Buchhaltung
Bücher der Buchhaltung: Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbuch
Vadim Losch
Account manager
Aktualisiert am
Die richtige Buchhaltung ist nicht nur organisatorisch eine Grundvoraussetzung für jeden Betrieb — sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Mooncard erklärt Ihnen alles rund um die. Es ist wesentlich, sich als Betrieb genau über die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu informieren.
Inhalt
Warum ist die doppelte Buchhaltung für jeden Betrieb notwendig?
Die doppelte Buchhaltung ist für jeden Betrieb eine absolute Notwendigkeit. Nicht umsonst heißt es in § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch): „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen“.
Alle Vorfälle und Transaktionen werden bei korrekter Buchführung in verschiedene Bücher strukturiert und transparent eingetragen. Während man früher noch tatsächlich alles in physische Bücher niederschreiben musste, ist mittlerweile eine digitale Buchführung längst üblich. Das vereinfacht die Buchhaltung immens — denn mit der passenden EDV-Software wird die Buchführung automatisch richtig eingeordnet und eingetragen — und zwar in Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbüchern. Auch, wenn die Zuordnung mittlerweile automatisiert ist, ist es wichtig, über den Unterschied zwischen Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbuch genau Bescheid zu wissen.
Die verschiedenen Bücher der Buchführung?
Grundbuch
Das Grundbuch ist sozusagen das Fundament der Buchführung jedes Betriebs. Im Grundbuch werden in chronologischer Reihenfolge sämtliche Geschäftsvorfälle aufgeführt — von der ersten Transaktion des Unternehmens an, von der Großinvestition bis hin zu kleinen Transaktionen. Der Begriff Grundbuch darf dabei nicht mit dem Grundbuch des Grundstücksamts verwechselt werden — bei Immobilien hat das Grundbuch nämlich nichts mit Buchführung zu tun, sondern bezieht sich auf das Grundstücksregister. Beim Grundbuch der Buchhaltung spricht man auch vom Journal. Jeder Geschäftsvorfall wird aufgelistet — und zwar mit einer eigenen laufenden Nummer, einer Belegnummer, einem Datum, Konten, Betrag sowie Buchungstext.
Hauptbuch
Das Hauptbuch hingegen ordnet alle Buchungen, die im Grundbuch eingetragen wurden, bestimmten Sachkonten zu. Somit werden alle Einträge aus dem Grundbuch ins Hauptbuch übertragen und entsprechen zugeordnet. Gemeinsam mit dem Grundbuch ist das Hauptbuch ein unerlässliches Controlling-Instrument für jeden Betrieb. Es wird unter anderem für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung genutzt.
Nebenbücher
Während Grundbuch und Hauptbuch eine absolute Notwendigkeit für die Buchhaltung sind, kommen auch Nebenbücher ins Spiel. Nebenbücher sind dazu da, einzelne Positionen detailliert und übersichtlich darzustellen. Hier werden die Hauptbuchkonten ausgegliedert. Die Nebenbücher widmen sich sozusagen Teilaspekten der Buchhaltung. Zu den Nebenbüchern gehören unter anderem das Lohn- und Gehaltsbuch, das Rechnungsausgangsbuch, das Anlagebuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch.
Aufbewahrungsfrist
Wichtig ist bei der Buchführung auch, über die Aufbewahrungsfrist Bescheid zu wissen. So sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Haupt- Grund-, und Nebenbücher 10 Jahre lang aufzubewahren. Generell gelten für Buchführungsunterlagen Aufbewahrungsfristen zwischen sechs und zehn Jahren. Festgeschrieben ist dies in Paragraph 256 Handelsgesetzbuch (HGB). Darin werden Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet — und war auf eine Art und Weise, dass sie auch von Drittpersonen (dazu zählt nicht zuletzt das Finanzamt!) lückenlos nachvollzogen werden können.
Bücher der Buchhaltung: unser Fazit
Eine transparente und für jedermann nachvollziehbare Buchhaltung sowie ein übersichtliches internes Rechnungswesen ist das A und O für jeden Betrieb. Die Mooncard-Lösung ermöglicht die automatische Generierung Ihrer Geschäftsausgaben, von der Zahlung bis zur automatischen Aufnahme in die Buchhaltung, und erleichtert so die Rückforderung der Mehrwertsteuer. So begrenzen Sie das Risiko von Eingabefehlern und des Verlusts von Belegen. Die Buchungen werden dann in Ihre Buchhaltungssoftware integriert.
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Vadim Losch
Seit fast 2 Jahren ist er bei Mooncard als Account Manager DACH tätig. Vor seiner Tätigkeit bei Mooncard war er als Account Manager im Bereich Finanzmärkte bei BNP Paribas beschäftigt und hatte die Möglichkeit, als Auditor bei DB Schenker zu arbeiten. In seiner aktuellen Position liegt sein Fokus darauf, deutsche Kunden bei der Nutzung von Mooncard zu unterstützen und ihnen bei der Integration ihrer Ausgaben in die Buchhaltung behilflich zu sein.