Grootboekrekening: alles over een overzichtelijke administratie

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboek is een verzameling van rekeningen die uw bedrijfsactiviteiten weergeven. Het geeft u een overzicht van uw inkomsten, uitgaven, activa, passiva en resultaten. Elk van die onderdelen krijgt een eigen grootboekrekening. Het grootboek is de basis voor uw financiële rapportages en wordt gebruikt om de financiële positie van uw bedrijf te bepalen.

Om de relatie tussen het grootboek en de grootboekrekeningen beter te verduidelijken, kunt u het grootboek vergelijken met een encyclopedie, waarbij elke grootboekrekening een bepaalde pagina in die encyclopedie is. Elke afdeling van het bedrijf krijgt zijn eigen pagina (grootboekrekening) in de encyclopedie (het grootboek), die specifieke transacties bevatten van die afdeling.

Waarom is een grootboekrekening belangrijk?

Grootboekrekeningen zijn belangrijk omdat zij u inzicht geven in de financiële situatie van uw bedrijf. Op basis van de informatie in het grootboek kunt u beslissingen nemen over uw bedrijfsstrategie, investeringen en financiën. Bovendien is het grootboek noodzakelijk voor de opstelling van uw jaarrekening en fiscale aangifte.

Hoe maakt u een grootboekrekening?

Er zijn verschillende manieren om een grootboekrekening op te stellen. Veel ondernemers maken gebruik van een boekhoudprogramma. Zulke software biedt u een overzicht van al uw financiële transacties en maakt het mogelijk om deze te categoriseren en te verwerken op grootboekrekeningen. 

Vaak biedt boekhoudsoftware bepaalde sjablonen die u als leidraad kunt gebruiken. Het grootboekrekening-sjabloon dat u via uw boekhoudprogramma krijgt aangeboden helpt u een eindje op weg, maar u bent zeker niet verplicht om u hieraan te houden. U zult het het grootboekrekening-schema aan uw eigen afdelingen aan willen passen. Veel boekhoudprogramma's combineren bepaalde kostenposten in categorieën of rubrieken, waardoor ze feitelijk hetzelfde doen als traditionele grootboekrekeningen.

Welke grootboekrekeningen moet u gebruiken?

De grootboekrekeningen kunnen we onderverdelen in twee categorieën: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Een balansrekening vertegenwoordigt een bepaalde waarde of schuld, terwijl een resultatenrekening juist opbrengsten en kosten weergeeft. Een resultatenrekening wordt ook wel een winst-en-verliesrekening genoemd.

Voorbeelden van balansrekeningen zijn:

• inventaris
• bank
• kas
• leningen

Voorbeelden van resultaatrekeningen zijn:

• inkopen
• verkopen
• reiskosten
• advertentiekosten

Het is aan te raden om uw grootboekrekeningen op deze manier te categoriseren om een duidelijk overzicht te houden van uw financiële situatie.

Grootboekrekeningen in de praktijk

Voor een overzichtelijke boekhouding zijn grootboekrekeningen onmisbaar. Zonder een verdeling in grootboekrekeningen is het eenvoudig om het overzicht kwijt te raken. Daarom krijgen grootboekrekeningen ook een uniek nummer, waardoor de administratie nog overzichtelijker wordt. Hoewel er een soort ongeschreven regel is voor de nummering van grootboekrekeningen, hoeft u deze niet verplicht te volgen. Het kan echter wel handig zijn, vooral als u aan een accountant of boekhouder wilt uitbesteden.

De volgende grootboekrekeningen worden vaak gebruikt:

• 1xxx: Vlottende activa en vlottende passiva

Dit omvat onder andere uw bankrekeningen, debiteuren- en crediteurenrekening, btw-rekening, etc.

• 2xxx: Tussenrekeningen

Met tussenrekeningen verplaatst u geld, bijvoorbeeld van uw spaarrekening naar uw bankrekening.

• 3xxx: Voorraad

Deze reeks bevat alle voorraadrekeningen en is alleen nodig als u een voorraad van producten aanhoudt, bijvoorbeeld als u een winkel hebt.

• 4xxx: Kosten

De 4000-reeks is bestemd voor alle kosten, zoals loonkosten, huur, telefoonkosten en kantoorbenodigdheden.

• 7xxx: Inkopen

Alle inkopen voor uw voorraad boekt u in deze reeks.

• 8xxx: Omzet

Met de 8000-reeks boekt u uw inkomsten uit verkopen, oftewel uw omzet.

Hoe kunt u uw grootboekrekening verbeteren?

Er is een aantal manieren om uw grootboekrekening te verbeteren. Hieronder vindt u enkele tips:

• Gebruik een duidelijke en overzichtelijke indeling voor uw grootboekrekening.
• Categoriseer uw transacties op een logische en consistente manier.
• Maak gebruik van automatische categorisatie en verwerking om fouten te voorkomen.
• Zorg voor een regelmatige controle en bijwerking van uw grootboekrekening.
• Maak gebruik van rapportages en dashboards om snel inzicht te krijgen in uw financiële situatie en beslissingen te kunnen nemen op basis van feiten en cijfers.
• Stel realistische budgetten op voor uw kosten- en inkomstenposten.
• Maak een onderscheid tussen zakelijke en privéuitgaven en houd deze gescheiden.
• Werk samen met een boekhouder of accountant om uw grootboekrekeningen up-to-date te houden en fouten te voorkomen.
• Maak gebruik van boekhoudsoftware om uw boekhouding efficiënter en overzichtelijker te maken.
• Houd rekening met de fiscale regels en verplichtingen en verwerk deze in uw grootboekrekening.

Zelf grootboekrekeningenbijhouden of uitbesteden?

Als ondernemer heeft u de keuze om zelf uw boekhouding te doen of een boekhouder in te schakelen. Beide opties hebben voor- en nadelen en het hangt af van uw persoonlijke situatie en voorkeur welke optie het beste bij u past.

Zelf uw grootboekrekeningen bijhouden is een goede optie als u over voldoende kennis en tijd beschikt. Het bespaart u kosten en u behoudt zelf de controle over uw financiële administratie. Maar als u niet over voldoende kennis en ervaring beschikt, kan het moeilijk zijn om fouten te voorkomen en fiscale verplichtingen na te komen.

Een boekhouder inschakelen is een goede optie als u niet over de juiste kennis en ervaring beschikt of als u de financiële administratie niet zelf wilt beheren. Een boekhouder kan u ondersteunen bij het opstellen van uw grootboekrekeningen en u helpen bij fiscale verplichtingen. Dit kost alleen wel geld en u geeft de controle over uw financiële administratie uit handen. In de praktijk nemen veel ondernemers deze relatief kleine nadelen op de koop toe; ze betalen graag iemand, zodat ze zich zelf kunnen blijven focussen op hun core business.

In beide gevallen is het belangrijk om regelmatig te controleren of uw grootboekrekeningen juist en up-to-date zijn. Hierdoor kunt u op tijd ingrijpen als er fouten zijn en uw financiële situatie in de gaten houden.

Grootboek bewaren

Grootboekrekeningen moeten op een juiste en veilige manier bewaard worden, zodat ze op elk moment beschikbaar zijn en de juistheid en integriteit ervan gegarandeerd is. Dit is niet alleen van belang voor uw eigen administratie, maar ook voor eventuele controles door de Belastingdienst.

Uw boekhouding bewaren kunt u op verschillende manieren doen, zoals op papier of digitaal. Het is belangrijk om voor een methode te kiezen die aansluit bij uw eigen situatie en voorkeur.

Papieren grootboekrekeningen moeten op een veilige en toegankelijke plaats worden bewaard, bijvoorbeeld in een brandvrije kluis of archiefkast. Het is belangrijk om regelmatig te controleren of de grootboekrekeningen compleet zijn en niet beschadigd zijn.

Digitale grootboekrekeningen kunnen worden bewaard op een extern opslagsmedium, zoals een cloudopslagdienst of een externe harde schijf. Het is belangrijk om deze opslagsmiddelen regelmatig te back-uppen en te beveiligen tegen verlies of diefstal. Bovendien moeten digitale grootboekrekeningen ook voldoen aan de fiscale regels en verplichtingen.

Ongeacht de methode die u kiest, is het belangrijk om uw grootboekrekeningen op een juiste en veilige manier te bewaren, zodat u altijd over de juiste informatie beschikt en de fiscale verplichtingen kunt nakomen.

Mooncard: hulp bij uw boekhouding:

Met Mooncard wordt het beheer van uw grootboek nog eenvoudiger. Geef uw werknemers betaal- en tankkaarten of gebruik ze zelf om uw bedrijfskosten in de gaten te houden. Dankzij ons real-time online dashboard kunt u uw uitgaven altijd en overal volgen en categoriseren. Hierdoor heeft u beter grip op uw bedrijfskosten en vermindert u uiteindelijk uw vastekosten.

Onze kaarten beschikken over extra handige functies, zoals contactloos betalen, gratis betalen in het buitenland, het digitaliseren van facturen, btw-teruggave en. U betaalt vastekosten per maand en per werknemer, en door het overzichtelijke dashboard is het voor de Belastingdienst makkelijker om uw uitgaven op te geven.

Benieuwd naar meer? Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Mooncard u kan helpen bij het beheren van uw grootboek of het uitbesteden hiervan aan een boekhouder. Onze vriendelijke medewerkers staan voor u klaar om al uw vragen te beantwoorden.

Meer lezen over grootboekrekeningen en andere boekhoudkundige onderwerpen? Bekijk dan ook de volgende pagina’s:

• Subadministratie
• Dagboek