La solution pour une gestion simplifiée des dépenses entreprise

Découvrez Mooncard, la solution la plus complète pour optimiser la gestion des dépenses de l'entreprise. Grâce à ses cartes virtuelles ou physiques, son moteur comptable puissant, simplifiez vos notes de frais et récupérez simplement la TVA déductible. Oubliez les saisies fastidueuses et concentrez vous sur votre activité.

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Plus de 5000 clients nous font confiance

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Pourquoi choisir Mooncard pour vos dépenses entreprise ?

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Digitalisez vos notes de frais

Payez avec votre carte, la photo du justificatif sera archivée à valeur probante. Grâce à l'application mobile vous pouvez directement envoyer la photo dans le systeme, gérer les notifications de validation, obtenir les informations sur vos dépenses
 
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Gagnez du temps

Grâce à Mooncard les notes de frais sont automatisées, la TVA déductible renseignée. Notre moteur comptable vous permet de suivre les dépenses en temps réel. Pour chaque dépense nous générons pour vous les écritures comptables adequates directement exportables dans votre logiciel comptable.
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Pilotez vos budgets en temps réel

Améliorez votre productivité et votre rentabilité en prenant le contrôle de vos dépenses, en créant des alertes, des reportings et anticipez les pics d'activité pour optimiser votre trésorerie.

Dépenses entreprise : le guide complet

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La gestion des dépenses conditionne la rentabilité, la compétitivité, mais aussi la croissance d’une entreprise. Le suivi des dépenses limite le gaspillage, sécurise les finances et optimise l’utilisation de ressources. Lorsqu’il est effectué de manière rigoureuse, maîtrisée et efficace, il aide les dirigeants de la société à faire les bons choix. Pour améliorer votre gestion budgétaire, il est nécessaire de travailler sur plusieurs aspects : frais professionnels, politique d’achat, charges fixes…
Mooncard vous donne des bonnes pratiques pour mieux maîtriser vos dépenses entreprise.

Sommaire

Comment fonctionnent les frais professionnels ?

Les frais professionnels sont les dépenses supportées par les employés pour les besoins de leur activité professionnelle : repas, frais kilométriques, télétravail, double résidence, vêtements, etc. Ils peuvent être remboursés par l’employeur de plusieurs manières : 

  • Sur la base des dépenses réellement exposées ;
  • Par le biais d’une évaluation forfaitaire des frais professionnels ;
  • Via l’application d’une déduction forfaitaire spécifique, réservée à certaines professions. 

Pour se faire rembourser, les salariés transmettent des notes de frais à leur employeur. Sur le document, ils doivent lister l’ensemble des dépenses engagées sur une période donnée. Pour être valable, la note de frais doit être accompagnée de justificatifs.

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Pourquoi optimiser la politique d'achat ?

La performance de la fonction Achats a un impact direct sur la rentabilité de la société. Optimiser le processus d’achat vous permet de : 

  • Réduire les dépenses ;
  • Faire jouer la concurrence entre les fournisseurs ;
  • Rechercher le meilleur rapport qualité/prix possible ;
  • Augmenter la marge brute de l’entreprise ;
  • Gagner en productivité ;
  • Garantir un bon suivi des livraisons ;
  • Supprimer les ruptures dans la chaîne d’approvisionnement ;
  • Identifier les dépassements de budget ;
  • Améliorer la qualité de la relation fournisseurs.

Si vous souhaitez renforcer la puissance et l'impact de votre engagement RSE, vous pouvez construire une politique d'Achats Responsables.  

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Quels sont les frais à prévoir pour la création d'entreprise ?

Avant de lancer son activité, il est important d’estimer les frais de création d’une entreprise. Découvrez le coût des formalités à prendre en compte : 

  • La réalisation d’une étude de marché ;
  • Le dépôt d’une marque ou d’un brevet auprès de l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) ;
  • La création d’un site internet ;
  • L’immatriculation de la société ;
  • La publication d’une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL) ;
  • Les honoraires d’un expert-comptable, d’un notaire ou d’un avocat pour la rédaction des statuts ;
  • La signature d’un bail commercial ;
  • Le stage de préparation à l’installation (SPI) pour lancer une activité artisanale.
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Quelles sont les charges fixes en entreprise ?

Les charges fixes rassemblent les frais réguliers engendrés par le fonctionnement de l’entreprise. Ils ne varient pas en fonction de son activité. Même si elle ne génère pas de chiffre d’affaires (CA), la société doit quand même en payer. Il s’agit, par exemple, des salaires, loyers, fournitures de bureau, abonnements, etc.. Plus une entreprise a de charges fixes, plus elle doit produire de biens ou de services pour atteindre son seuil de rentabilité. 

En comptabilité, les coûts fixes sont à distinguer des charges variables. Ces dernières diffèrent selon le chiffre d’affaires et le niveau de production de la société. L’évaluation charges variables permet de calculer le taux de marge sur coûts variables, utilisé pour déterminer le seuil de rentabilité. 

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FAQ

Quels sont les avantages d’une bonne gestion des dépenses d’entreprise ?

Optimiser la gestion des dépenses entreprise vous permet de : 

  • Mieux anticiper les aléas du marché ;
  • Constituer une trésorerie pour faire face aux imprévus ;
  • Se prémunir de la faillite en disposant de liquidités suffisantes ;
  • Évaluer plus facilement la rentabilité de la société ;
  • Éliminer les dépenses inutiles ;
  • Avoir toutes les cartes en main pour prendre des décisions éclairées, au bon moment ;
  • Simplifier la déclaration de revenus et le paiement de l’impôt sur le résultat fiscal ;
  • Recenser les charges déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Vous pouvez déduire l’ensemble des dépenses exposées dans l'intérêt direct de l'exploitation.

Comment gérer les dépenses d'une entreprise ?

Pour gérer efficacement les dépenses entreprise, il est essentiel de :

  • Définir un budget en fonction du type de dépenses ;
  • Mettre en œuvre une procédure pour le remboursement des notes de frais ;
  • Opter pour une solution de gestion des dépenses entreprise dématérialisée ;
  • Équiper les employés de cartes de paiement corporate pour faciliter le suivi de leurs dépenses professionnelles ;
  • Repérer les mauvaises pratiques et les abandonner ;
  • Centraliser la réception des notes de frais et des justificatifs associés. 

Pourquoi choisir une solution de gestion dépenses entreprise ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses entreprise apporte de nombreux bénéfices aux entreprises :

  • Gagner du temps : intégration comptable automatique des notes de frais, centralisation des informations, archivage des justificatifs à valeur probante, simplification de la récupération de la TVA, automatisation des tâches administratives chronophages ;
    • Offrir une meilleure autonomie aux équipes : cartes de paiement corporate dédiées aux frais professionnels, personnalisation des plafonds de paiement et de retrait, visualisation en temps réel des dépenses ;
  • Limiter les risques d’erreurs dans le traitement des notes de frais. Les informations sur la transaction bancaire (nature, montant, TVA) sont directement transmises au service comptabilité. Elles ne nécessitent pas de ressaisie manuelle. 

 

Quelles sont les principales dépenses d'une entreprise ?

Les dépenses d’une société sont réparties en deux catégories : les charges fixes et les charges variables.

Parmi les charges fixes ou charges structurelles les plus courantes, nous retrouvons : 

  • Les salaires des employés ;
  • Le loyer et les frais d’entretien des locaux ;
  • Les impôts et taxes locales ;
  • Le coût de la maintenance des machines et des équipements industriels ;
  • Les intérêts des emprunts bancaires.

Les charges variables ou charges fonctionnelles intègrent, quant à elles : 

  • Les achats de matières premières nécessaires à l’activité ; 
  • Les frais de transport ;
  • Les frais d’emballage ; 
  • Les opérations de sous-traitance. 

Quels sont les enjeux d’une bonne gestion des dépenses en entreprise ?

Diriger une société sans avoir une vision claire sur les dépenses vous fait courir le risque de : 

  • Prendre de mauvaises décisions ;
  • Accumuler les dépenses superflues ;
  • Surestimer vos revenus.

À l’inverse, une bonne gestion des dépenses vous offre une meilleure visibilité sur vos finances. Grâce au suivi en temps réel de votre budget, vous pilotez efficacement votre entreprise. Année après année, vos ressources sont mieux employées. Elles sont adaptées à chaque projet, en fonction du retour sur investissement (ROI) qu’elles génèrent. 

Comment établir une politique de dépenses pour votre entreprise ?

Dans une société, la politique de dépenses a pour objectif de :

  • Réguler les frais professionnels des employés ;
  • Définir des règles à appliquer concernant les dépenses entreprise ;
  • Harmoniser le remboursement des notes de frais ;
  • Limiter les risques de sanction en cas de contrôle de l’URSSAF. 

La politique de dépenses vise à établir une liste des dépenses éligibles à un remboursement de l’employeur. Pour chaque type de frais, le budget alloué et le degré de standing doivent être déterminés. Par exemple, à combien s’élève la prise en charge de la société sur les nuits d’hôtel ? Pour les voyages en train, privilégiez-vous la première ou la deuxième classe ? 

Pour garantir le succès de votre politique de dépenses, assurez-vous qu’elle soit bien comprise des employés. Au besoin, prévoyez des sanctions s’ils ne respectent pas les règles établies.

Besoin de plus d’informations ?

Notre équipe est disponible du lundi au vendredi de 9h à 19h pour vous présenter la solution Mooncard et concevoir avec vous un devis sur-mesure correspondant aux besoins de votre entreprise.

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