La solution pour gérer les dépenses de votre flotte automobile

Découvrez Mooncard, la solution la plus complète pour optimiser la gestion des dépenses de votre flotte d'entreprise. Grâce à ses cartes virtuelles ou physiques, son moteur comptable puissant, simplifiez vos notes de frais et récupérez simplement la TVA déductible. Oubliez les saisies fastidueuses et réalisez des économies !

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Comment ça marche ?

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Une carte carburant acceptée partout, pour tout...

La carte carburant Mooncard by Visa est acceptée dans 100% des stations essences et leurs boutiques, des parkings, péages, lavages automatiques. Grâce à l'application Mooncard, géolocalisez les stations les plus proches ou les moins chères : vous limitez les détours et réduisez vos coûts.
 
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Une gestion simplifiée des dépenses de votre flotte de véhicules

Grâce à Mooncard les notes de frais sont automatisées, sans avance de frais. Vous gérez les autorisations de dépenses en temps réel, vous pouvez paramétrez les cartes en fonction des jours, heures d'utilisation... Vous renseignez les types de carburant et types de véhicules présents dans votre flotte et nous calculons pour vous la TVA récupérable, selon la grille fiscale en vigueur.
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Une solution au service de votre de flotte

Notre solution est compatible avec 100% des logiciels de gestion de flotte. Toutes les informations sont disponibles en temps réel dans votre logiciel : kilométrage, litrage, type de carburant. Vous vérifiez les dépenses, les consommations, en clair pilotez simplement votre budget !

Flotte automobile : ce qu'il faut savoir

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En entreprise, la flotte automobile constitue un levier incontournable de développement économique. À la croisée entre les politiques RSE et RH, elle fait partie des outils de management à piloter avec rigueur. Financement, maintenance, supervision, carrosserie, assurance, péage, carburant… Le budget alloué à la flotte automobile est diversifié et complexe à maîtriser. Il fait intervenir de multiples acteurs. Selon la formule choisie (location, achat), les modalités d’amortissement varient. Pour garantir un usage optimisé des véhicules, la gestion de la flotte automobile est essentielle. Elle vise à réduire les coûts d’exploitation, maximiser la sécurité des employés et améliorer leur productivité.
Tour d’horizon des enjeux et des avantages de la gestion de flotte automobile pour les entreprises.

Sommaire

Comment gérer une flotte automobile?

Une flotte automobile regroupe l’ensemble des véhicules utilisés dans le cadre de l’activité : voitures de fonction, de service, utilitaires, camions, semi-remorques, trottinettes, etc. En entreprise, la gestion flotte automobile ou fleet management peut être internalisée ou confiée à un gestionnaire externe. 

Un bon pilotage du parc automobile requiert de : 

  • construire une flotte automobile adaptée aux usages des employés ;
  • choisir le meilleur mode de financement (achat, location) ;
  • évaluer le nombre de véhicules nécessaires en fonction des besoins de l’entreprise ; 
  • prendre en compte l’aspect fiscal (TVS) et les évolutions réglementaires (loi LOM, ZFE) ;
  • responsabiliser les utilisateurs en les sensibilisant aux dangers de la route ;
  • assurer un entretien régulier des véhicules de la flotte automobile ;
  • contrôler le budget carburant avec des cartes de paiement corporate ;
  • souscrire un contrat d’assurance spécifique aux flottes ;
  • s’équiper d’un logiciel pour optimiser la gestion de la flotte automobile.
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Voitures de fonction : quel mode de fonctionnement pour cet avantage en nature ?

Contrairement aux véhicules de service, les voitures de fonction sont mises à disposition des salariés et des dirigeants pour leurs déplacements professionnels comme personnels. Le contrat de travail ou l’employeur peut autoriser un usage privé du véhicule le week-end et pendant les congés. Il s’agit alors d’un avantage en nature. Le calcul de l’avantage se base sur un montant réel ou forfaitaire. 

Le contrat d’assurance automobile est rattaché à la voiture de fonction et non au conducteur. En cas de sinistre, c’est à l’assureur de prendre en charge les frais de réparation. Concernant la franchise, les modalités de répartition entre la société et le collaborateur sont inscrites dans la car policy.

Pour les amendes, c’est différent. Elles sont adressées au titulaire de la carte grise, à savoir l’entreprise ou la société de location à laquelle elle loue sa flotte automobile. L’employeur doit communiquer l’identité de la personne responsable de l’infraction à l’administration. C’est ensuite au salarié de s’acquitter de l’amende, sauf si l’employeur refuse de le dénoncer.

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Véhicules électriques pour les entreprises : quels bénéfices ?

Vous avez tout intérêt à intégrer des voitures électriques entreprises au sein de votre flotte automobile. Vous pouvez profiter de multiples avantages : 

  • le bonus écologique pour les véhicules électriques, dont le barème est prolongé jusqu’au 31 décembre 2022 ;
  • la prime à la conversion pour les professionnels. Une surprime est versée si la société est située au sein d’une zone à faibles émissions (ZFE) ;
  • pas de taxe sur les véhicules de société (TVS) à régler ;
  • la conformité aux exigences réglementaires de la loi LOM ;
  • les primes Advenir pour l’installation de bornes de recharge.
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Quels sont les enjeux de la car policy ou charte automobile ?

Vous disposez d’une flotte automobile ? Il est fortement conseillé de rédiger une car policy. Pour favoriser son appropriation future, l’idéal est d’impliquer l’ensemble des équipes dans la création de la charte automobile. Une car policy permet de :

  • établir une liste de bonnes pratiques pour les conducteurs dans l’entreprise ;
  • mentionner les usages possibles des véhicules de la flotte automobile ;
  • définir le cadre réglementaire auquel les collaborateurs doivent se conformer ;
  • prévenir les risques de contentieux ;
  • préciser les pénalités en cas de non-respect de la charte automobile ;
  • attribuer des modèles de véhicules spécifiques aux collaborateurs suivant leurs fonctions et leurs indices de rémunération. 
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Les obligations de l’employeur-min

FAQ

Pourquoi avoir une flotte automobile ?

Mettre en place une flotte automobile, c’est à la fois rationaliser les coûts de fonctionnement et optimiser les déplacements des collaborateurs. Vous pouvez bénéficier d’un contrat d’assurance unique, dont les garanties couvrent l’ensemble des véhicules de votre parc auto. Les avantages, pour vous ? Un seul contrat à gérer, un gain de temps et pas de bonus-malus. 

En vous équipant d’une solution de gestion de flotte automobile, vous centralisez toutes les données concernant vos véhicules sur une seule plateforme : essence, kilométrage,  révision, géolocalisation, etc. 

Quelles sont les différents types de flottes automobiles ?

Chaque flotte automobile est unique. Elle dépend de l’activité de l’entreprise et des besoins des salariés. Au sein d’un parc automobile, on retrouve généralement 5 types de véhicules : 

  • les voitures de fonction, utilisables dans le cadre professionnel et personnel ;
  • les voitures de service, réservées à un usage professionnel ;
  • les véhicules utilitaires, destinés à transporter des marchandises ;
  • les camions, dont les utilisations sont multiples : camion-benne, camion-citerne, camion frigorifique, etc. ;
  • les deux-roues, idéaux pour éviter les embouteillages en ville. Dans le but de verdir leur flotte automobile, les entreprises intègrent des moyens de transport plus légers comme les trottinettes ou les vélos.

Certains constructeurs proposent une solution de flotte partagée. Elle consiste à partager votre parc auto avec l’ensemble des collaborateurs. Ils peuvent louer les véhicules non utilisés le soir ou le week-end, pour leurs trajets personnels. 

Comment constituer une flotte automobile ?

La première étape consiste à choisir la motorisation. Elle impacte la performance des véhicules, mais aussi le TCO « total cost of ownership ». Pour limiter les frais à l’achat, il est important de prendre en compte les émissions de CO2 des véhicules. En effet, en France, les véhicules polluants sont soumis au malus écologique. À l’inverse, les voitures électriques bénéficient du bonus écologique et d’une exonération de TVS. 

Dans un second temps, il convient de sélectionner un mode de financement adapté : 


    • la location courte durée (LCD) ;
    • la location moyenne durée (LMD) ;
    • la location longue durée (LLD) ;
    • la location avec option d’achat (LOA, leasing), avec ou sans apport ;
    • l’achat. 

Combien coûte une flotte automobile ?

Pour évaluer le coût global d’une flotte automobile, plusieurs postes de dépenses sont à prendre en considération : 

  • le total cost of ownership (TCO) ;
  • les charges fiscales et sociales ;
  • l’entretien, la maintenance ;
  • les tâches administratives, de gestion, d’organisation ;
  • le type de carburant utilisé ;
  • le contrat d’assurance. 

 

Quels sont les droits et obligations légales autour de la flotte automobile ?

En France, tout gestionnaire de flotte automobile doit se conformer à plusieurs réglementations. Parmi elles, nous retrouvons : 

  • la protection des données personnelles (RGPD), avec la géolocalisation des véhicules ; 
  • les zones à faibles émissions (ZFE) ;
  • la loi d’orientation des mobilités du 24 décembre 2019, dite LOM ;
  • la loi sur la transition énergétique ;
  • la loi Montagne II ;
  • les modalités de calcul de l’avantage en nature pour les véhicules de fonction ;
  • l’article L. 121-6 du Code de la route, concernant les infractions commises par les conducteurs d’une voiture de fonction ;
  • le plan de mobilité employeur (PDMe), obligatoire pour les entreprises de plus de 50 collaborateurs sur un site. 

Faut-il limiter le nombre de fournisseurs ?

Pour réduire au maximum les coûts, vous pouvez être tenté de nouer des partenariats exclusifs avec vos fournisseurs. Toutefois, pensez à comparer régulièrement les tarifs proposés par vos partenaires avec ceux de la concurrence. L’objectif est bien sûr de vous assurer de payer le prix juste.  

Limiter le nombre de fournisseurs peut être une bonne stratégie. En effet, cette démarche vous permet de simplifier le pilotage et de gagner en pouvoir de négociation

Pour optimiser votre mode de gestion, il est essentiel de maîtriser le processus d’appel d’offres. Il se décompose en plusieurs étapes : 

  • faire un audit ;
  • identifier les objectifs ;
  • rédiger un cahier des charges ;
  • solliciter des prestataires répondant à vos critères ;
  • procéder à une analyse comparative des devis ;
  • gérer la relation fournisseur sur le long terme.

Comment limiter les risques de fraude de ma flotte automobile ?

Fraude aux badges de télépéage, vol ou perte d’objets, fuite de données, utilisation détournée ou privée de la carte carburant… Une flotte automobile peut faire l’objet de multiples fraudes. 

Pour s’en prémunir, il est conseillé de s’équiper d’un logiciel de gestion de flotte avec un haut niveau de sécurité. Il permet de restreindre facilement les accès tout en offrant un système de surveillance accrue. Ce type de logiciel est capable de détecter en temps réel les anomalies sur le parc auto des entreprises. Il embarque des services de géolocalisation des véhicules, l’idéal pour prévenir les fraudes.

Besoin de plus d’informations ?

Notre équipe est disponible du lundi au vendredi de 9h à 19h pour vous présenter la solution Mooncard et concevoir avec vous un devis sur-mesure correspondant aux besoins de votre entreprise.

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