De reiskostenvergoeding in het buitenland, hoe zit dat?

Welke kosten mogen worden gedeclareerd?

Bij de kosten voor de zakenreis naar het buitenland wordt onderscheid gemaakt tussen reiskosten, verblijfkosten en overige kosten. Voor de declaratie van de reiskosten moeten de vervoersbewijzen (bijvoorbeeld een trein- of buskaartje) of, indien de werknemer met de auto gaat, betaalbewijzen voor brandstof kunnen worden overlegd.

Maakt de werknemer overige reiskosten, zoals voor een taxi om naar het vliegveld te gaan of voor luchtenhavenrechten, dan worden deze ook vergoed. Ook de kosten voor een stoelreservering in trein of vliegtuig, extra bagage of toeslagen voor een speciale trein kunnen door de werkgever worden vergoed. Wel moet de werkgever hier van tevoren toestemming voor hebben gegeven. Is dat niet gebeurd, dan worden deze kosten mogelijk niet vergoed.

Heeft de werknemer te maken met (grote) vertragingen, dan kan de reiziger recht hebben op een schadevergoeding. In de meeste gevallen is deze schadevergoeding bestemd voor de werkgever, tenzij die heeft aangegeven dat de werknemer die zelf mag houden.

Naast de reiskosten mogen ook de verblijfkosten worden gedeclareerd bij de werkgever. Afhankelijk van hoe het in de onderneming is geregeld, krijgt de werknemer een budget om een hotel te vinden of wordt de overnachting door de werkgever georganiseerd. Facturen voor restaurants kunnen ook bij de werkgever worden ingediend. De kosten voor maaltijden zijn wel vaak gelimiteerd door de werkgever of in de CAO vastgesteld. Hetzelfde geldt voor bijkomende kosten voor bijvoorbeeld internationale telefoongesprekken, vaccinatie en inschrijving voor een conferentie. Ook deze kunnen bij de werkgever worden gedeclareerd.

In welke gevallen is er geen vergoeding?

In veel cao’s is opgenomen dat er geen vergoeding is voor de zakenreis naar het buitenland als de reis in Nederland is begonnen en er sprake is van een beperkt reisgedeelte in het buitenland. In zo’n geval kan er gebruik worden gemaakt van de gebruikelijke onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer. Ook is er geen vergoeding als tijdens de reis niet noodzakelijk kosten worden gemaakt.

Moet er belasting op de vergoeding voor buitenlandse reizen worden betaald?

Gaat een werknemer op zaken- of dienstreis naar het buitenland en ontvangt de werknemer een vergoeding voor de gemaakte reiskosten binnen Nederland, dan moet er mogelijk belasting worden betaald op deze vergoeding. Dit hangt af van de hoogte van de vergoeding. Er mag een onbelast bedrag van € 0,19 per kilometer worden betaald. Krijgt een werknemer 10 cent per kilometer, dan hoeft er dus geen belasting te worden betaald. Is de vergoeding 40 cent, dan moet er belasting worden betaald op 21 cent (het gedeelte boven het onbelaste bedrag).

Krijgt een werknemer voor sommige reizen een wisselende kilometervergoeding die de ene keer hoger en de andere keer lager is, dan mag de werkgever van de Belastingdienst een gemiddelde vergoeding (inclusief de vergoeding voor woon-werkverkeer) berekenen. Dit ‘salderen’ is fiscaal gunstig voor de werknemer en betekent dat de werknemer aan het eind van het jaar een bedrag terugkrijgt dat wordt verrekend met het salaris.

De belasting op de reiskostenvergoeding is overigens alleen van toepassing op reizen met de auto. Er hoeft geen belasting te worden betaald op de vergoeding voor reizen met het openbaar vervoer.

Hoe zit het met de vergoeding als de werknemer ook op vakantie gaat?

Gaat een werknemer voor bijvoorbeeld een conferentie naar het buitenland en wil hij/zij er nog een weekje vakantie aan vastplakken met het gezin, dan kunnen deze kosten het beste worden opgesplitst. De medewerker geeft dan aan welke kosten voor professionele en welke voor privé-doeleinden zijn gebruikt. 

Voor de reis (de verplaatsingskosten) geldt dat deze kosten volledig aftrekbaar blijven. Het maakt bij de reiskosten namelijk niet uit of de werknemer meteen terug is gegaan na de conferentie of nog op vakantie is gegaan met het gezin. Bij elke uitgave moet worden nagegaan of deze ook zouden zijn gemaakt als de werknemer alleen naar de conferentie zou zijn gegaan. Is dat het geval, dan zijn de kosten fiscaal aftrekbaar.

De voordelen van Mooncard

Voor buitenlandse zakenreizen zijn de corporate cards en tankkaarten van Mooncard zowel voor de werknemer als de werkgever handige betaalkaarten: de werknemer hoeft niets voor te schieten en de werkgever houdt makkelijk overzicht van alle uitgaven. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:

• Vaste reiskostenvergoeding
• Cafetariaregeling
• Aanvullende reiskostenvergoeding
• Uitruil
• Reiskostenvergoeding en de btw
• Reiskostenvergoeding en thuiswerken
• Reiskostenvergoeding en auto van de zaak
• De reiskostenvergoeding bij integratie
• De reiskostenvergoeding bij ziekte