Zakenreis-dienstreis
Lucie Goffin
Account manager
Bijgewerkt op
Voor veel werknemers is in hun CAO een regeling getroffen voor de vergoeding van de kosten van het woon-werkverkeer. Het is mogelijk deze met een regeling verder aan te vullen. Wij vertellen hoe dat zit.
Opsomming
Werknemers die gebruik kunnen maken van een cafetariaregeling hebben de mogelijkheid om de vergoeding van de kosten van het woon-werkverkeer met een aanvullende reiskostenvergoeding te verhogen. Bij de cafeteriaregeling wordt een deel van het belaste loon omgeruild voor onbelast loon voor de werknemer. Zo kunnen bijvoorbeeld de eindejaarsuitkering, het vakantiegeld, een deel van het brutoloon of een bonus worden ingezet om onbelast een opleiding, een fiets van de zaak of vakbondscontributie te bekostigen, maar ook reiskosten kunnen dus op deze manier worden vergoed.
De uitruilregeling voor aanvullende reiskostenvergoeding is gebaseerd op de fiscaal gefaciliteerde methode 1. Dit betekent dat deze regeling alleen kan worden toegepast als de werknemer meestal naar een vaste werkplek reist en voldoet aan de 128-dageneis. Dit betekent de werknemer minimaal 128 dagen (op fulltime basis) naar de vaste werkplaats reist. Is dat niet het geval, dan mag er geen loon worden uitgeruild tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. Werknemers kunnen elk jaar aangeven of zij gebruik willen maken van de uitruilregeling.
Deze uitruilregeling van aanvullende reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is interessant voor de werknemer omdat hij/zij geen loonbelasting meer hoeft te betalen op dit tegen een aanvullende reiskostenvergoeding uitgeruilde loon. Ook voor de werkgever is het voordelig: hij/zij hoeft geen premies voor de werknemersverzekeringen op het uitgeruilde loon te betalen (mits deze in de vrije ruimte van Werkkostenregeling valt).
De uitruilregeling is overigens ook mogelijk wanneer iemand later in het jaar in dienst komt. Wel moet die werknemer dan 70% van het overgebleven aantal volle weken van dat jaar naar de vaste werkplek komen.
Is een werknemer langdurig afwezig of ziek, dan kan er geen uitruil van het loon plaatsvinden. Binnen methode 1 is al rekening gehouden met een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken van de medewerker. Is de medewerker langer afwezig, dan mag de onbelaste reiskostenvergoeding nog worden betaald in de lopende en volgende kalendermaand, daarna moet die worden stopgezet. Bij terugkeer mag de reiskostenvergoeding weer worden betaald in de daarop volgende maand. Uitruil van het loon is niet toegestaan bij langdurige afwezigheid.
Pas op
Voor een eenvoudige registratie van de brandstofkosten en andere reiskosten zijn er de corporate card en tankkaart van Mooncard. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.
Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:
Lucie Goffin
Lucie Goffin is accountmanager bij Mooncard. Ze heeft eerder gewerkt voor Getty Images en Izipizi. Ze heeft gedegen ervaring in business development, ondernemerschap en bedrijfsbeheer. In haar huidige functie ondersteunt ze Nederlandse, Belgische en Franse bedrijven bij het gebruik van Mooncard.
