vorzulegen. Schließlich müssen auch für Kosten im Zusammenhang mit der Unterkunft Grund und Ort der Reise angegeben werden.

Wie werden Geschäftsreisen bei Selbstständigen abgerechnet?

Es besteht die Möglichkeit, die Geschäftsreisekosten den Kunden in Rechnung zu stellen. Hierfür gibt es drei Abrechnungsmodelle:

  • Legen Sie eine Pauschale fest, deren Höhe frei bestimmbar ist. Sie muss für alle Kunden gleich angewendet werden, unabhängig von ihrer geografischen Entfernung vom Unternehmen.
  • Legen Sie eine Skala fest. Das Unternehmen ergänzt jeden weiteren Kilometerabschnitt. Es ist wichtig, die Anwendungsbedingungen der Staffel in den Angeboten an die Kunden anzugeben.
  • Wählen Sie als Grundlage den Steuertarif für Kilometerpauschalen. In diesem Fall berechnen Selbstständige die tatsächlich gefahrene Strecke.

 

Ist das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, ist auf Reisekosten der normale Umsatzsteuersatz anzuwenden.

Kann ich eine Dienstreise ablehnen?

Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die im Rahmen der Aufgabenerfüllung erforderlichen Dienstreisen zu unternehmen. Der Tarifvertrag kann jedoch bestimmte Umstände vorsehen, die zur Verweigerung einer Dienstreise berechtigen. Mögliche Gründe können sein:

  • Gesundheitszustand, der mit einer Dienstreise nicht vereinbar ist, begründet durch ein ärztliches Attest,
  • familiäre Verpflichtungen,
  • persönliche Deckung der Geschäftsreisekosten,
  • Nichteinhaltung der Sicherungspflicht, die dem Unternehmen obliegt.

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Unser Team ist von Montag bis Freitag zwischen 9 und 19 Uhr für Sie da. Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Mooncard-Lösung und erstellen ein maßgeschneidertes Angebot mit Ihnen, das dem Bedarf Ihres Unternehmens entspricht.

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