Inkoopproces optimaliseren : hoe werkt dat?

Bedrijfsvoerders worden geconfronteerd met internationalisatie en een felle concurrentie. Daarom willen ze steeds vaker het beheer van inkopen verschuiven van een tactische organisatie naar een strategische organisatie. De prestaties van de dienst inkoop heeft een directe impact op de rentabiliteit van het bedrijf. Risico’s beheersen, inkopen beveiligen, productiviteit verbeteren, betere controle over de kosten… Het optimaliseren van het inkoopproces biedt veel voordelen voor het bedrijf. Wat zijn de oplossingen om het inkoopproces te optimaliseren? Welke voordelen brengt een geoptimaliseerd inkoopproces voor het bedrijf? Mooncard vertelt het u!

Wat is het nut van het optimaliseren van het inkoopproces in een bedrijf?

In een bedrijf speelt de inkooporganisatie, nauw verbonden met de logistieke organisatie, een cruciale rol op financieel, strategisch en commercieel niveau. Het streeft drie doelstellingen na:

Bevoorraden. Deze activiteit bestaat uit het inkopen van producten en diensten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden van het bedrijf;
Kosten verminderen, door marges te vergroten;
Waarde creëren voor de klanten. Het doel van inkopers is om de verkoopprijzen te verhogen, klanten vast te houden of nieuwe aan te trekken.

De inkoopafdeling kent veel verantwoordelijkheden. Er wordt gezocht naar leveranciers om de voorraden op peil te houden, waarbij de kosten verlaagd moeten worden. Alle stappen van het bevoorradingsproces (opstellen van de inkoopaanvraag, bestelbonnen, ontvangst van producten of diensten, registratie van facturen van leveranciers) brengen kosten en een risico met zich mee.

Een gebrek in het proces kan al snel veel geld kosten. Bijvoorbeeld een vertraagde levering kan impact hebben op de productieketen. Of een fout in een basisonderdeel kan de kwaliteit van het eindproduct aantasten. Als het inkoopproces niet geoptimaliseerd is, kunnen deze problemen daar het gevolg van zijn. Die kunnen weer leiden tot minder rentabiliteit, vertrouwen, omzet of reputatie.

Wat zijn de vier categorieën inkopers?

Afhankelijk van hun deelname aan het verlagen van de kosten en het genereren van waarde voor de klanten, kunnen inkopers ingedeeld worden in 4 categorieën:

De bureaucraat. Hij verzorgt de toelevering en draagt verder niets bij. Il;
De cost killer. Hij probeert ook de kosten te verlagen;
De innovator. Hij creëert waarde voor zijn klanten, zonder mee te werken aan kostenverlaging;
De business developper. Hij verlaagt de kosten en creëert waarde voor de klanten.

Om te weten welke categorieën het beste passen binnen een bepaalde organisatie, moet gekeken worden naar verschillende criteria:

De financiële situatie van het bedrijf. Als die in de probleemzone zit, kan een beroep worden gedaan op cost killers die de kosten kunnen verlagen;
De betreffende inkoopcategorie en de daarmee verbonden uitdagingen. Bijvoorbeeld inkoopbeheer voor kantoorartikelen, die gedelegeerd kan worden naar een bureaucraat;
De cultuur van de directie van het bedrijf. Bestuurders die een niet al te strategische visie hebben van de inkoopservice, zullen de neiging hebben vooral cost killers en bureaucraten te werven;
De activiteitensector van de onderneming. De rol van de inkoper is strategischer bij een groot bedrijf in de voedingsindustrie, die de voorkeur geeft aan het werven van business developpers, dan een zakenbank.

In een bedrijf kunnen verschillende categorieën inkopers naast elkaar werken. Om de inkooporganisatie te optimaliseren, is het de uitdaging om de juiste profielen inkopers op de juiste plek te zetten.

Wat zijn de risico’s van een niet geoptimaliseerd inkoopproces?

Met een niet geoptimaliseerd inkoopproces zullen inkopers problemen ondervinden bij het vervullen van hun dagelijkse taken. De belangrijkste problemen die ze tegenkomen, zijn de volgende:

Een gebrek aan communicatie binnen de inkoopdienst, of tussen verschillende polen van het bedrijf. Dat kan leiden tot vergeten of dubbel uitgevoerd werk;
Gebrekkige opvolging van bestellingen, waardoor leveringstermijnen niet goed getrackt kunnen worden;
Documenten die kwijtraken (contracten, facturen, bestellingen enz.) Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het zoeken en houden te weinig tijd over voor hun dagelijkse werkzaamheden;
Slecht gedefinieerde selectiecriteria voor leveranciers. De bestelde producten zijn niet altijd van de vereiste kwaliteit;
Vermenigvuldiging van bestellingen die zonder voorafgaande controle of optimalisatie worden verwerkt, wat kan leiden tot hogere inkoopkosten.

De gevolgen van een onvoldoende geoptimaliseerd inkoopproces zijn groot (productiviteit van medewerkers, kosten, imago van het bedrijf, enz.)

Hoe werkt het optimaliseren van het inkoopproces in een bedrijf

Om de inkoopprocedure te optimaliseren in een bedrijf, is het nodig dat:

Er een audit van de inkooporganisatie plaatsvindt om een unieke referentie in te stellen, waarmee inkopen kunnen worden gemeten en verzameld;
De kosten worden gecategoriseerd aan de hand van de classificatie van inkopen en het volume, om realiseerbare besparingen te kunnen bepalen. Met de ABC-methode kunnen kosten in drie groepen worden ingedeeld: A, B en C. Aankopen van klasse C vertegenwoordigen een klein volume aankopen. Maar de administratieve kosten zijn wel hoog. Voor aankopen van klasse A is het tegenovergestelde waar: die vertegenwoordigen ongeveer 80% van de totale kosten. Maar er zijn veel minder referenties om te beheren;
Gezocht wordt naar aanbiedingen om te kosten te verlagen;
Verzoeken worden gecentraliseerd;
Het inkoopproces wordt geautomatiseerd met behulp van speciale beheersoftware;
Er een duidelijke en effectieve inkoopstrategie wordt geformuleerd;
Er een database met leveranciers komt;
Het inkoopplan
wordt gedeeld met het oog op bewustwording van de medewerkers.

Prestaties evalueren van de inkooporganisatie

Wanneer de strategie voor het optimaliseren van de inkopen is ingesteld, is het van essentieel belang de prestatie ervan te evalueren. Het kan interessant zijn om hiervoor een dashboard te gebruiken om de KPI’s te bestuderen (belangrijke prestatie-indicatoren) zoals:

De kwaliteit van de ontvangen goederen;
De verkoopprijzen van de leveranciers;
De leveringstermijnen;
De MVO-werkwijze;
Het aantal bestellingen;
De gemiddelde kosten van de aankopen;
De commerciële marge;
Het aantal leveranciers per artikel.

Goed om te weten: wat zijn de 10 verbintenissen van het handvest Verantwoorde leveranciersrelaties en inkopen

Dit handvest wil ondernemingen aanmoedigen om op verantwoorde wijze zaken te doen met hun leveranciers:
Verantwoorde financiële relatie;
Respectvolle relatie met alle leveranciers, die bevorderlijk is voor de ontwikkeling van samenwerkingsrelaties;
Identificatie, aanpak van situaties van wederzijdse afhankelijkheid;
Betrokkenheid van de ondertekenende organisaties binnen hun sector;
Analyse van de kosten en impact op de levenscyclus;
Aandacht voor sociale en milieuverantwoordelijkheid;
Professionaliteit, ethiek van de inkoopdienst;
Globale aansturing van de relatie met leveranciers door de inkooporganisatie;
Vlottere interne / externe betrekkingen met de bemiddelaar "leveranciersrelaties".

Optimalisering van de inkoopproces: wat is de weerslag voor het bedrijf?

Het optimaliseren van het inkoopproces leidt tot tijdsbesparing voor de inkopers op tijdrovende klussen. Ze kunnen zich beter richten op opdrachten met meer toegevoegde waarde, zoals het analyseren van aanbiedingen. Door de concurrentie te laten werken, kunnen ze de beste prijs/kwaliteitsverhouding krijgen.

Een goed gestructureerde inkoopstrategie draagt bij aan het verlagen van de kosten van het bestellen. Door lagere inkoopkosten, krijgt het bedrijf een ruimere brutomarge. Dankzij een betere inzichtelijkheid van de uitgaven, zorgt de optimalisering van het inkoopproces ervoor dat er een nauwkeurig budget opgesteld en gevolgd kan worden.

Op zoek naar een oplossing voor het beheer van zakelijke kosten aangepast aan uw behoeften? Met Mooncard kunt u:

Betaalkaarten en toestemmingen van medewerkers beheren op basis van plaats, dag, soort inkopen, enz.
Het beheer van declaraties automatiseren: boekhoudkundige integratie, vooraf invullen van gegevens van uitgaven, digitalisering en archivering van bewijzen, boekhoudkundige integratie in 1 klik;
Alle zakelijke kosten centraliseren en analyseren in real time, in de app voor beheer van Mooncard ;

Bekijk wat wij te bieden hebben en vraag om een demo, helemaal gratis!