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Vos titres de transports, dépenses de repas, nuits d'hôtels, frais de carburant.
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Vous recevez un sms vous rappelant de prendre en photo votre justificatif. Vous pouvez ensuite le jeter car il est archivé numériquement.
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La note de frais est automatiquement générée
La note de frais est pré-remplie grâce à nos algorithmes capables d'identifier la nature, le montant, la TVA etc. issus de la transaction bancaire.
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La note de frais est soumise à validation
Selon le circuit d'approbation défini par l'entreprise, votre notre de frais est ensuite verifiée puis validée par votre manager ou votre comptable.
Comment sont remboursés les frais de déplacement ?
D’une durée plus ou moins longue, les déplacements professionnels engendrent des dépenses supplémentaires, appelées frais de déplacement. Ils regroupent l’ensemble des charges supportées par le salarié dans le cadre de son trajet :
- Titres de transport ;
- Frais de péage, carburant, entretien du véhicule, prime d’assurance annuelle ;
- Visites ou rendez-vous chez des fournisseurs, clients, etc. ;
- Nuits d’hôtel ;
- Location de voiture ;
- Dépenses de repas ;
- Frais liés à la participation à des séminaires, congrès, forums, etc.
Bon à savoir : Quelle prise en charge des frais de stationnement par l’entreprise ? En cas d’absence de parking gratuit à proximité, le salarié peut se faire rembourser les frais de stationnement, sur présentation d’un justificatif.
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Comment calculer les frais kilométriques ?
Le salarié utilise son véhicule personnel lors de ses déplacements professionnels en France ? Dans ce cas, l’employeur doit l’indemniser selon le barème des indemnités kilométriques de l’administration fiscale. Le barème est calculé sur la base de la puissance du véhicule et de la distance parcourue par le salarié. Il prend en compte :
- La dépréciation des voitures, deux-roues, cyclomoteurs ;
- Les frais de réparation, d’entretien ;
- Les dépenses de pneumatiques ;
- La consommation de carburant ;
- Les primes d’assurance.
Bon à savoir : Le montant des frais de déplacement professionnel est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. Cette majoration s’applique aux remboursements réalisés par l’employeur depuis le 1er janvier 2021.
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Frais de déplacement professionnel : quelles obligations de l’employeur ?
La loi définit les obligations de l’employeur liées aux déplacements professionnels. Les dépenses nécessaires à l’accomplissement des missions du salarié en voyage d’affaires font partie des frais professionnels remboursables par l’employeur. Les frais de déplacement professionnel sont exclus de l’assiette soumise aux cotisations de Sécurité sociale. Ils ne sont pas soumis à la CSG-CRDS.
L’employeur peut indemniser les frais professionnels de deux manières :
- Rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié lors de son déplacement ;
- Verser des allocations forfaitaires.
L’article 3.4 de l’Accord national du 26 février 1976 relatif aux conditions de déplacement précise le délai de prévenance à respecter pour avertir le salarié d’un voyage d’affaires. L’employeur est tenu de l’aviser dans un délai supérieur à 48 heures, en prenant en compte la distance, la durée, le caractère habituel ou non du déplacement.
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Comment gérer les déplacements professionnels en entreprise ?
Dans une entreprise, la gestion des déplacements professionnels peut revenir à un travel manager, au service financier, achats ou ressources humaines (RH). L’objectif est de coordonner les voyages d’affaires tout en assurant un suivi personnalisé des déplacements. Le Travel Manager assume des responsabilités transversales :
- Organiser de A à Z les déplacements professionnels de l’effectif salarié ;
- Acheter les prestations liées au voyage, en accord avec le service achats ;
- Garantir la qualité des services ;
- Se charger des moyens de paiement ;
- Assurer la sécurité des salariés ;
- S’occuper du remboursement des frais professionnels ;
- Établir un reporting complet des coûts, tarifs négociés ;
- Suivre les performances.
Livre blanc
Automatisation des notes de frais : les clés pour prendre la bonne décision.
Comment élaborer une politique de voyage entreprise ?
Dans une entreprise, la politique de voyage permet de poser des règles communes sur l’organisation des déplacements professionnels de l’effectif salarié global. Ce document interne encadre l’ensemble des aspects liés aux voyages d’affaires :
- Budget à respecter par réservation ;
- Types d’hébergements ;
- Modes de transport ;
- Conditions de remboursement des frais;
- Règles de sécurité ;
- Compagnies aériennes à privilégier ;
- Processus de validation interne ;
- Contrats-cadres négociés avec des partenaires (transports, hôtels, etc.)
La politique de voyage d’entreprise harmonise la gestion des déplacements professionnels tout en optimisant les dépenses. Il s’agit d’une méthode efficace pour entretenir des relations apaisées avec le salarié, gagner du temps, mieux s’organiser.
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Voyages d’affaires en avion : comment fonctionnent les Miles Flying Blue ?
Lors de ses déplacements professionnels en France ou à l’étranger, un salarié peut profiter des avantages proposés par les compagnies aériennes. Il cumule des Miles Flying Blue pour ses voyages en avion. Ces derniers peuvent être utilisés à titre personnel, même s’ils ont été acquis dans le cadre professionnel. Chez Air France et KLM, le nombre de Miles gagnés dépend du montant dépensé et de la carte Flying Blue possédée : Explorer, Silver, Gold ou Platinium.
La majorité des entreprises considère les Miles comme une contrepartie des conditions de travail difficiles imposées aux voyageurs d’affaires : décalage horaire, vols de nuit, fatigue, stress, impact sur la présence familiale, etc. Elles le transforment donc en avantage en nature. D’autres décident de récupérer les Miles pour réduire leur budget aérien.
En France, les voyages d’affaires sont régis par des obligations de l’entreprise et du salarié. Ils font partie des frais professionnels remboursables par l’employeur. Selon le lieu et la durée du déplacement, des modalités différentes s’appliquent. Par exemple, des allocations forfaitaires sont fixées pour les déplacements dans les territoires d’outre-mer ou à l’étranger. De même, une indemnité de grand déplacement peut être octroyée à un salarié pour couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture, de logement, lorsqu’il est dans l’impossibilité de regagner chaque jour son domicile.
En savoir plusComment justifier un déplacement professionnel ?
Les frais de déplacement professionnel peuvent être avancés par l’employeur ou remboursés sur justificatif. Tout salarié doit pouvoir justifier les dépenses engagées dans le cadre d’un voyage d’affaires. Les pièces conservées lui permettent de se faire rembourser les frais réels de déplacement, lors de son retour sur le lieu de travail.
Pour anticiper un contrôle de l’URSSAF, la note pour les frais de repas doit mentionner le montant de la facture, le nom des invités, le motif de l’invitation. Pour les frais de déplacement professionnel, le nombre de kilomètres parcourus, la raison du déplacement, le trajet réalisé, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. Enfin, pour les dépenses liées à l’hébergement, la raison et le lieu de déplacement
Comment facturer les déplacements professionnels ?
Il est possible de facturer ou de refacturer les frais de déplacement professionnel aux clients. Trois modèles de facturation existent :
- Fixer une somme forfaitaire, dont le montant est libre. Elle doit être appliquée à l’identique pour l’ensemble des clients, quelle que soit leur distance géographique par rapport à l’entreprise ;
- Instaurer un barème. L’entreprise vient compléter chaque tranche de kilomètres effectués en plus. Il est important de préciser les modalités d’application du barème dans les devis transmis aux clients ;
- Se baser sur le barème fiscal des indemnités kilométriques. Dans ce cas, les professionnels facturent la distance réelle parcourue.
Si l’entreprise est soumise à la TVA, le taux normal de TVA à 20 % doit être appliqué sur les frais de déplacement.
Puis-je refuser de partir en déplacement professionnel ?
De manière générale, le salarié est dans l’obligation de réaliser les déplacements professionnels requis dans le cadre de l’exercice de ses missions. Toutefois, la convention collective peut prévoir des circonstances spécifiques, autorisant le refus de partir en voyage d’affaires :
- État de santé incompatible avec un déplacement professionnel, justifié par un certificat médical ;
- Obligations familiales ;
- Prise en charge personnelle des frais de déplacement professionnel ;
- Non-respect de l’obligation de sécurité, incombant à l’entreprise.
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