La solution pour en finir avec les notes de frais

Toute entreprise est confrontée à la problématique des notes de frais dès lors que des dépenses sont engagées par ses salariés dans l’intérêt de leur employeur.

Il s’agit d’un sujet sensible qui doit attirer l’attention des dirigeants. En effet, la gestion et le remboursement des notes de frais professionnels est complexe dans la mesure où plusieurs processus de remboursement coexistent (dépenses au réel, au forfait, problématique des pièces justificatives…).

La question du délai de remboursement est également un sujet important. Cela requiert une organisation éprouvée, formalisée dans une politique de frais, pour éviter les retards ou encore les erreurs. Découvrez, dès à présent, tout sur la note de frais !

Une note de frais est un document établi par un salarié pour demander le remboursement des dépenses professionnelles. La note de frais peut être sous format papier ou digital.

Ces dépenses correspondent donc à des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

Les frais de mission correspondent aux dépenses engagées par les salariés ou le dirigeant pour le compte de l’entreprise dans le cadre d’une mission particulière. La note de frais est le document permettant à un salarié ou à un dirigeant d’obtenir le remboursement par l’entreprise des dépenses réalisées.

Peuvent notamment faire l’objet d’une note de frais :

• Les frais d’hébergement (lorsque la mission se déroule loin du domicile de la personne) ;
• Les frais de repas pris à titre personnel dans le cadre de sa mission ou avec des personnes extérieures à l’entreprise (clients, prospects, fournisseurs…) ;
• Les frais de transport et de déplacement (voiture, taxi, train, avion…).

Il n’existe pas dans la réglementation d’instructions particulières indiquant comment faire une note de frais. Chaque entreprise peut donc confectionner son propre modèle. Pour autant, pour être conformes à la norme, les informations suivantes devront a minima être renseignées :

• La date de la dépense ;
• Le nom et le prénom du bénéficiaire, le cas échéant son service ;
• Le motif de la dépense ;
• La nature des frais (hôtel, billet d’avion, restaurant, etc.) ;
• Le lieu et l’heure du déplacement ;
• Le montant HT et TTC des frais ;
• Les signatures de l’employeur et du salarié.

Le plus souvent, ces informations sont énoncées dans un tableur (le support papier n’est pas recommandé, pour des raisons de lisibilité notamment).

Le remboursement des notes de frais peut prendre 3 formes :

1. Le remboursement des frais réels. L’entreprise rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié. Pour ce faire, la note de frais doit être accompagnée de pièces justificatives probantes. À défaut, l’URSSAF ou l’administration fiscale sont susceptibles, au cours d’un contrôle, de requalifier la dépense en supplément de traitement assujetti à des cotisations sociales pour l’entreprise et à l’impôt sur le revenu pour le salarié.
2. Le remboursement forfaitaire. Dans cette hypothèse, l’entreprise donne au salarié une somme d’argent selon un barème fixé par l’URSSAF.
3. Certaines catégories de salariés, comme les ouvriers du bâtiment, peuvent bénéficier d’un remboursement en déduction forfaitaire spécifique.

Dans un processus normalisé, le salarié remet sa note de frais et ses justificatifs dans un délai raisonnable pour que l’entreprise puisse réaliser ses contrôles et le rembourser. Toutefois, la gestion des notes de frais peut s’avérer très complexe si le processus n’est pas bien rodé… Les demandes tardives ou incomplètes peuvent générer une perte de temps considérable ! Pour cette raison, il est légitime de chercher à faciliter la gestion des notes de frais. Il est par exemple recommandé de formaliser la politique de l’entreprise en matière de notes de frais : dépenses éligibles, pièces justificatives, délai de remise, etc.

Dans un processus normalisé, le salarié remet sa note de frais et ses justificatifs dans un délai raisonnable pour que l’entreprise puisse réaliser ses contrôles et le rembourser. Toutefois, la gestion des notes de frais peut s’avérer très complexe si le processus n’est pas bien rodé… Les demandes tardives ou incomplètes peuvent générer une perte de temps considérable ! Pour cette raison, il est légitime de chercher à faciliter la gestion des notes de frais. Il est par exemple recommandé de formaliser la politique de l’entreprise en matière de notes de frais : dépenses éligibles, pièces justificatives, délai de remise, etc.

Le remplissage de la note de frais par les salariés peut leur prendre beaucoup de temps. Il n’existe pas de modèle officiel de note de frais. Pour cette raison, il peut être conseillé de mettre en place, au sein de l’entreprise, un modèle unique de note de frais. Ce tableau devra être adapté aux différents types de dépenses de l’entreprise, notamment les indemnités kilométriques.

À ce titre, Mooncard met à disposition un modèle Excel efficace et gratuit pour remplir ses notes de frais. Grâce à lui, il ne sera plus nécessaire de relancer les collaborateurs en raison de notes de frais incomplètes !

Le processus de gestion des notes de frais est couramment mis en œuvre dans les entreprises. Toutefois, il demeure chronophage :

• le remplissage de la note de frais ;
• la collecte exhaustive et la conservation des pièces justificatives ;
• le contrôle et la comptabilisation des opérations…

Ces différentes tâches prennent beaucoup de temps. Ce temps pourrait être employé à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Heureusement, il existe des solutions pour améliorer le processus de gestion des notes de frais, notamment en :formalisant une politique des dépenses de frais professionnels
adoptant un modèle unique de note sur tableur.

Pour autant, la véritable simplification est à rechercher dans les solutions innovantes issues de la digitalisation ! Et si vous optiez pour Mooncard, la solution complète de paiement pour l’entreprise ?