Déplacement professionnel à l'étranger : ce qu'il faut savoir

indemnité grand déplacement

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La mondialisation pousse de plus en plus d’entreprises à s’ouvrir à l’international. Rechercher des fournisseurs, nouer des partenariats, trouver de nouveaux clients, conclure une affaire, faire une présentation commerciale… Les raisons de partir en voyage d’affaires sont nombreuses. Les déplacements professionnels à l’étranger font l’objet d’une réglementation spécifique. Mooncard vous donne des conseils pour simplifier la gestion des voyages d’affaires en entreprise.

 

Déplacement professionnel à l’étranger : de quoi parle-t-on ?

 

L’exercice temporaire de missions plus ou moins longues à l’étranger est considéré comme un déplacement professionnel. Pour pouvoir demander à un salarié de se déplacer ponctuellement en dehors de la France, l’employeur doit insérer une clause de mission dans le contrat de travail. Pour le salarié, la présence de cette clause constitue une obligation d’accepter un voyage d’affaires dans un autre pays. À la différence de la clause de mobilité géographique, la clause de mission ne modifie pas le lieu de travail habituel d’un salarié. 

Bon à savoir : Comment traiter le temps de trajet lors d’un déplacement professionnel à l’étranger ?

Dans le cadre d’un voyage d’affaires, le temps passé dans les transports pour rejoindre le pays de destination dépasse bien souvent le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel du salarié. En contrepartie du dépassement, l’employeur doit offrir au salarié une compensation, sous forme de repos ou financière.

Quel est l’intérêt d’une clause de mobilité ?

 

Une clause de mobilité rend possible la modification du lieu de travail par l’employeur. Cette dernière s’impose alors au salarié. Pour être valable, la clause doit préciser l’étendue de la zone géographique de mobilité. La mutation du salarié doit répondre à un besoin précis de l’entreprise. Une clause de mobilité peut être refusée par le salarié pour trois raisons : 

  • La mutation génère des modifications sur un élément essentiel du contrat comme la rémunération ou les horaires de travail ;
  • Le délai de prévenance est trop court, compte tenu des perturbations générées par le changement de lieu de travail ;
  • La mutation demandée par l’employeur impacte la vie personnelle et familiale du salarié.

 

Quelle différence entre mission, détachement et expatriation ?

 

Pour bien comprendre le périmètre d’un déplacement professionnel hors de France, il est important de savoir différencier mission, détachement et expatriation.

Une mission concerne les déplacements professionnels de courte durée à l’étranger. La durée maximum du voyage d’affaires est fixée à trois mois. Le déplacement n’a pas d’impact sur le contrat de travail ou le statut du salarié : 

  • Il reste salarié de l’entreprise ;
  • L’employeur maintient le versement des cotisations salariales et patronales en France. 

Bon à savoir : Quel est le rôle d’un ordre de mission ?

L’établissement d’un ordre de mission est courant lors d’un déplacement professionnel à l’étranger. Certaines conventions collectives exigent de transmettre au salarié un ordre de mission avant de partir en voyage d’affaires. Ce document précise les modalités de prise en charge des frais professionnels par l’employeur (repas, logement, transport), la durée de la mission, etc. 

Le détachement consiste à envoyer un salarié travailler à l’étranger pendant une durée déterminée. Pendant le temps de sa mission, il fait toujours partie des effectifs de l’entreprise, en France. Il continue de cotiser au régime général de la Sécurité sociale et à bénéficier de l’assurance maladie française. La plupart du temps, le détachement fait l’objet d’un avenant au contrat de travail. Ce dernier permet d’organiser les relations entre l’employeur et le salarié détaché. La durée d’un détachement varie de quelques mois à quelques années, en fonction de la mission et du pays d’accueil. 

Le statut de salarié expatrié s’applique à tout salarié réalisant une mission de plus de trois mois en dehors du territoire français. Le salarié n’est plus rattaché au régime de Sécurité sociale français et n’a plus de lien de subordination avec son employeur d’origine. Il n’est plus intégré dans l’effectif salarié de l’entreprise. Son contrat de travail initial est suspendu ou rompu, en cas de transfert ou de mutation dans une entreprise ou filiale implantée à l’étranger.

Bon à savoir : Depuis le 1er janvier 2022, la gestion des situations de mobilité internationale des salariés est assurée par l’Urssaf

Un nouveau service en ligne permet de gérer les demandes de détachement à l’étranger et les situations de pluriactivité.

Pourquoi souscrire une assurance voyage professionnel ?

 

Avant d’envoyer un collaborateur en voyage d’affaires dans un autre pays, l’employeur doit s’informer sur les risques inhérents à la mission :

    • La sécurité/sûreté : catastrophes naturelles, zones de vigilance, risque d’attentat, guerre, terrorisme, etc. ;
  • Les conditions sanitaires : maladies infectieuses, accès aux soins, frais d’hospitalisation, test de dépistage à la Covid-19, etc.

Après avoir collecté l’ensemble des informations sur les conditions de voyage dans le pays en question, l’employeur doit les communiquer au salarié concerné. En parallèle, il est tenu d’informer la Sécurité sociale du déplacement professionnel en remplissant le formulaire CERFA n° 60-3551 « Avis de mission professionnelle à l’étranger ».

La souscription d’une assurance voyage professionnel fait partie des formalités à accomplir pour préparer le déplacement professionnel d’un salarié à l’étranger. Elle permet d’offrir aux voyageurs d’affaires une couverture santé supplémentaire adaptée à la destination et au type de déplacement. L’assurance voyage multirisque couvre les hospitalisations, rapatriements, retards ou annulations de vol, catastrophes naturelles, agressions, bagages endommagés, perdus, volés ou encore l’annulation des déplacements, en cas d’imprévu.

Bon à savoir : Une politique de voyage d’entreprise facilite la gestion des déplacements professionnels à l’étranger

L’objectif d’une politique voyage est de maîtriser les coûts tout en assurant de bonnes conditions de voyage aux salariés. Véritable levier d’économies, elle vise à assurer le bien-être et le confort des voyageurs en déplacement professionnel. Une politique voyage intègre des informations sur le paiement des dépenses pendant la mission, la sécurité personnelle et matérielle, l’utilisation des transports, les réservations de vols, trains, hôtels, locations de voiture, etc.

Quel est le montant des indemnités de déplacement lors d’un voyage d’affaires à l’étranger ?

 

Pour couvrir les dépenses supplémentaires de logement et de repas du salarié en déplacement professionnel, l’employeur peut lui verser une indemnité de grand déplacement. Les grands déplacements concernent les salariés dans l’impossibilité de regagner chaque jour leur domicile : 

  • La distance entre leur lieu de résidence et leur lieu de travail dépasse les 50 km ;
  • Les transports en commun ne leur permettent pas de rentrer chez eux en moins de 1h30. 

Dans le cadre de déplacements professionnels à l’étranger, le salarié perçoit des allocations forfaitaires journalières. Elles varient selon le pays de destination et sont versées en monnaie locale. Les montants de l’indemnité de mission applicables sont consultables sur le site du ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance. Nous vous donnons des exemples de frais de mission : 

Pays Monnaie Montant de l’allocation forfaitaire
Allemagne Euro 164
Brésil Dollar des États-Unis 148
Canada Dollar canadien 260
Émirats arabes unis Dirham des Émirats arabes unis 754
Grande-Bretagne Livre sterling 180
Maroc Dirham marocain 1 437

Bon à savoir : Un barème spécifique s’applique pour les déplacements professionnels en outre-mer

Le montant des indemnités forfaitaires de repas et de logement (petit-déjeuner compris) est publié sur le site de l’Urssaf. 

L’employeur doit réduire le montant de l’indemnité de grand déplacement dans trois cas de figure : 

  • Le salarié est logé gratuitement : l’entreprise lui fournit un logement ou prend directement en charge le coût de l’hébergement. L’employeur doit baisser l’allocation forfaitaire à hauteur de 65 % ;
  • Le salarié est nourri gratuitement à l’un des repas. L’indemnité de grand déplacement est réduite de 17,5 % ;
  • Le salarié ne paie pas les deux repas de la journée. Les frais de mission sont abaissés de 35 %.

Au-delà de trois mois d’affectation sur un même lieu de travail, de manière continue ou discontinue, les limites d’exclusion d’assiette des indemnités de grand déplacement sont réduites de 15 %. Si les conditions de travail conduisent le salarié à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 2 ans (dans la limite de 4 ans), elles sont réduites de 30 %.

Bon à savoir : L’employeur peut panacher les modes de remboursement des frais de déplacement professionnel à l’étranger

Deux modes d’indemnisation peuvent être combinés pour le remboursement des dépenses d’hébergement et de repas engagées par le salarié dans un autre pays : au réel, sur présentation de justificatifs, et au forfait.

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