Tout savoir sur les déplacements professionnels

Comment sont remboursés les frais de déplacement ?

D’une durée plus ou moins longue, les déplacements professionnels engendrent des dépenses supplémentaires, appelées frais de déplacement. Ils regroupent l’ensemble des charges supportées par le salarié dans le cadre de son trajet : 

• Titres de transport ;
• Frais de péage, carburant, entretien du véhicule, prime d’assurance annuelle ;
• Visites ou rendez-vous chez des fournisseurs, clients, etc. ;
• Nuits d’hôtel ;
• Location de voiture ;
• Dépenses de repas ;
• Frais liés à la participation à des séminaires, congrès, forums, etc. 

Bon à savoir : Quelle prise en charge des frais de stationnement par l’entreprise ? En cas d’absence de parking gratuit à proximité, le salarié peut se faire rembourser les frais de stationnement, sur présentation d’un justificatif.

Comment calculer les frais kilométriques ?

Le salarié utilise son véhicule personnel lors de ses déplacements professionnels en France ? Dans ce cas, l’employeur doit l’indemniser selon le barème des indemnités kilométriques de l’administration fiscale. Le barème est calculé sur la base de la puissance du véhicule et de la distance parcourue par le salarié. Il prend en compte :

• La dépréciation des voitures, deux-roues, cyclomoteurs ;
• Les frais de réparation, d’entretien ;
• Les dépenses de pneumatiques ;
• La consommation de carburant ;
• Les primes d’assurance. 

Bon à savoir : Le montant des frais de déplacement professionnel est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. Cette majoration s’applique aux remboursements réalisés par l’employeur depuis le 1^er janvier 2021. 

Frais de déplacement professionnel : quelles obligations de l’employeur ?

La loi définit les obligations de l’employeur liées aux déplacements professionnels. Les dépenses nécessaires à l’accomplissement des missions du salarié en voyage d’affaires font partie des frais professionnels remboursables par l’employeur. Les frais de déplacement professionnel sont exclus de l’assiette soumise aux cotisations de Sécurité sociale. Ils ne sont pas soumis à la CSG-CRDS. 

L’employeur peut indemniser les frais professionnels de deux manières : 

• Rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié lors de son déplacement ;
• Verser des allocations forfaitaires. 

L’article 3.4 de l’Accord national du 26 février 1976 relatif aux conditions de déplacement précise le délai de prévenance à respecter pour avertir le salarié d’un voyage d’affaires. L’employeur est tenu de l’aviser dans un délai supérieur à 48 heures, en prenant en compte la distance, la durée, le caractère habituel ou non du déplacement.

Comment gérer les déplacements professionnels en entreprise ?

Dans une entreprise, la gestion des déplacements professionnels peut revenir à un travel manager, au service financier, achats ou ressources humaines (RH). L’objectif est de coordonner les voyages d’affaires tout en assurant un suivi personnalisé des déplacements. Le Travel Manager assume des responsabilités transversales : 

• Organiser de A à Z les déplacements professionnels de l’effectif salarié ;
• Acheter les prestations liées au voyage, en accord avec le service achats ;
• Garantir la qualité des services ;
• Se charger des moyens de paiement ;
• Assurer la sécurité des salariés ;
• S’occuper du remboursement des frais professionnels ;
• Établir un reporting complet des coûts, tarifs négociés ;
• Suivre les performances.