Die Lösung für eine vereinfachte Ausgabenverwaltung

 

Entdecken Sie Mooncard, die umfassendste Lösung zur optimalen Verwaltung von Betriebsausgaben. Mit den digitalen oder physischen Karten und der leistungsstarken Buchungsengine vereinfachen Sie Ihre Spesenabrechnungen und den Vorsteuerabzug. Vergessen Sie mühsame Eingaben und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft.

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Warum sollten Sie Mooncard für Ihre Betriebsausgaben wählen?

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    Bezahlen Sie Ihre Spesen auf Geschäftsreisen mit Ihrer Mooncard-Karte.

    Bezahlen Sie mit Ihrer Karte, das Foto des Belegs wird beweiskräftig archiviert. Mit der mobilen App können Sie das Foto direkt ins System senden, die Bestätigungsnachrichten verwalten, Informationen über Ihre Ausgaben erhalten

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    Sparen Sie Zeit

    Mit Mooncard werden die Spesen automatisch abgerechnet und die abzugsfähige Vorsteuer eingegeben. Mit unserer Buchungsengine können Sie die Ausgaben in Echtzeit verfolgen. Für jede Ausgabe erzeugen wir für Sie die entsprechenden Buchungen, die direkt in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert werden können.

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    Steuern Sie Ihre Budgets in Echtzeit

    Steigern Sie Ihre Produktivität und Ihre Rentabilität, indem Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben übernehmen, Benachrichtigungen und Reportings erstellen, und optimieren Sie Ihre Liquidität durch eine vorausschauende Planung der Aktivitätsspitzen.

Betriebsausgaben: für eine vereinfachte Verwaltung

Eine effiziente Verwaltung der Betriebsausgaben bedingt die Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit, aber auch das Wachstum eines Unternehmens. Um Ihr Budgetmanagement zu verbessern, müssen Sie an mehreren Aspekten arbeiten: Betriebskosten, Einkaufspolitik, Fixkosten usw. Die Ausgabenverfolgung begrenzt Verschwendung, sichert Finanzen und optimiert die Nutzung von Ressourcen. Wenn sie kontrolliert und effektiv durchgeführt wird, hilft sie den Managern des Unternehmens, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Mooncard bietet Ihnen bewährte Verfahren zur besseren Kontrolle Ihrer Geschäftsausgaben.

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Inhaltsverzeichnis

Absetzbare Werbungskosten für Arbeitnehmer

Werbungskosten sind die Ausgaben, die den Arbeitnehmern für die Zwecke ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen: Kilometergeld, Arbeitsmittel, Homeoffice, Doppelwohnsitz, Arbeitskleidung usw. Sie können vom Arbeitgeber erstattet oder auf der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden. Dabei sind je nach Art der Aufwendungen verschiedene Abrechnungsformen möglich: 

  • auf der Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten; 
  • durch die Anwendung eines spezifischen Pauschalabzugs. 

 

Arbeitgeber können auch eigene Pauschalierungen der erstattungsfähigen Berufskosten vornehmen, dann gilt es allerdings zu klären, ob diese steuerfrei ausgezahlt werden dürfen. Um eine Erstattung der Werbungskosten zu beantragen, müssen Mitarbeiter Belege für ihre Ausgaben sammeln und sie mit den entsprechenden Angaben wie Datum, Zweck etc. versehen.

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Die Einkaufsstrategie für ein erfolgreiches Unternehmen

Eine durchdachte Einkaufsstrategie ist das Rückgrat jeder Organisation und ein umfassendes und vielschichtiges Konzept. Sie beinhaltet alle Schritte und Maßnahmen, die notwendig sind, um den Einkaufsprozess innerhalb der Organisation zu optimieren, und dient der Leistungsfähigkeit der Organisation sowie der Reduzierung finanzieller Risiken. Hierbei kann es sich zum Beispiel um folgende Aspekte handeln:

 

  • Auswahl der besten Lieferanten nach ihren Kosten und ihrem Preis-Leistungs-Verhältnis;
  • Prozess der Zentralisierung von Einkäufen mit einem einzigen Ansprechpartner;
  • die vollständige Referenzierung der regelmäßig vom Unternehmen gekauften Produkte und Dienstleistungen, um deren Nachverfolgung zu erleichtern;
  • jährliche Verhandlungen mit einem Lieferanten oder einer anderen wichtigen Geschäftsbeziehung (Subunternehmer, Kunden etc.);
  • die Abwicklung von Zahlungen etc.
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Eine Firma gründen: Diese Dinge sollten Sie berücksichtigen

Bevor Sie Ihr Unternehmen gründen, ist es wichtig, die Kosten für die Firmengründung abzuschätzen. Entdecken Sie mit Mooncard die Kosten der möglicherweise zu berücksichtigenden Formalitäten, wie: 

 

  • Durchführung einer Marktstudie; 
  • Einreichung einer Marke oder eines Patents beim Deutschen Marken- und Patentamt oder internationalen Marken- und Patentämtern; 
  • Erstellung einer Website; 
  • Firmenregistrierung; 
  • Gebühren eines Wirtschaftsprüfers, Notars oder Rechtsanwalts für die Erstellung der Satzung; 
  • Unterzeichnung eines gewerblichen Mietvertrags; 
  • Meisterausbildung zum Starten einer handwerklichen Tätigkeit. 
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Was sind die Fixkosten in einem Unternehmen?

Die Fixkosten umfassen die regelmäßigen Kosten, die durch den Betrieb des Unternehmens entstehen. Sie hängen nicht von der Produktivität des Unternehmens ab, sondern bleiben stets gleich. Auch wenn es keinen Umsatz generiert, muss das Unternehmen diese Kosten tragen. Dazu gehören beispielsweise Gehälter, Mieten, Büromaterial, Abonnements usw. Je mehr Fixkosten ein Unternehmen hat, desto mehr Waren oder Dienstleistungen muss es produzieren, um die Gewinnschwelle zu erreichen. 

In der Buchhaltung sind Fixkosten von variablen Kosten zu unterscheiden. Letztere variieren je nach Umsatz und Produktionsniveau des Unternehmens. Die variable Kostenbewertung wird verwendet, um den Margensatz auf variable Kosten zu berechnen, der zur Bestimmung der Gewinnschwelle verwendet wird.

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FAQ

Was sind die Vorteile eines guten Betriebskostenmanagements?

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Durch die Optimierung des Betriebskostenmanagements können Sie:

  • die Launen des Marktes besser antizipieren;
  • Bargeld aufbauen, um mit Eventualitäten fertig zu werden;
  • sich vor der Insolvenz schützen, indem Sie über ausreichende Liquidität verfügen;
  • die Rentabilität des Unternehmens einfacher bewerten;
  • unnötige Ausgaben eliminieren;
  • alle Karten in der Hand haben, um zum richtigen Zeitpunkt fundierte Entscheidungen zu treffen;
  • die Einkommenserklärung und Versteuerung der Gewinne vereinfachen;
  • die vom steuerpflichtigen Einkommen des Unternehmens abzugsfähigen Ausgaben aufführen. Sie können alle Ausgaben abziehen, die im unmittelbaren Interesse des Unternehmens entstanden sind.

 

Wie verwaltet man Geschäftsausgaben?

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Um Geschäftsausgaben effektiv zu verwalten, ist Folgendes unerlässlich: 

  • Definieren Sie ein Budget entsprechend der Art der Ausgaben. 
  • Führen Sie ein Verfahren zur Erstattung von Spesenabrechnungen ein. 
  • Entscheiden Sie sich für eine papierlose Lösung für das Geschäftskostenmanagement.
  • Statten Sie Mitarbeiter mit Firmenzahlungskarten aus, um die Verfolgung ihrer Geschäftsausgaben zu erleichtern. 
  • Identifizieren Sie schlechte Praktiken und geben Sie sie auf. 
  • Zentralisieren Sie den Erhalt von Spesenabrechnungen und zugehörigen Belegen. 

Warum sollten Sie sich für eine Geschäftskostenmanagement-Lösung entscheiden?

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Der Einsatz einer Betriebskostenmanagement-Software bringt Unternehmen viele Vorteile:

  • Sparen Sie Zeit: automatische buchhalterische Integration von Spesenabrechnungen, Zentralisierung von Informationen, Archivierung von Belegen mit Beweiswert, Vereinfachung der Mehrwertsteuerrückerstattung, Automatisierung zeitraubender Verwaltungsaufgaben.
  • Bieten Sie Teams mehr Autonomie: Unternehmenszahlungskarten für berufliche Ausgaben, Personalisierung von Zahlungs- und Auszahlungslimits, Echtzeit-Visualisierung von Ausgaben.
  • Begrenzen Sie das Fehlerrisiko bei der Verarbeitung von Spesenabrechnungen. Informationen zur Banktransaktion (Art, Betrag, Mehrwertsteuer) werden direkt an die Buchhaltung übermittelt. Sie erfordern keine manuelle Neueingabe.

Was sind die Hauptausgaben eines Unternehmens?

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Die Ausgaben eines Unternehmens werden in zwei Kategorien unterteilt: Fixe Ausgaben und variable Ausgaben.

 

Unter den häufigsten festen oder strukturellen Ausgaben finden wir:

  • Mitarbeitergehälter;
  • Miete und Unterhaltskosten der Räumlichkeiten;
  • Lokale Steuern und Abgaben;
  • die Kosten für die Wartung von Maschinen und Industrieanlagen;
  • Zinsen für Bankdarlehen.

Variable oder funktionelle Ausgaben umfassen:

  • Einkäufe von Rohstoffen, die für die Tätigkeit erforderlich sind;
  • Transportkosten ;
  • Verpackungskosten;
  • Subunternehmertätigkeiten.

Die Herausforderungen eines guten Spesenmanagements in Unternehmen

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Ein Unternehmen zu führen, ohne einen klaren Überblick über die Ausgaben zu haben, setzt Sie folgenden Risiken aus:

  • Es werden schlechte Entscheidungen getroffen.
  • Es werden überflüssige Ausgaben getätigt.
  • Sie überschätzen Ihr Einkommen.

 

Umgekehrt verschafft Ihnen ein gutes Spesenmanagement einen besseren Überblick über Ihre Finanzen. Dank der Echtzeit-Überwachung Ihres Budgets steuern Sie Ihr Geschäft effizient. Jahr für Jahr werden Ihre Ressourcen besser genutzt. Sie werden für jedes Projekt angepasst, je nachdem, welchen Return on Investment (ROI) sie erwirtschaften.

Wie erstelle ich eine Spesenrichtlinie für mein Unternehmen?

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In einem Unternehmen zielt die Spesenrichtlinie darauf ab:

  • die Berufskosten der Mitarbeiter zu regulieren;
  • Regeln, die in Bezug auf Unternehmensausgaben anzuwenden sind, zu definieren;
  • die Erstattung von Spesenabrechnungen zu harmonisieren;
  • das Sanktionsrisiko im Falle einer Inspektion durch das Finanzamt zu reduzieren.

 

Die Spesenrichtlinie dient dazu, eine Liste der vom Arbeitgeber erstattungsfähigen Ausgaben zu erstellen. Für jede Kostenart müssen das zugewiesene Budget und der Standard ermittelt werden. Wie hoch ist beispielsweise das Unternehmensbudget für Hotelübernachtungen? Bevorzugen Sie bei Bahnreisen die 1. oder 2. Klasse?

 

Um den Erfolg Ihrer Spesenrichtlinie zu garantieren, stellen Sie sicher, dass sie von den Mitarbeitern gut verstanden wird. Falls erforderlich, sehen Sie Sanktionen vor, wenn die festgelegten Regeln nicht eingehalten werden.

Was sind beschränkt abziehbare Betriebsausgaben?

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Einige Betriebsausgaben sind nur beschränkt abziehbar; sie werden also nur zum Teil erstattet. Zu diesen Kosten gehören beispielsweise Ausgaben für Geschenke, Bewirtung von Kunden und Besuchern, Verpflegungsmehraufwendungen, häusliche Arbeitszimmer und die Gewerbesteuer. 

Der abziehbare sowie der nicht abziehbare Teil der Kosten muss in dem entsprechenden Vordruck für die Einnahmen-Überschussrechnung eingetragen werden. Jeder Betriebsausgabenpunkt hat dabei eigene Vorschriften über die Höhe der jeweiligen Abzugsfähigkeit. 

Bei Geschenken gilt zum Beispiel ein Abzugsverbot ab einem bestimmten Wert und bei Bewirtungskosten sind nur bis zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Getränke und kleinere Speisen wie Kekse, die Arbeitnehmern, Besuchern und Kunden angeboten werden, sind jedoch in vollem Umfang steuerlich abzugsfähig. 

Was sind Betriebsausgaben bei Selbstständigen?

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Selbstständige können ihre beruflich bedingten Kosten nicht als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung geltend machen, sondern rechnen diese in Form von Betriebsausgaben bei der Einnahmen-Überschussrechnung ab. Dabei können die Aufwendungen, die für die Ausübung der freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit entstehen, geltend gemacht werden. 

 

Bestimmte Ausgaben sind allerdings auch bei Selbstständigen nur beschränkt abzugsfähig. So dürfen bei Geschäftsessen nur 70 Prozent der angemessenen Bewirtungsaufwendungen für Geschäftspartner oder Kunden als Betriebsausgaben abgerechnet werden. Bei Geschenken gilt hingegen ein Maximalwert von 35 Euro per Empfänger und Jahr. Auch für das Arbeitszimmer können maximal 1.250 Euro pro Jahr geltend gemacht werden. 

Was sind pauschalierte Betriebsausgaben?

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Unternehmen steht es frei, bei ihrer Spesenrichtlinie Pauschalbeträge für Reisekosten etc. anzusetzen. Dank der Pauschalisierung werden diese Betriebsausgaben nicht Rechnung für Rechnung, sondern mit einer Pauschale abgerechnet. Dies erspart den Mitarbeitern einigen Arbeitsaufwand und führt zu transparenten Kosten sowie mehr Planungssicherheit für das Unternehmen. Allerdings kann es sein, dass Arbeitnehmer auf Kosten sitzen bleiben, wenn sie höhere Ausgaben hatten. 

Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

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Ausgaben, die privat motiviert sind, lassen sich in der Regel nicht abrechnen, aber auch bestimmte Betriebsausgaben sind nicht abzugsfähig, selbst wenn sie betrieblich veranlasst sind. Zu diesen Aufwendungen gehören zum Beispiel Geschenke für Besucher oder Kunden, die teurer als 35 Euro sind. Verpflegungsmehraufwendungen sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind dann nicht abzugsfähig, wenn sie die gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalen übersteigen, während Aufwendungen für Gästehäuser generell nicht abzugsfähig sind, es sei denn, der Steuerpflichtige unterhält so einen Betrieb. 

Generell gilt auch bei den abzugsfähigen Ausgaben, dass sie angemessen sein müssen und nicht die Lebensführung berühren dürfen.

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Unser Team steht Ihnen montags bis freitags von 9 bis 19 Uhr zur Verfügung, um Ihnen die Mooncard-Lösung vorzustellen und gemeinsam mit Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen, das optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingeht.