De cafetariaregeling, ideaal voor een nieuwe fiets- én reiskosten

Wat houdt de cafetariaregeling in?

Bij de cafetariaregeling kunnen werknemers belaste bronnen (zoals loon) ruilen tegen onbelaste doelen. Dit leidt niet alleen tot een belastingvoordeel, maar ook tot individualisering van de arbeidsvoorwaarden, die zo beter aansluiten bij de persoonlijke voorkeuren van de werknemer.

Zo is het dus mogelijk om bijvoorbeeld een fiets via deze regeling te kopen. De werknemer spreekt dan af dat hij een deel van zijn brutoloon omruilt tegen de aankoop van de fiets. Over dit bedrag hoeft geen loonbelasting te worden betaald en zo krijgt de werknemer een forse korting op de aanschafprijs.

De mogelijkheden van de toepassing van deze cafetariaregeling zijn heel divers, maar vooral de ‘gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling’ worden toegepast. Als doel kan worden bijvoorbeeld worden gedacht aan een pc (die dan wel voor minimaal 90% zakelijk moet worden gebruikt), het volgen van een opleiding of studie of het betalen van de contributie aan de vakbond.

De cafetariaregeling is niet alleen een aantrekkelijke oplossing voor werknemers, ook werkgevers kunnen ervan profiteren. Als het belastbare loon daalt, zullen ook de kosten voor de werknemersverzekeringen (zoals premies voor de werkloosheidswet, zorgverzekeringswet en WAP/WIA) dalen en dus de salariskosten voor de werkgever naar beneden gaan.

Kan de regeling wordt gebruikt voor een reiskostenvergoeding?

Zeker, de cafetariaregeling kan worden gebruikt voor de aankoop van een fiets of de bekostiging van een sportschoolabonnement, maar kan ook worden ingezet voor een reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen aan hun werknemers een onbelaste vergoeding geven van €0,19 cent per kilometer (in 2023 wordt dit bedrag verhoogd naar €0,21 cent en het jaar daarop naar €0,23 cent). Vaak wordt er echter een lagere vergoeding gegeven voor het woon-werkverkeer.

In dat geval kan de onbelaste reiskostenvergoeding optimaal worden gebruikt met het gebruik van een cafetariaregeling. De werknemer kan dan een bedrag omruilen dat het verschil is tussen de betaalde reiskostenvergoeding en de fiscaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding. Zo krijgt hij/zij een deel van het brutoloon netto betaald. Dat is voordelig voor de werknemer en het kost de werkgever over het algemeen niets extra.

Waar moet je opletten bij de cafetariaregeling?

Het is belangrijk dat er een schriftelijke verklaring van de werknemer en werkgever bestaat waarin duidelijk is opgenomen wat de afspraken zijn en wat de (fiscale) gevolgen zijn van de ruil. Deze verklaring kan zowel in het arbeidscontract staan of in een losse overeenkomst worden opgesteld.

Zo hoort de werknemer ervan op de hoogte te worden gesteld dat de regeling gevolgen heeft op het heffingsloon. Omdat het belastbaar loon omlaag gaat, kan het zijn dat (toekomstige) uitkeringen en verstrekkingen ook lager uitvallen, zoals bijvoorbeeld voor de kinderopvangtoeslag, het pensioen, vakantiegeld en doorbetaling bij ziekte.

Ook is het belangrijk om te weten dat werknemer niet onder de grens van het minimumloon mag komen. Houdt de werknemer bij het ruilen van brutoloon voor nettoloon minder dan het minimumloon over, dan mag de cafetariaregeling niet worden toegepast.

Is het door de werkkostenregeling nog mogelijk van de regeling gebruik te maken?

Sinds de inwerkingtreding van de Werkkostenregeling (WKR) maken veel werkgevers zich zorgen dat ze niet langer gebruik mogen maken van de cafeteriaregeling. Deze vrees is ongegrond. Het is er eigenlijk alleen maar makkelijker op geworden, aangezien werkgevers nu over een vrije ruimte beschikken. Deze vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van een werkgever en bepaalt welk bedrag hij/zij kan besteden aan de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers zonder dat daar belasting over moet worden betaald. De cafetariaregeling valt daar ook onder.

De voordelen van Mooncard

Voor een sluitende administratie van zaken- en dienstreizen zijn de corporate cards en tankkaarten van Mooncard zowel voor de werknemer als voor de werkgever handige betaalkaarten. Bovendien hoeft de werknemer niets voor te schieten en behoudt de werkgever makkelijk een overzicht van alle uitgaven. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande links:

• Zaken- en dienstreis
• Reiskostenvergoeding in het buitenland
• Aftrekbare reiskostenvergoeding
• Vaste reiskostenvergoeding
• Reiskostenvergoeding op vakantie
• Reiskostenvergoeding en integratie
• Reiskostenvergoeding en ziekte
• Aanvullende reiskostenvergoeding
• Uitruil
• Reiskostenvergoeding en btw
• Reiskostenvergoeding en thuiswerken
• Reiskostenvergoeding en auto van de zaak