Le spese non documentate : cose da sapere

Rimborso spese non documentate: definizione e soggetti coinvolti

Il rimborso spese non documentate rappresenta il rimborso corrisposto al dipendente in trasferta nel caso in cui quest’ultimo non sia in grado di fornire l’idonea documentazione fiscale che attesti i costi sostenuti durante lo svolgimento dell’attività professionale. Tale dinamica si verifica ogni volta in cui il professionista smarrisce i giustificativi fiscali oppure acquista beni o servizi per i quali non è prevista l’emissione di fatture, ricevute o scontrini.

Il primo caso è piuttosto frequente. Durante un viaggio di lavoro o di rappresentanza, il lavoratore può smarrire i documenti di spesa per cui non è possibile risalire alle cifre esatte anticipate dallo stesso, soprattutto quando non viene utilizzata una carta di pagamento aziendale. Nel secondo caso, quello dei cosiddetti beni o servizi imponderabili, non è possibile a priori definire un costo nè tantomeno rilasciare fatture, ricevute o scontrini: pensiamo alla quota di energia elettrica consumata per lo svolgimento dell’attività professionale oppure al costo di un software utilizzato dal professionista oppure a taluni servizi online. 

Per esclusione, tutte le altre spese che non rientrano in questa categoria si inseriscono nella fattispecie delle spese documentate. Differente invece è il caso delle spese esenti che, in maniera sintetica, rappresentano i costi che un’azienda o un libero professionista anticipa al posto del cliente per lo svolgimento di prestazioni lavorative eseguite nel suo interesse che quest’ultimo è tenuto a rimborsare.

Lavoratori dipendenti, professionisti e amministratori d’impresa sono i soggetti coinvolti nel rimborso spese non documentate. Si tratta del personale d’azienda che per situazioni contingenti è obbligato a recarsi in trasferta per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative. Per i dipendenti si configura, sul piano normativo, una disciplina apposita che regola il rimborso. Discorso analogo anche per gli amministratori d’impresa per i quali è prevista una forma specifica di rimborso spese amministratore. Quest’ultima è una figura che in alcuni casi possiede anche partita IVA e in linea di massima si pone in una posizione di maggiore indipendenza rispetto al dipendente ordinario.

Rimborso spese non documentate: tipologie di rimborso

Qualora il professionista subordinato non sia in grado di provare l’esborso sostenuto per smarrimento o mancanza di fatture, ricevute o scontrini, quest’ultimo può comunque ottenere un rimborso spese non documentate nei seguenti modi.

Rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario stabilisce in partenza, sul piano normativo, che il dipendente non è tenuto a dimostrare, tramite giustificativi fiscali, taluni costi sostenuti in trasferta. Basta compilare una nota spese per ottenere l’accredito in busta paga delle somme anticipate. Ogni nota deve contenere la tipologia di spesa e la data della trasferta, cui sono connessi gli importi forfettari che l’azienda riconosce al dipendente. Per importo forfettario si intende una somma pattuita a monte dall’impresa definita anche indennità di trasferta giornaliera.

Il lavoratore non è tenuto ad allegare alcun giustificativo. L’unica eccezione riguarda le spese di viaggio, che invece devono essere sempre elencate e documentate con i relativi titoli di viaggio, ossia i biglietti del mezzo di trasporto utilizzato per lo spostamento in trasferta: treno, aereo o altri mezzi pubblici. In questo caso possono essere rimborsate con esenzione da imposte tramite la procedura del rimborso analitico.

L’indennità forfettaria, disciplinata dall’art. 51 comma 5 del D.P.R. 917/1986, non concorre alla formazione del reddito in busta paga e non è soggetta a tassazione. Le limitazioni relative agli importi sono 46,48 euro al giorno per trasferte effettuate nel territorio nazionale e 77,46 euro per trasferte all’estero. Tali cifre sono rimborsabili anche per spostamenti lavorativi di durata inferiore alle 24 ore.

Il rimborso forfettario può essere anche sostituito da un altro sistema contabile alternativo ed equivalente definito come rimborso misto, che unisce il forfettario e il metodo analitico.

Rimborso spese non documentate in busta paga

Qualora l’azienda decida di rimborsare il dipendente anche in assenza di giustificativi di spesa, tale somma viene considerata, da parte dell’Agenzia delle Entrate come retribuzione effettiva del lavoratore e, in quanto tale, deve essere inserita in busta paga e oggetto dei relativi oneri fiscali. Si configura quindi il caso specifico del rimborso spese non documentate in busta paga.

Rimborso spese non documentate con autocertificazione

Si tratta prevalentemente di un documento valido per gli enti sociali attraverso il quale è possibile rimborsare i volontari del terzo settore qualora si facciano carico di spese con piccoli importi: non oltre 10 euro giornalieri e 150 euro mensili. È possibile trovare anche online taluni documenti per la cosiddetta autocertificazione del rimborso spese non documentate.

Rimborso spese varie

In questa categoria sono inclusi tutti i costi non classificabili nell’ambito dei costi di viaggio, vitto e alloggio: si tratta quindi di piccole somme destinate a coprire esborsi come le spese telefoniche oppure i costi di parcheggio della vettura. Tutte le spese di questo genere sono esenti da imposte e contributi. Tale esenzione vale anche nel caso in cui le spese non siano documentate, a patto che l’importo quotidiano non superi i 15,49 euro in Italia e 25,82 euro per trasferte di lavoro sostenute oltre i confini nazionali.

Il presupposto del rimborso spese non documentate: la trasferta

La trattazione illustrata finora trova la sua giustificazione nell’istituto della trasferta. Vale a dire che il rimborso spese e il rimborso spese non documentate è consentito solo se a monte il dipendente è impegnato in un viaggio di lavoro. La trasferta deve essere esclusivamente occasionale e transitoria: in caso contrario si parla di trasferimento a tutti gli effetti.  

La trasferta implica lo svolgimento delle mansioni lavorative presso una sede straordinaria che pertanto non coincide con la sede abituale di lavoro stabilita dal contratto di assunzione. Il contesto geografico entro cui si concretizza può essere nazionale o internazionale e riguarda sempre uno spostamento al di fuori del comune in cui ha sede l’azienda. Per trasferta non si intende il viaggio giornaliero che il dipendente sostiene per raggiungere la sede di lavoro partendo dalla propria residenza.

Conclusioni 

Quella delineata finora rappresenta sinteticamente la disciplina del rimborso spese non documentate che, sul piano operativo e gestionale non rappresenta un ostacolo insormontabile per chi se ne occupa. Resta comunque l’onere di eseguire correttamente tutti i processi di fatturazione, deducibilità e modalità di rimborso dei soggetti coinvolti evitando errori e omissioni. 

La contabilizzazione delle spese non documentate presenta in ogni caso insidie e problematiche che possono impattare negativamente sulla redditività d’impresa e può diventare una criticità per le divisioni amministrative aziendali. 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il rimborso spese non documentate indica il rimborso al dipendente in trasferta nel caso in cui questi non sia in grado di fornire i giustificativi che certificano i costi sostenuti durante lo svolgimento dell’attività professionale. 
• Giustificativi smarriti e costi imponderabili: il rimborso spese non documentate si configura nel momento in cui il dipendente smarrisce scontrini, ricevute o fatture, o nel caso in cui non abbia la possibilità di provare le spese effettivamente sostenute in trasferta per lo svolgimento delle proprie mansioni.
• Se il dipendente subordinato non è in grado di provare l’esborso sostenuto per smarrimento o mancanza di fatture, ricevute o scontrini, può comunque ottenere un rimborso spese in busta paga tramite sistema forfettario o mediante autocertificazione.