L'indemnité de grand déplacement : qu'est-ce que c'est ?

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Lors de « grands » déplacements professionnels hors de leur lieu de travail habituel, les salariés bénéficient d’une allocation spécifique, appelée indemnité de grand déplacement. Directement versée par l’employeur, elle permet de compenser les dépenses supplémentaires de repas et de logement engagées par le salarié sur le lieu de travail loin de sa résidence. Définition, calcul, montant, cotisation, imposition… Mooncard vous explique en détail le fonctionnement des indemnités de grand déplacement loin du lieu de travail et du domicile.

 

Indemnité de grand déplacement : c’est quoi ?

 

Un salarié est considéré en grand déplacement lorsqu’il n’a pas la possibilité de regagner son domicile chaque jour depuis le lieu de travail, par exemple s’il est appelé pour un travail sur un chantier sur plusieurs jours loin de son lieu de résidence. L’indemnité de grand déplacement a pour rôle de couvrir les frais supplémentaires de logement et de repas supportés par le salarié dans le cadre de son déplacement professionnel grande distance, loin de sa résidence principale. 

Lors d’une mission loin de son domicile, le salarié peut percevoir des allocations forfaitaires, appelées indemnités de grand déplacement. Le montant des indemnités diffère en fonction du lieu du déplacement professionnel : en métropole, en Outre-mer ou à l’étranger.

Différents barèmes sont calculés par l’URSSAF selon le lieu de déplacement. L’emploi de ces barèmes est obligatoire.

Bon à savoir : Les indemnités de grand déplacement ne sont pas imposables

Les frais de grand déplacement sont exonérés d’impôt pour les salariés appliquant la déduction forfaitaire de 10 %. Pour être non imposables, les dépenses professionnelles doivent être justifiées. Si le salarié opte pour les frais réels, il peut déduire ses frais de déplacement des impôts

Comment justifier un grand déplacement loin de son domicile ?

 

Pour percevoir une indemnité de grand déplacement, le salarié doit pouvoir justifier l’impossibilité de regagner son domicile à son employeur (par exemple pour un chantier loin de chez lui). L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont réunies : 

  • La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail du salarié est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller) ;
  • Les transports en commun ne lui permettent pas de rejoindre son domicile en moins d’1h30 (trajet aller).

Les deux conditions ne sont pas réunies ? L’employeur peut démontrer l’empêchement du salarié à regagner son domicile en mettant en avant des horaires de travail décalés ou encore l’absence de transport, pour le trajet demandé, afin de justifier l’indemnisation par l’entreprise.

Bon à savoir : Si le salarié regagne son lieu de résidence, les remboursements ne seront pas exonérés

Même si les critères sont remplis, un salarié regagnant chaque soir son domicile, ou un logement mis à disposition gratuitement par son employeur, n’engage pas de frais supplémentaires. Les indemnités de grand déplacement versées ne sont plus considérées comme des frais professionnels, une cotisation est donc due. Par conséquent, elles sont réintégrées dans la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale.

Quel est le montant de l’indemnité de grand déplacement ?

 

Les déplacements professionnels en métropole

 

Lors d’un déplacement en France métropolitaine, le remboursement des frais professionnels pour les salariés peut prendre la forme d’allocations forfaitaires. Dans ce cas de figure, l’employeur doit comparer le montant de l’indemnité de grand déplacement avec les limites d’exonération fixées par l’URSSAF. Ces dernières différencient les dépenses supplémentaires rattachées au repas à celles relatives au logement et au petit déjeuner.

Prendre en compte de manière indépendante les frais professionnels de repas, logement et petit déjeuner des salariés, pour un emploi loin du domicile, permet à l’employeur de combiner les modalités de prise en charge. Il peut, par exemple, rembourser les dépenses supplémentaires de repas au réel et celles de logement et de petit déjeuner au forfait.

Les montants de l’indemnité de grand déplacement en métropole sont publiés chaque année sur le site de l’URSSAF. Nous vous donnons le barème applicable au 1er janvier 2022.

Repas Logement et petit déjeuner
France métropolitaine Paris et départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) Autres départements
Les 3 premiers mois de la mission 19,40 € 69,50 € 51,60 €
Entre 4 mois et 2 ans 16,50 € 59,10 € 43,90 €
Entre 2 ans et 4 ans 13,60 € 48,70 € 36,10 €

Les montants prennent en compte les différences de dépenses liées au logement entre Paris, les départements limitrophes et la province. Ils s’appliquent pour une durée de déplacement professionnel de 3 mois, continue ou discontinue. À partir du premier jour du 4e mois, un abattement s’applique sur le montant des indemnités :

  • Abattement de 15 % pour le déplacement grande distance d’un salarié hors de l’entreprise compris entre 4 mois et 2 ans ;
  • Abattement de 30 % pour un grand déplacement grande distance d’une durée supérieure à 2 ans, dans la limite de 4 ans.

L’emploi correct, et à jour, de ce barème est primordial pour les entreprises afin d’éviter les problèmes en cas de contrôle de l’administration fiscale.

 

Les grands déplacements professionnels en Outre-mer et à l’étranger

 

Lors d’un grand déplacement à l’étranger ou en Outre-mer, le remboursement des frais de déplacement (repas, hébergement) n’est pas pris en compte dans l’assiette des cotisations. Aucune limite de montant n’est fixée. En revanche, les dépenses doivent être justifiées par des factures

 

Les indemnités de grand déplacement en Outre-mer

 

Le montant de l’indemnité de grand déplacement est fixé par jour, en fonction de la destination. Il intègre le montant des indemnités forfaitaires de repas, logement et petit déjeuner. Les montants subissent des abattements liés à la durée de la mission, identiques à ceux des déplacements professionnels en métropole pour le même emploi, soit : 

  • 15 % pour un grand déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans ;
  • 30 % pour un déplacement dont la durée est comprise entre 2 ans et 4 ans.

Découvrez les montants de l’indemnité forfaitaire applicables au 1er janvier 2022.

Indemnité forfaitaire Guadeloupe, Martinique, Guyane, Saint-Pierre-et-Miquelon, la Réunion, Mayotte
Hébergement 70 €
Repas 17,50 €
Indemnité forfaitaire Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna, Polynésie française
Hébergement 90 €
Repas 21 €

L’indemnité forfaitaire de grand déplacement est majorée à 120 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

L’emploi correct de ce barème est nécessaire afin d’harmoniser les indemnités forfaitaires et ne pas alerter l’administration fiscale.  

 

Les indemnités de grand déplacement à l’étranger

 

Le montant des allocations forfaitaires pour les déplacements professionnels à l’étranger est consultable sur le site du ministère de l’Économie. Il est identique à celui prévu pour le groupe 1 des personnels civils de l’État. Les indemnités de grands déplacements pour les salariés diffèrent selon le pays de destination du salarié. Elles sont versées en monnaie locale. Pour vous donner des exemples, les indemnités journalières forfaitaires de mission temporaire à l’étranger sont fixées, sur un barème précis, à : 

  • 320 dollars aux États-Unis ;
  • 132 euros en Espagne ;
  • 1465 couronnes norvégiennes en Norvège ;
  • 160 euros au Portugal ;
  • 20 480 dinars algériens en Algérie.

L’employeur doit réduire l’indemnité de grand déplacement à l’étranger de : 

  • 65 %, si le salarié est logé gratuitement sur le lieu de travail ;
  • 17,5 % s’il est nourri à l’un des repas de la journée ;
  • 35 % s’il est nourri aux deux repas.

Si l’affectation d’un salarié sur un même lieu de travail dure plus de 3 mois, les limites d’exclusion d’assiette des indemnités de grand déplacement sont réduites de 15 %. Si le déplacement professionnel se poursuit sur une durée comprise entre 2 ans et 4 ans, les limites sont abaissées de 30 % sur l’indemnisation. 

Dans le cadre de déplacements professionnels à l’étranger, l’employeur est autorisé à panacher les modes d’indemnisation. Il peut indemniser les frais de logement au réel et les dépenses de repas sous forme d’allocations forfaitaires, selon la décision prise par l’entreprise.

L’emploi des différents barèmes, ainsi que le suivi précis de tous les frais relatifs à un travail loin du domicile du salarié (cotisation, frais de repas, logement, etc.), semblent être un chantier insurmontable. Heureusement, Mooncard vous simplifie la tâche avec des produits spécialement étudiés dans ce but, avec une prise en main intuitive. 

Le calcul des indemnités de grand déplacement peut vite s’avérer complexe, frais de transport, cotisation, barème d’indemnisation, indemnités forfaitaires, etc. En parallèle, le traitement des lettres de remboursement frais de déplacement est chronophage. Il s’accompagne souvent d’erreurs coûteuses pour l’entreprise. Pour limiter les risques et mettre de l’ordre dans ce chantier administratif, entre le remboursement du trajet selon un barème ou l’indemnisation de salariés, l’idéal est d’opter pour une carte carburant Mooncard Mobility

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