La solution pour gérer les dépenses de votre flotte automobile

En entreprise, la flotte automobile constitue un levier incontournable de développement économique. À la croisée entre les politiques RSE et RH, elle fait partie des outils de management à piloter avec rigueur. Financement, maintenance, supervision, carrosserie, assurance, péage, carburant… Le budget alloué à la flotte automobile est diversifié et complexe à maîtriser. Il fait intervenir de multiples acteurs. Selon la formule choisie (location, achat), les modalités d’amortissement varient. Pour garantir un usage optimisé des véhicules, la gestion de la flotte automobile est essentielle. Elle vise à réduire les coûts d’exploitation, maximiser la sécurité des employés et améliorer leur productivité. Tour d’horizon des enjeux et des avantages de la gestion de flotte automobile pour les entreprises.

Une flotte automobile regroupe l’ensemble des véhicules utilisés dans le cadre de l’activité : voitures de fonction, de service, utilitaires, camions, semi-remorques, trottinettes, etc. En entreprise, la gestion flotte automobile ou fleet management peut être internalisée ou confiée à un gestionnaire externe. 

Un bon pilotage du parc automobile requiert de : 

• construire une flotte automobile adaptée aux usages des employés ;
• choisir le meilleur mode de financement (achat, location) ;
• évaluer le nombre de véhicules nécessaires en fonction des besoins de l’entreprise ; 
• prendre en compte l’aspect fiscal (TVS) et les évolutions réglementaires (loi LOM, ZFE) ;
• responsabiliser les utilisateurs en les sensibilisant aux dangers de la route ;
• assurer un entretien régulier des véhicules de la flotte automobile ;
• contrôler le budget carburant avec des cartes de paiement corporate ;
• souscrire un contrat d’assurance spécifique aux flottes ;
• s’équiper d’un logiciel pour optimiser la gestion de la flotte automobile.

Contrairement aux véhicules de service, les voitures de fonction sont mises à disposition des salariés et des dirigeants pour leurs déplacements professionnels comme personnels. Le contrat de travail ou l’employeur peut autoriser un usage privé du véhicule le week-end et pendant les congés. Il s’agit alors d’un avantage en nature. Le calcul de l’avantage se base sur un montant réel ou forfaitaire. 

Le contrat d’assurance automobile est rattaché à la voiture de fonction et non au conducteur. En cas de sinistre, c’est à l’assureur de prendre en charge les frais de réparation. Concernant la franchise, les modalités de répartition entre la société et le collaborateur sont inscrites dans la car policy.

Pour les amendes, c’est différent. Elles sont adressées au titulaire de la carte grise, à savoir l’entreprise ou la société de location à laquelle elle loue sa flotte automobile. L’employeur doit communiquer l’identité de la personne responsable de l’infraction à l’administration. C’est ensuite au salarié de s’acquitter de l’amende, sauf si l’employeur refuse de le dénoncer.

Vous avez tout intérêt à intégrer des voitures électriques entreprises au sein de votre flotte automobile. Vous pouvez profiter de multiples avantages : 

• le bonus écologique pour les véhicules électriques, dont le barème est prolongé jusqu’au 31 décembre 2022 ;
• la prime à la conversion pour les professionnels. Une surprime est versée si la société est située au sein d’une zone à faibles émissions (ZFE) ;
• pas de taxe sur les véhicules de société (TVS) à régler ;
• la conformité aux exigences réglementaires de la loi LOM ;
• les primes Advenir pour l’installation de bornes de recharge.

Comment peut-on optimiser l'utilisation des véhicules au sein d'une entreprise tout en offrant à ses employés une plus grande flexibilité dans leurs déplacements ? Le concept d'autopartage émerge comme une solution prometteuse pour gérer la flotte automobile. Dans ce modèle de mobilité collaboratif, les collaborateurs ont la possibilité d'utiliser les véhicules à des fins professionnelles ou personnelles.

Une voiture de société simplifie les déplacements liés au travail pour les employés d'une entreprise. Elle constitue un avantage en nature offert par l'employeur à son salarié. Cependant, bien que cela réponde aux besoins de mobilité des employés, son utilisation peut aussi susciter d'autres interrogations.

Vous disposez d’une flotte automobile ? Il est fortement conseillé de rédiger une car policy. Pour favoriser son appropriation future, l’idéal est d’impliquer l’ensemble des équipes dans la création de la charte automobile. Une car policy permet de :

• établir une liste de bonnes pratiques pour les conducteurs dans l’entreprise ;
• mentionner les usages possibles des véhicules de la flotte automobile ;
• définir le cadre réglementaire auquel les collaborateurs doivent se conformer ;
• prévenir les risques de contentieux ;
• préciser les pénalités en cas de non-respect de la charte automobile ;
• attribuer des modèles de véhicules spécifiques aux collaborateurs suivant leurs fonctions et leurs indices de rémunération.