Die Abrechnung von Reisekosten im Ausland: So geht‘s

indemnité grand déplacement

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In international tätigen Unternehmen ist es üblich, dass Mitarbeiter zu Geschäftsreisen ins Ausland entsendet werden. Doch wie sieht es dabei mit der Abrechnung der Reisekosten aus? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im Ausland effizient und übersichtlich gestalten können.

 

Erstattungsfähige Reisekosten – eine Definition

 

Bei Reisen im Inland wie im Ausland entstehen Reisekosten durch Fahrten bzw. Flüge, Übernachtungen, Verpflegung und weitere Aufwendungen. Bis zu einem bestimmten Maß können diese Kosten sozialversicherungs- und steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden. Zu diesen Reisekosten gehören:

 

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand

 

Erstattungsformen für Reisekosten im Ausland

 

Um die dem Geschäftsreisenden im Ausland entstandenen Reisekosten zu erstatten, haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Die einfachste ist dabei Pauschbeträge (wie die Verpflegungspauschale) oder Tagegeld zu benutzen. Es kann aber sein, dass Arbeitnehmer dann auf eventuell höheren Kosten sitzen bleiben und diese nicht erstattet bekommen. 

 

Unternehmen können daher auch die tatsächlichen Kosten erstatten, müssen dafür allerdings deutlich mehr Aufwand betreiben. So müssen alle Belege für die Übernachtung, Verpflegung und Fahrten gesammelt und erfasst werden.

 

Damit der Mitarbeiter die Kosten nicht vorstrecken muss, ist es sinnvoll, Hotel- und Flugbuchungen direkt über das Unternehmen zu buchen. Dies hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Kosten einfach als Betriebsausgabe verbucht werden können und nicht über die Lohnabrechnung erstattet werden müssen.

 

Firmeneigene Zahlungskarten bieten Mitarbeitern ebenfalls die Möglichkeit, Reisekosten direkt über die Firma zu bezahlen, während Arbeitgeber den vollen Überblick über die aktuellen Ausgaben haben.

 

Hinweis: Erstattet ein Arbeitgeber die Reisekosten für Dienstreisen nicht, kann der Arbeitnehmer diese auf seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Bereits vom Arbeitgeber bezahlte Kosten sind aber nicht doppelt abrechenbar!

Aktuelle Pauschalen für Dienstreisen im Ausland

 

Möchten Sie für die Reisekostenabrechnung die vom Finanzamt vorgegebenen Pauschbeträge nutzen, müssen Sie sich gut informieren, denn maßgebend für die Berechnung von Pauschalen im Ausland ist das jeweilige Reiseland. So sind die Sätze für die USA beispielsweise deutlich höher als für die Türkei oder andere Länder.

 

Die jeweils geltenden werden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Aufgrund der Corona-Pandemie wurden für 2022 keine neuen Beträgen festgelegt und damit gelten die seit dem 1.1.2021 veröffentlichten Pauschalen für betrieblich veranlasste Auslandsreisen weiterhin für das aktuelle Jahr. Die aktuelle pdf-Datei des BMF finden Sie hier.

Hinweis: Wer Verpflegungsmehraufwendungen für seine Dienstreisen im Ausland geltend machen möchte, kann diese nur in Höhe der jeweils gültigen Pauschale steuerfrei abrechnen. Zudem wird die Pauschale bei eintägigen Reisen nur dann gewährt, wenn sie mehr als 8 Stunden dauert.

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