Frais de déplacement et TVA : tout ce qu'il faut savoir

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Hébergement, carburant, repas, transport, location de véhicules… Les frais supportés par un salarié, ou un dirigeant, dans le cadre d’un déplacement professionnel ne manquent pas. Les dépenses n’ouvrent pas toutes le droit à une déduction de taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Mooncard fait le tour des frais de déplacement pour lesquels la TVA est récupérable, ou non, sur les notes de frais.

 

Quelles sont les conditions à respecter pour récupérer la TVA sur les frais de déplacement ?

 

Tout professionnel doit respecter des règles pour déduire la TVA payée sur ses achats :

  • La TVA à déduire doit être justifiée. Vous devez pouvoir présenter un document justificatif (souvent une facture) précisant le montant de la TVA déductible. Pour être valable, une facture doit obligatoirement mentionner : date d’émission, numéro, date de la vente, identité du vendeur, de l’acheteur, numéro d’identification à la TVA, désignation et décompte des biens et services, prix catalogue, taux de TVA applicable et somme à régler (HT, TTC);
  • La TVA ne peut être déduite avant l’exigibilité chez le fournisseur. Vous pouvez la déduire uniquement au titre du mois au cours duquel vous avez acheté le bien ou procédé au paiement du service ;
  • Les produits ou les services acquis doivent être nécessaires à l’exploitation de l’entreprise. S’ils sont utilisés à des fins personnelles (mis à disposition à titre gratuit), l’utilisation privative ne doit pas excéder 90 %.  

Pour chaque frais engagé, la TVA à déduire est déterminée en fonction de son coefficient de déduction. Il prend en considération le degré d’utilisation et les restrictions éventuelles prévues par la loi. 

 

Frais de déplacement TVA : quelles modalités de récupération ?

 

Tous les frais de déplacement ne sont pas admissibles à la déduction de la TVA. Tour d’horizon des dépenses professionnelles pour lesquelles la taxe est récupérable. 



Déduction de TVA sur les frais de repas

 

Le Code général des impôts n’impose pas de restriction sur la récupération de la TVA sur les frais de repas. La TVA peut être déduite sur l’intégralité de la note, y compris les éventuelles dépenses des invités. La note remise à la fin du repas doit préciser la date, le nom, l’adresse du restaurant et les prix TTC, pour l’ensemble des prestations fournies. 

Pour anticiper un éventuel contrôle, le motif du repas pris à l’extérieur doit être justifié par un déplacement professionnel. L’identité de l’intégralité des participants doit être précisée au dos de la note.  

 

Récupération de la TVA sur les véhicules

 

Le droit à déduction de la TVA sur l’acquisition, la location et l’entretien est autorisé pour certaines catégories de véhicules comme :

  • Les « véhicules très spéciaux », repris dans les textes annexés au Code de la route (camionnettes, camions, triporteurs, tracteurs, etc.) ;
  • Les téléphériques, ou télébennes, destinés au transport des minerais ou matériaux ;
  • Les voiliers réservés à la compétition ;
  • Les véhicules disposant de plus de huit places assises, utilisés pour conduire le personnel sur les lieux de travail ;
  • Les véhicules utilisés dans le cadre d’une activité d’enseignement de la conduite ;
  • Les utilitaires.

 

TVA déductible sur le carburant

 

Une entreprise peut récupérer la TVA sur le carburant. Les conditions de remboursement diffèrent selon le type de véhicule. Les véhicules exclus du droit à déduction bénéficient d’un taux de récupération de TVA moins important. 

Véhicules non éligibles à déduction Autres véhicules
Depuis le 1er janvier 2020 60 % 60 %
À compter du 1er janvier 2021 80 % 80 %
À partir du 1er janvier 2022 80 % 100 %

La récupération de la TVA sur le gazole et le superéthanol E 85 est possible sur l’ensemble des véhicules, exclus ou non du droit à déduction, dans la limite de 80 %.

Bon à savoir : La TVA est récupérable sur les frais de péage. Quel que soit le véhicule utilisé (tourisme, utilitaire), les dépenses de péage peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA.

Quand la TVA n'est-elle pas récupérable sur les frais de déplacement ?

 

Certains frais de déplacement professionnel ne sont pas éligibles à la récupération de la TVA. 

 

Récupération de la TVA sur les frais d’hébergement

 

Les dépenses de logement réalisées par les salariés ou les dirigeants de l’entreprise sont exclues du droit à déduction. Quel que soit le motif, la TVA ne peut pas être récupérée sur les nuits d’hôtel. En revanche, elle est récupérable sur : 

  • Les petits-déjeuners et repas servis à l’hôtel ;

  • Les frais d’hébergement pris en charge par l’entreprise pour le compte d’un tiers (client, fournisseur, etc.) ;

  • Les logements fournis gratuitement aux salariés d’une société de sécurité, surveillance ou gardiennage.

 

TVA non déductible sur certains frais de transport

 

Contrairement aux véhicules utilitaires, la location de véhicules de tourisme n’ouvre pas droit à la déduction de la TVA. Les dépenses relatives au transport de personnes ne sont pas admissibles : frais de transports en commun (métro, bus, train, taxi, avion, etc.). Comme pour les frais d’hébergement, seules les dépenses supportées par les fournisseurs ou prestataires et refacturées à l’entreprise peuvent faire l’objet d’une récupération de TVA.

Tout comme la déduction des frais de déplacement des impôts, la récupération de la TVA est restreinte et répond à des règles précises. Elle ne concerne pas toutes les dépenses professionnelles engagées par un salarié, ou un dirigeant, en petit, ou en grand déplacement. Pour anticiper les contrôles de TVA déductible, il est important de conserver l’ensemble des justificatifs de notes de frais des salariés.

 

Entre le traitement des lettres de remboursement frais de déplacement et le contrôle des justificatifs, la gestion des notes de frais s’apparente souvent à un véritable parcours du combattant. 

 

Avec la  carte carburant Mooncard Mobility, les justificatifs de dépenses effectuées en déplacement sont directement pris en photo et stockés numériquement. Les notes de frais sont préremplies à l’aide des données issues de la transaction bancaire. La part de TVA déductible est automatiquement calculée. Finie la ressaisie ! L’ensemble des informations sont transmises au service comptabilité, sous forme d’écritures comptables.

 

Vos collaborateurs peuvent utiliser la carte multi-enseignes Mooncard Mobility pour régler toutes leurs dépenses de mobilité : frais de stationnement parking, péages, réparations de véhicule, paiement des amendes, etc. Notre solution a déjà conquis plus de 3 000 entreprises dans tous les domaines d’activité : fonction publique, membres du CSE, auto-entrepreneur, indépendant, etc. Comme Air France, Cora, Vinci ou Indigo, faites confiance à Mooncard pour faciliter la gestion des dépenses professionnelles. Demandez une démo

 

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