Déplacement professionnel
Les frais de déplacement dans la fonction publique
Côme Chenivesse
Product Manager Mobilité
Mis à jour le
Les déplacements professionnels temporaires des agents publics participent au dynamisme de l’administration. Ils leur permettent d’être au contact des problématiques territoriales. Les modalités de remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs missions, formations, examens ou stages sont fixées dans le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006. L’administration ou la collectivité pour le compte de laquelle le déplacement est réalisé est tenue de prendre en charge partiellement ou totalement les frais de transport, repas et d’hébergement. Mooncard fait le point sur l’indemnisation des frais de déplacement dans la fonction publique.
Sommaire
Quels agents sont concernés par le remboursement des frais de déplacement dans la fonction publique ?
L’article 1 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et modalités de règlement des frais de déplacement dans la fonction publique apporte des précisions sur les agents éligibles. Sont concernés les personnels civils à la charge des :
- Budgets et des services de l’État ;
- Établissements publics à caractère administratif (EPA) ;
- Établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) ;
- Établissements publics à caractère scientifique et technologique (EPST) ;
- Établissements publics à caractère scientifique, culturel, professionnel (EPSCP) ;
- Groupements d’intérêt public (GIP), dont les dépenses de fonctionnement sont couvertes partiellement ou totalement par des subventions de l’État et des EPA.
Les intervenants extérieurs à une administration ou à un établissement public ne sont pas rémunérés par l’État ou un établissement mentionné ci-dessus. En revanche, ils collaborent aux comités, conseils, commissions ou autres organismes consultatifs. Ces derniers apportent une contribution directe aux services de l’État. Dans ce cadre, ils sont indemnisés de leurs frais de déplacement dans les modalités applicables aux personnels civils de l’État.
Bon à savoir
Est-il possible d’opter pour les frais réels pour le remboursement des dépenses professionnelles ?
Pour déduire les frais de déplacement aux impôts, l’agent public peut réintégrer à ses salaires les indemnités perçues par l’administration ou l’établissement public. En contrepartie, il peut déduire l’intégralité des frais de déplacement engagés dans le cadre de sa mission.
Quelles sont les différentes fonctions publiques françaises ?
En France, la fonction publique est divisée en trois branches :
- Fonction publique d’État (FPE), employant 2,4 millions de personnes : administrations centrales, ministères, services déconcentrés, lycées, préfectures, rectorats ;
- Fonction publique territoriale (FPT), comptant 1,9 million d’agents : collectivités territoriales, structures intercommunales, offices publics de l’Habitat (OPH) ;
- Fonction publique hospitalière (FPH), dénombrant 1,2 million de personnes : maisons de retraite publiques, centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS), établissements d’hospitalisation publics.
Au total, 5,5 millions d’agents travaillent dans la fonction publique en France.
Fonction publique d’État : quelles conditions de remboursement des frais de déplacement ?
Les conditions de prise en charge varient selon le motif du déplacement temporaire de l’agent de la fonction publique.
Formation
Les frais de déplacement fonction publique peuvent être remboursés si :
- Il s’agit d’une formation préalable à la titularisation ;
- Le déplacement pour suivre une formation continue est organisé par ou à l’initiative de l’administration. Le lieu de formation est situé en dehors de la résidence administrative (commune dans laquelle l’agent est affecté) et familiale (commune dans laquelle est localisé le domicile de l’agent).
En cas de formation continue, l’agent public peut utiliser les transports en commun ou son véhicule personnel. Dans le premier cas, les frais sont pris en charge sur présentation des justificatifs. Dans le second cas, les frais de déplacement sont indemnisés en se basant sur le tarif de transport le moins cher ou sur les indemnités kilométriques, dont le montant diffère en fonction du type de voiture, sa puissance et la distance parcourue.
Découvrez les taux d’indemnités kilométriques fixés par l’arrêté du 27 mars 2023 :
| Puissance administrative (en CV) | De 0 à 5 000 km par an | De 5 001 à 20 000 km par an | Plus de 20 000 km par an |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
Les frais de stationnement et de parking sont remboursés à l’agent sur présentation de justificatifs. En cas d’accident, les frais d’assurance ou de réparation ne sont pas pris en charge.
L’indemnité kilométrique pour les 2 ou 3 roues est établie à :
- 0, 15 € : cylindrée supérieure à 125 cm³ ;
- 0, 12 € : autre véhicule.
Les frais de repas sont remboursés à hauteur de 17,50 € par repas. Les frais de logement (comprenant le petit-déjeuner) sont pris en charge dans la limite de :
- 90 € : ville d’au moins 200 000 habitants ;
- 70 € : autre commune ;
- 110 € : Paris ;
- 90 € : autre commune du Grand Paris.
Dans le cas d’une formation préalable à la titularisation, une indemnité journalière maximum est fixée pour couvrir les frais de repas et d’hébergement :
Logé gratuitement et accès à un restaurant administratif :
| Conditions d’hébergement et de repas | Indemnité journalière maximum |
|---|---|
| 8 premiers jours | 18,80 € |
| 9e jour au 6e mois | 9,40 € |
| À compter du 7e mois | 4,70 € |
Possibilité de manger dans un restaurant administratif :
| Conditions d’hébergement et de repas | Indemnité journalière maximum |
|---|---|
| Le 1er mois | 28,20 € |
| 2e au 6e mois | 18,80 € |
| À compter du 7e mois | 9,40 € |
Hébergé gratuitement :
| Conditions d’hébergement et de repas | Indemnité journalière maximum |
|---|---|
| 8 premiers jours | 28,20 € |
| 9e jour au 3e mois | 18,80 € |
| 4e au 6e mois | 9,40 € |
| À compter du 7e mois | 4,70 € |
Ni hébergement gratuit, ni restaurant administratif :
| Conditions d’hébergement et de repas | Indemnité journalière maximum |
|---|---|
| 1er mois | 37,60 € |
| 2e au 3e mois | 28,20 € |
| 4e au 6e mois | 18,80 € |
| À compter du 7e mois | 9,40 € |
Concours ou examens
Les frais de transport sont remboursés à hauteur d’un aller-retour par année civile si :
- L’agent public se présente aux épreuves d’admissibilité ou d’admission d’un examen professionnel ou d’un concours ;
- Les épreuves ont lieu hors de sa résidence administrative et familiale.
Mission
Pour les besoins du service, un agent peut être amené à se déplacer de manière temporaire dans une commune différente de sa résidence administrative et familiale. Pour être remboursé des frais de déplacement, il doit être muni d’un ordre de mission. Les modalités de remboursement des frais de repas et d’hébergement sont identiques à celles appliquées pour une formation continue.
Bon à savoir
Comment se présente un ordre de mission ?
Le document précise l’objet, le lieu d’exécution de la mission, la date et le mode de transport utilisé par l’agent dans le cadre de son déplacement. S’il réalise des déplacements réguliers, l’ordre de mission peut intégrer plusieurs missions, d’une durée maximale de 12 mois.
Tournée
Un agent en poste à l’étranger peut se faire rembourser ses frais s’il effectue un déplacement de service à l’intérieur du pays de sa résidence administrative. Une indemnité maximale de 13,73 € est versée par repas et 63 € par jour, pour les frais d’hébergement.
Intérim
Pour occuper un poste temporairement vacant dans une autre commune, un agent peut être amené à engager des frais de déplacement. Les frais de transport, hébergement et repas sont pris en charge dans les conditions applicables à la formation continue.
Participation à une commission
Il est possible de se faire rembourser les frais de déplacement fonction publique si :
- L’agent se rend aux convocations d’un organisme consultatif ;
- Il effectue des déplacements temporaires exigés par l’organisme consultatif dans lequel il siège.
Déplacements dans la même commune
Les frais de déplacement sont pris en charge si la commune dispose de transports en commun. Les déplacements doivent être réalisés à l’intérieur du territoire de la commune de la résidence administrative, familiale, où l’agent est en déplacement temporaire. Selon la fréquence du déplacement, les frais de transport sont remboursés sur la base du tarif ou de l’abonnement le moins onéreux de transport en commun.
Fonction publique territoriale : quelles modalités d’indemnisation des frais de déplacement ?
Les déplacements temporaires des agents de la fonction publique territoriale obéissent globalement aux mêmes règles. Découvrez les principales différences de prise en charge entre la FPE et la FPT :
- Les formations éligibles au remboursement des frais sont les formations de professionnalisation, de perfectionnement et d’apprentissage de la langue française ;
- Pour les formations de perfectionnement, les indemnités journalières maximum de la formation préalable à la titularisation (FPE) s’appliquent ;
- Les déplacements au sein d’une même commune disposant ou non de transports en commun ouvrent droit au versement d’une indemnité forfaitaire de 615 € maximum.
Fonction publique hospitalière : quelle indemnisation des frais de déplacement ?
Les modalités de remboursement des frais de déplacement dans la FPH diffèrent légèrement des deux autres types de fonction publique :
- Si l’agent part en mission d’intérim en Outre-mer, ses frais de repas sont pris en charge à hauteur de 17,50 € par repas. Ses frais d’hébergement lui sont remboursés à hauteur de 70 € par jour, s’il se trouve en intérim de 0 heure à 5 heures. S’il séjourne dans une même commune, le taux de prise en charge est réduit de 10 %, à partir du 11e jour, puis de 20 % à compter du 31e jour.
Dans la fonction publique, l’indemnisation des frais de repas, hébergement, transport engagés par les agents publics lors de leurs déplacements temporaires est fastidieuse. Sans solution de gestion des notes de frais, lettres de remboursement frais de déplacement, justificatifs, le traitement des remboursements peut vite devenir un véritable parcours du combattant.
Vous êtes à la recherche d’une carte carburant compatible avec votre logiciel de gestion de flotte ? Découvrez la carte carburant Mooncard Mobility, première carte prenant en charge 100 % des dépenses mobilité, dans 100 % des enseignes.
Elle facilite les déclarations et récupérations de la TVA sur les frais de déplacement professionnel. La carte permet de cumuler des Miles Flying Blue à chaque dépense professionnelle réalisée en petit comme en grand déplacement. Elle est directement reliée à une application de gestion pour piloter en temps réel l’ensemble des cartes.
Les cartes de paiement d’entreprise Mooncard ont déjà séduit 6 000 entreprises dans tous les secteurs d’activité : fonction publique, membres du CSE, auto-entrepreneur, indépendant, etc. Vous souhaitez découvrir une innovation reconnue par France FinTech, La French Tech ou encore Bpifrance ? Demandez une démo !
Découvrez nos autres articles sur les frais de déplacements :
Se tenir au courant des dernières actualités
Tous nos conseils sur la gestion des notes de frais en un email