La solution pour gérer vos dépenses en déplacement professionnel

Un professionnel peut être amené à exercer ses fonctions hors de son lieu de travail habituel ou de son domicile. Les voyages d’affaires sont soumis à des règles légales. Indemnités kilométriques, gestion des déplacements, politique voyage entreprise (PVE), Miles Flying Blue… Découvrez le fonctionnement des déplacements professionnels avec Mooncard.

D’une durée plus ou moins longue, les déplacements professionnels engendrent des dépenses supplémentaires, appelées frais de déplacement. Ils regroupent l’ensemble des charges supportées par le salarié dans le cadre de son trajet : 

• Titres de transport ;
• Frais de péage, carburant, entretien du véhicule, prime d’assurance annuelle ;
• Visites ou rendez-vous chez des fournisseurs, clients, etc. ;
• Nuits d’hôtel ;
• Location de voiture ;
• Dépenses de repas ;
• Frais liés à la participation à des séminaires, congrès, forums, etc. 

Bon à savoir : Quelle prise en charge des frais de stationnement par l’entreprise ? En cas d’absence de parking gratuit à proximité, le salarié peut se faire rembourser les frais de stationnement, sur présentation d’un justificatif.

Le salarié utilise son véhicule personnel lors de ses déplacements professionnels en France ? Dans ce cas, l’employeur doit l’indemniser selon le barème des indemnités kilométriques de l’administration fiscale. Le barème est calculé sur la base de la puissance du véhicule et de la distance parcourue par le salarié. Il prend en compte :

• La dépréciation des voitures, deux-roues, cyclomoteurs ;
• Les frais de réparation, d’entretien ;
• Les dépenses de pneumatiques ;
• La consommation de carburant ;
• Les primes d’assurance. 

Bon à savoir : Le montant des frais de déplacement professionnel est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. Cette majoration s’applique aux remboursements réalisés par l’employeur depuis le 1er janvier 2021. 

La loi définit les obligations de l’employeur liées aux déplacements professionnels. Les dépenses nécessaires à l’accomplissement des missions du salarié en voyage d’affaires font partie des frais professionnels remboursables par l’employeur. Les frais de déplacement professionnel sont exclus de l’assiette soumise aux cotisations de Sécurité sociale. Ils ne sont pas soumis à la CSG-CRDS. 

L’employeur peut indemniser les frais professionnels de deux manières : 

• Rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié lors de son déplacement ;
• Verser des allocations forfaitaires. 

L’article 3.4 de l’Accord national du 26 février 1976 relatif aux conditions de déplacement précise le délai de prévenance à respecter pour avertir le salarié d’un voyage d’affaires. L’employeur est tenu de l’aviser dans un délai supérieur à 48 heures, en prenant en compte la distance, la durée, le caractère habituel ou non du déplacement.

Dans une entreprise, la gestion des déplacements professionnels peut revenir à un travel manager, au service financier, achats ou ressources humaines (RH). L’objectif est de coordonner les voyages d’affaires tout en assurant un suivi personnalisé des déplacements. Le Travel Manager assume des responsabilités transversales : 

• Organiser de A à Z les déplacements professionnels de l’effectif salarié ;
• Acheter les prestations liées au voyage, en accord avec le service achats ;
• Garantir la qualité des services ;
• Se charger des moyens de paiement ;
• Assurer la sécurité des salariés ;
• S’occuper du remboursement des frais professionnels ;
• Établir un reporting complet des coûts, tarifs négociés ;
• Suivre les performances. 

Dans une entreprise, la politique de voyage permet de poser des règles communes sur l’organisation des déplacements professionnels de l’effectif salarié global. Ce document interne encadre l’ensemble des aspects liés aux voyages d’affaires : 

• Budget à respecter par réservation ;
• Types d’hébergements ;
• Modes de transport ;
• Conditions de remboursement des frais;
• Règles de sécurité ;
• Compagnies aériennes à privilégier ;
• Processus de validation interne ;
• Contrats-cadres négociés avec des partenaires (transports, hôtels, etc.) 

La politique de voyage d’entreprise harmonise la gestion des déplacements professionnels tout en optimisant les dépenses. Il s’agit d’une méthode efficace pour entretenir des relations apaisées avec le salarié, gagner du temps, mieux s’organiser.

De nouvelles dispositions par les entreprises sont prises suite à la publication du Plan de la Mobilité (PDM) afin de proposer des alternatives de mobilité douce aux employés tels que le covoiturage, le vélo, les transports en commun, etc. Ce plan offre plusieurs avantages aux salariés, notamment une réduction des coûts liés à leurs déplacements quotidiens, une diminution du stress lié aux embouteillages.

Lors de ses déplacements professionnels en France ou à l’étranger, un salarié peut profiter des avantages proposés par les compagnies aériennes. Il cumule des Miles Flying Blue pour ses voyages en avion. Ces derniers peuvent être utilisés à titre personnel, même s’ils ont été acquis dans le cadre professionnel. Chez Air France et KLM, le nombre de Miles gagnés dépend du montant dépensé et de la carte Flying Blue possédée : Explorer, Silver, Gold ou Platinium. 

La majorité des entreprises considère les Miles comme une contrepartie des conditions de travail difficiles imposées aux voyageurs d’affaires : décalage horaire, vols de nuit, fatigue, stress, impact sur la présence familiale, etc. Elles le transforment donc en avantage en nature. D’autres décident de récupérer les Miles pour réduire leur budget aérien. 

En France, les voyages d’affaires sont régis par des obligations de l’entreprise et du salarié. Ils font partie des frais professionnels remboursables par l’employeur. Selon le lieu et la durée du déplacement, des modalités différentes s’appliquent. Par exemple, des allocations forfaitaires sont fixées pour les déplacements dans les territoires d’outre-mer ou à l’étranger. De même, une indemnité de grand déplacement peut être octroyée à un salarié pour couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture, de logement, lorsqu’il est dans l’impossibilité de regagner chaque jour son domicile.