Le guide ultime des frais de déplacement : calcul, barème et remboursement

frais déplacement tableau de bord

Sommaire

Les frais de déplacement constituent une part considérable des dépenses professionnelles, pour ne pas dire la plus grande. Très encadrés par la loi, ils occasionnent des procédures complexes. Ils représentent souvent un véritable casse-tête pour les DAF et les collaborateurs concernés. Définition, calcul, barème, petites astuces, ce guide vous donne toutes les informations pour gérer au mieux les frais de déplacement professionnel et leur remboursement.

 

Frais de déplacement : définition, calcul et barème 2022

 

Les frais de déplacement professionnel : définition

 

Par frais de déplacement, nous entendons toutes les dépenses effectuées par un salarié lors d’un voyage pour le compte de son entreprise. Il peut s'agir d'un voyage d’affaires de plusieurs semaines dans un pays étranger, d'un déplacement professionnel de courte durée dans un département voisin ou d'un simple rendez-vous avec un client à l'autre bout de la ville. 

Cela vaut également pour des cas plus spécifiques, comme le télétravail. Si le salarié exerce en télétravail depuis son domicile (de manière ponctuelle ou régulière) et doit se rendre dans l'entreprise pour assurer une obligation professionnelle ou assister à une réunion, il peut se faire rembourser les dépenses liées aux trajets. Pour ce faire, le salarié peut envoyer une lettre de remboursement de frais de déplacement à son employeur. 

En résumé, nous pouvons parler de frais de déplacement lorsqu’un salarié est dans l'obligation de se rendre quelque part pour assurer une mission, pour le compte de son entreprise.

En tant que salarié, vous pouvez donc demander le remboursement de tous les frais de déplacement engagés pour votre entreprise. Il peut s’agir d’un voyage d’affaires de plusieurs jours à l’étranger, d’un trajet en France ou d’un déplacement dans votre ville, pour des raisons professionnelles.

En tant que DAF, votre entreprise est tenue de rembourser les frais avancés par les collaborateurs lors de déplacements effectués dans le cadre de leurs missions professionnelles.

Les frais de déplacement professionnel regroupent deux catégories :

  • Les frais de transport : ils font référence aux indemnités kilométriques, calculées selon un barème, les titres de transport, les trajets domicile-travail ;
  • Les frais liés au déplacement : les repas, les frais de stationnement parking, l’hébergement (nuits d’hôtel, etc.)

 

Bon à savoir : Les modalités de remboursement des frais de déplacement varient selon votre secteur d’activité et votre statut

 

Les frais de déplacement dans le BTP et les frais de déplacement dans la fonction publique n’obéissent pas aux mêmes règles. De même, les voyages d’affaires ne sont pas remboursés d’une manière similaire si vous avez engagé des frais de déplacement auto-entrepreneur, frais de déplacement indépendant ou frais de déplacement du CSE.

 

Focus sur les indemnités kilométriques

 

Les indemnités kilométriques permettent au salarié de recevoir une compensation financière pour les déplacements professionnels effectués. Pour l’entreprise, c’est également un avantage, puisque ces frais peuvent être intégrés dans les charges. Ils entraînent ainsi une exonération de cotisations sociales

Le barème kilométrique concerne les voitures, les deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm3) et les motos. 

Bon à savoir : Quel est le montant du forfait mobilités durables ?

Pour les trajets du salarié à vélo, en covoiturage ou tout autre moyen de transport alternatif, l’employeur peut verser un forfait mobilités durables. D’un montant maximum de 500 € par an et par salarié, il remplace l’indemnité kilométrique vélo (IKV).

 

Tout le monde peut être concerné par les indemnités kilométriques, sans minimum ou maximum de salaire perçu. Le dirigeant de l'entreprise comme les cadres ou salariés peuvent en bénéficier s’ils sont amenés à réaliser des déplacements professionnels en France ou à l’étranger.

L'État fixe chaque année le barème kilométrique à appliquer.  Il ne peut pas être réglementé par les conventions collectives. Le calcul des indemnités varie selon le type de véhicule utilisé et la distance parcourue. Il est le même pour tout l’effectif salarié. 

Pour connaître le montant des indemnités kilométriques auxquelles vous avez le droit, voici le barème 2022 et le calcul à effectuer pour les voitures. Ici, la distance parcourue est exprimée en kilomètres (km) et la puissance fiscale du véhicule concerné en chevaux (CV) :

De 0 à 5 000 km par an De 5 001 à 20 000 km par an Plus de 20 000 km par an
3 CV et moins : 0,502 € x km 4 CV : (0,323 € x km) + 1 262,00 € 4 CV : 0,387 € x km
5 CV : 0,603 € x km 5 CV : (0,339 € x km) + 1 320 € 5 CV : 0,405 € x km
6 CV : 0,631 € x km 6 CV : (0,355 € x km) + 1 382 € 6 CV : 0,425 € x km
7 CV et plus : 0,661 € x km 7 CV et plus : (0,374 € x km) + 1 435 € 7 CV et plus : 0,446 € x km

Bon à savoir : Le montant des frais de déplacement professionnel est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. Depuis le 1er janvier 2021, les entreprises doivent appliquer cette majoration aux remboursements des dépenses engagées lors de voyages d’affaires.

Pour calculer les indemnités kilométriques, vous devez vous référer au nombre de kilomètres parcourus dans l'année et à la puissance fiscale de votre véhicule.

Attention :

  • Un seul aller-retour par jour peut être comptabilisé ;
  • S'il y a plus de 40 kilomètres à parcourir entre votre lieu de travail et votre domicile, la distance prise en compte est limitée à 80 kilomètres par jour. Toutefois, cette limite peut être levée en cas de circonstances particulières, comme une mutation géographique professionnelle, la difficulté à trouver un emploi près du domicile, l’état de santé du salarié ou encore les écarts de coût du logement.

 

Déclarer les frais de déplacement aux impôts : comment faire ?

 

En tant que salarié contraint d’utiliser votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, vous pouvez déduire les frais de déplacement de votre déclaration de revenus annuelle. Lorsque vous effectuez votre déclaration, vous devez bien sûr soustraire la part ayant été remboursée par votre employeur.

Vous disposez de plusieurs solutions pour déclarer les frais de déplacement aux impôts. Vous pouvez choisir la solution la plus avantageuse selon votre situation :

  • Utiliser le barème de l'administration fiscale pour calculer les sommes à déduire sur votre déclaration. Dans ce cas, nous parlerons de frais réels. Ce barème prend en considération les frais de carburant, d'assurance ou de réparation, vous ne pourrez donc pas les déduire en plus. Les frais occasionnés par le parking ou les péages ne sont pas pris en compte. Si vous souhaitez les déduire, vous devrez produire tous les justificatifs concernés.
  • Déduire vos dépenses réelles de transport. Vous devez alors fournir tous les justificatifs concernés, avec la date et l'objet de la dépense pour chacun d'entre eux.
  • Opter pour une déduction forfaitaire de 10 % sur votre revenu imposable.

Mooncard facilite la gestion administrative, la récupération des indemnités kilométriques et des frais de déplacement. 

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Remboursement des frais de déplacement

 

Selon le type de déplacement, les frais à rembourser varient.

 

Les petits déplacements

 

Les petits déplacements regroupent les voyages d’affaires n’empêchant pas le salarié de rentrer à son domicile le soir. L’employeur peut rembourser les frais réels liés au trajet ou verser une indemnité de repas. Les limites d’exonération sont fixées à 19,40 € pour un repas pris au restaurant et à 9,50 €, si le salarié n’est pas contraint de déjeuner ou dîner au restaurant.

 

Les grands déplacements

 

Lorsque le salarié se trouve à au moins 50 kilomètres de chez lui ou à une distance nécessitant un minimum de 1 h 30 de transport en commun, il est dans l’impossibilité de rentrer à son domicile le soir. Dans ce cas, il peut être remboursé des frais d’hébergement et de repas et percevoir une indemnité de grand déplacement

Ce remboursement peut être aux frais réels ou un montant forfaitaire basé sur le barème de l’URSSAF. Pour les déplacements en métropole, les montants sont fixés à 19,40 € par repas pour les 3 premiers mois, 69,50 € pour le logement à Paris et dans le 92, 93 et 94 et 51,60 €, dans les autres départements6. L’indemnité n’est pas la même pour les déplacements à l’étranger ou en outre-mer. Les montants varient selon la durée du voyage d’affaires. Ils sont dégressifs : le remboursement est plus important au premier mois qu’au 72e.

 

Les déplacements à l’étranger

 

Une allocation forfaitaire peut aussi être versée aux salariés devant se rendre dans un autre pays. Pour les DOM et collectivités d’outre-mer, cette allocation démarre à 87,50 €/jour (repas, hébergement). Elle peut aller jusqu’à 111 €/jour, en fonction de la zone géographique concernée. Pour les autres pays, l’allocation est calculée selon celle en vigueur pour le personnel de l’État. Le calcul est accessible directement sur le site officiel du Gouvernement.

Dans la majorité des cas, lorsque le remboursement est aux frais réels, les salariés avancent les montants :

 

En tant que salarié 

Vous devez fournir à votre entreprise tous les justificatifs des dépenses réalisées. Cette étape est cruciale puisque sans justificatif, rien n’oblige l’entreprise à vous rembourser (même si elle peut de manière exceptionnelle accepter une déclaration sur l’honneur et vous rembourser). 

Il est de votre responsabilité de conserver chaque justificatif et de pouvoir en expliquer le motif. Cela implique de bien noter au fur et à mesure l'origine des dépenses engagées. Si cette tâche peut sembler fastidieuse, elle est pourtant d’une grande aide en cas de difficultés, des mois plus tard, à expliquer à quoi correspond chaque dépense et pourquoi à tel instant, vous avez été obligé de faire telle dépense.

 

En tant que DAF 

Il vous faut collecter tous les justificatifs, vérifier leur cohérence, puis procéder au remboursement. C'est une tâche complexe, car vous êtes le garant de la pertinence de chaque remboursement. Vous devez donc vous assurer de la présence d’un motif réel et d’un montant cohérent pour chaque dépense. S'il est important de pouvoir faire confiance à chaque collaborateur, trop de laxisme pourrait conduire à des fraudes, volontaires ou simplement dues à un manque de rigueur.

L’employeur a des obligations concernant les déplacements professionnels. Dans le cas où le salarié utilise un véhicule professionnel, l'employeur doit lui rembourser les frais supplémentaires liés à cette utilisation. Dans cette situation, les remboursements sont exonérés de cotisations sociales, dans la limite du barème de l'administration fiscale.

La gestion des frais de déplacement, et plus globalement de la note de frais, représente une tâche chronophage et stressante. Les collaborateurs doivent avancer les dépenses, s’assurer de ne perdre aucun justificatif, attendre parfois longuement un remboursement, etc.

Quant aux DAF, ils doivent bien souvent courir après les justificatifs, gérer la situation lorsqu’il y a des pertes, vérifier les informations fournies, etc. Dans les entreprises, le budget alloué à la gestion des déplacements professionnels est faramineux, raison pour laquelle nous parlons parfois de « coûts cachés » de la note de frais.

À cela s'ajoute pour les DAF le cas spécifique des frais de déplacement pour les collaborateurs en mission à l'étranger : comment s'assurer que les frais avancés sont réels ? Que les notes de taxi n'ont pas été gonflées ? Les distances parcourues exagérées ? 

De même, de nombreuses erreurs ou sur-dépenses peuvent être occasionnées par des notes de frais rédigées en langue étrangère, ou une conversion des devises maladroite, etc. Avoir un référentiel à disposition et des outils fiables capables de convertir les devises est indispensable pour mieux contrôler les dépenses et s'assurer de leur cohérence.

 

Quelles sont les limites du remboursement des frais de déplacement ?

 

Pour être bien remboursé, le salarié doit connaître plusieurs limites.

 

Les frais de repas

 

Le montant maximal de remboursement autorisé est de 9,50 € (sauf pour les grands déplacements). L’entreprise peut aussi opter pour la remise de tickets restaurant, un procédé encadré restreignant le type de produits pouvant être achetés par ce moyen. Un ticket restaurant permet uniquement d'acheter un repas, une préparation alimentaire directement consommable (ex. : un plat sous vide au rayon traiteur d'un magasin) ou des fruits et des légumes. Votre employé ne pourra donc pas utiliser un ticket restaurant pour acheter des aliments à préparer lui-même, même si c’est souvent plus économique.

 

Les frais de grand déplacement

 

Les barèmes des limites à respecter varient selon la durée du voyage d’affaires et la zone géographique, comme explicité plus haut. Il faudra donc être particulièrement attentif aux différents barèmes selon le cas et le pays concerné afin de rester en conformité avec la législation en vigueur.

 

Les frais de déplacement

 

Le collaborateur peut emprunter tout type de transport cohérent avec son voyage : avion, train, voiture de location, etc. Dans ce cas, il sera remboursé aux frais réels à son retour sur le lieu de travail, sur présentation d’un justificatif. Si le collaborateur utilise un véhicule de fonction, il ne sera pas remboursé, puisqu’il n’engage aucuns frais. L’entreprise comptabilise les coûts occasionnés dans ses dépenses d’exploitation. 

Enfin, si le collaborateur utilise son véhicule personnel, il sera remboursé soit aux frais réels (à condition de pouvoir les justifier via une facture détaillée), soit par un forfait standard de 30 cts/km.

Bon à savoir : Le salarié voyageant en avion peut profiter des programmes de fidélité des compagnies aériennes

En France ou à l’étranger, les déplacements professionnels en avion permettent de gagner des miles. Ils peuvent ensuite être utilisés à titre personnel ou récupérés par l’employeur.

Il faut insister sur ce point, même s'il ne s'agit pas à proprement parler d’une limite : chaque dépense à rembourser doit être accompagnée d'un justificatif, avoir un motif réel, un montant cohérent. La responsabilité du salarié et de la personne chargée de collecter, vérifier les justificatifs et rembourser les frais de déplacement sont toutes deux engagées. 

En cas de contrôle de l’URSSAF, chaque dépense doit pouvoir être justifiée. Des justificatifs manquants ou des dépenses jugées incohérentes peuvent entraîner une suspicion de fraude. Utiliser une solution de gestion de notes de frais vous aide à mieux contrôler les dépenses et les remboursements. Elle vous évite de nombreux tracas, en plus d'optimiser votre organisation.

 

Implémenter une solution de gestion des notes de frais

 

Une solution de gestion des notes de frais dématérialisée apporte des bénéfices à l’effectif salarié comme aux DAF : réduction des coûts, meilleur contrôle des dépenses, remboursements plus rapides, gain de productivité, allègement de la charge mentale, etc. La liste est longue.

 

Une gestion simplifiée pour les salariés

 

La gestion des notes de frais représente un véritable casse-tête. Elle occupe une partie du temps de travail (pouvant être consacré à démarcher des clients ou conclure des contrats) et, trop souvent, du temps libre. Soyons honnêtes : personne n'aime passer des heures à rechercher des justificatifs éparpillés au bureau, dans la boîte à gants du véhicule, dans les poches, etc. Sans compter l'agacement en réalisant la perte de certains, un ticket à moitié effacé ou le motif d'une dépense en particulier oublié. 

Certains salariés sont parfaitement organisés et gèrent cette mission facilement et rapidement, mais ils font figure d'exceptions. Il faut ensuite prendre le temps de noter toutes les dépenses, faire des calculs, envoyer sa demande de remboursement et attendre. Une attente inconfortable, car souvent accompagnée d'angoisse : le remboursement pourrait tarder à arriver, être contesté, il pourrait manquer un justificatif, etc.

Une solution de gestion de notes de frais évite tous ces problèmes : vous renseignez vos dépenses au fur et à mesure et prenez en photo le justificatif. Avec une application comme Mooncard, vous pouvez le faire en quelques instants, à n'importe quelle heure, même en déplacement et directement depuis votre smartphone

C'est un véritable confort au quotidien, un moyen simple de tout enregistrer, sans attendre. Tout est clair, précis, vous retrouvez une véritable sérénité. Et, cerise sur le gâteau, une telle solution accélère drastiquement les remboursements et limite les erreurs !

 

Une meilleure organisation pour les DAF

 

Courir après les justificatifs, essayer de décrypter des notes de frais rédigées en langue étrangère, convertir les devises, ou encore essayer de comprendre pourquoi le salarié arrive à des montants d'indemnités kilométriques ne correspondant pas à vos calculs, etc.

Ajoutons à cela les discussions houleuses avec les salariés ne comprenant pas un motif de non-remboursement, le temps passé à comparer les dépenses avec la politique voyage de l’entreprise, etc. Dans les entreprises, la gestion des notes de frais occasionne des migraines, même aux DAF les plus aguerris, sans parler des pertes de temps générées. Une solution de gestion des notes de frais facilite la vie.

Comme les salariés enregistrent leurs dépenses en temps réel, vous avez une vision claire de la situation. Vous n'avez plus à courir après les justificatifs, vous gagnez un temps considérable et vous profitez d'outils pratiques pour suivre les demandes de remboursement et vérifier leur cohérence

Certains outils vous proposent directement les conversions de devise ou la prise en charge de la TVA sur les frais de déplacement, selon les normes de chaque pays. Finis les calculs fastidieux et le temps perdu sur Google à chercher manuellement les informations. Vous gagnez du temps tout en améliorant vos conditions de travail. 

 

Des coûts réduits pour l'entreprise

 

Pour les entreprises, implanter une solution de gestion de la note de frais est encore plus avantageux : c'est du temps gagné pour les salariés comme pour les DAF, des contrôles facilités, impliquant un gain de productivité et une réduction des coûts !

Le temps passé par les salariés et les DAF à gérer les notes de frais est réduit au minimum. Ils peuvent ainsi se consacrer pleinement à d'autres missions à forte valeur ajoutée. Sur l'année, cela représente potentiellement des dizaines d'heures de travail dégagées, à multiplier par chaque personne concernée

Autre atout, et pas des moindres, cela permet de limiter les erreurs et donc les risques de fraude. En cas de contrôle, c'est une réelle sécurité. C'est également une réelle avancée pour vos déclarations fiscales. Une application comme Mooncard est capable de répartir automatiquement la TVA déductible et non déductible.

Une solution encore plus avantageuse est d'opter pour une carte carburant Mooncard Mobility, liée à une application de gestion des notes de frais. Les salariés paient avec cette carte et leurs dépenses sont automatiquement enregistrées. Vous savez en temps réel qui dépense combien et pour quel motif. Quant aux salariés, ils n'ont plus à avancer les frais, réduisant encore davantage la charge de travail et le stress liés aux remboursements.

La gestion des déplacements professionnels n'a rien d'évident, ni pour les salariés ni les DAF. Savoir comment déclarer ces frais, les rembourser, fournir les bons justificatifs, etc. est indispensable pour ne pas commettre d'erreurs. Grâce aux informations données dans ce guide des frais de déplacement, vous pouvez y voir plus clair. 

Pour éviter les erreurs et profiter d'une organisation optimale, utilisez une solution de gestion de notes de frais, comme l'application Mooncard.

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