Les frais de déplacement professionnel peuvent être avancés par l’employeur ou remboursés sur justificatif. Tout salarié doit pouvoir justifier les dépenses engagées dans le cadre d’un voyage d’affaires. Les pièces conservées lui permettent de se faire rembourser les frais réels de déplacement, lors de son retour sur le lieu de travail.
Pour anticiper un contrôle de l’URSSAF, la note pour les frais de repas doit mentionner le montant de la facture, le nom des invités, le motif de l’invitation. Pour les frais de déplacement professionnel, le nombre de kilomètres parcourus, la raison du déplacement, le trajet réalisé, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. Enfin, pour les dépenses liées à l’hébergement, la raison et le lieu de déplacement