Frais de repas 2023 : le nouveau barème

Frais de repas : de quoi s'agit-il ?

Les dépenses d'un professionnel pour la prise de ses repas peuvent faire l'objet d'une déduction de son revenu imposable. Cela concerne :

• Soit les travailleurs indépendants soumis à un régime réel d'imposition (BIC, BNC, BA...), comme les auto-entrepreneurs ou les professionnels en portage salarial ;
• Soit les salariés ayant opté pour les frais réels au titre de leur déclaration de revenu.

Le coût des repas pris dans le cadre de l'activité relève, en effet, des frais professionnels, tout comme par exemple :

• Les frais d'hébergement ;
• Les frais de transport ;
• Les frais de double résidence ;
• Les frais de déménagement...

Plusieurs conditions doivent néanmoins être respectées pour le remboursement des frais professionnels de repas par l'employeur :

• Les dépenses de repas pris sur le lieu de travail ou à l'extérieur sont rendues nécessaires par les contraintes professionnelles du salarié, et ne constituent pas un simple confort.
• Le salarié ne doit pas avoir la possibilité de regagner son domicile pour manger au vu de la distance à parcourir.
• Un justificatif doit être conservé sous la forme d'une note de frais pour intégrer ces frais dans les dépenses de l'entreprise.

Quels changements amène le nouveau barème ? 

Déductions des frais de repas de ses impôts

Un repas pris en extérieur est généralement plus cher qu’un repas pris chez soi. De cette manière, ces dépenses liées au travail sont déduites dans les déclarations de revenus lorsqu'elles sont inévitables et justifiées, comme par exemple l’absence de cantine ou l'éloignement du domicile. 

S’il n’y a pas de justificatifs de notes de frais repas, les contribuables peuvent déduire un prix forfaitaire du repas. Ce montant pourra néanmoins être réduit par l’employeur, si celui-ci participe en donnant au salarié des tickets restaurant. Sur présentation de justificatifs de notes de frais, le contribuable peut déduire la différence entre le prix réellement payé et le coût théorique d'un repas à domicile. Il est néanmoins important d’être rigoureux quant à la gestion de ses justificatifs. Pour aider les salariés, des modèles de notes de frais de restauration gratuite sous Excel existent.

Il est important pour l'employeur d'assurer un suivi très rigoureux de l'ensemble des dépenses professionnelles de restauration de ses salariés. Cet aspect du budget de l'entreprise est au moins aussi sensible que le processus d'achat. Le déploiement de cartes bancaires pour frais professionnels est une solution de plus en plus courante au sein des entreprises.

Attention, les allocations pour frais de repas ont une limite et ne doivent pas dépasser un certain plafond. En effet, chaque année, un plafond est fixé par l'Urssaf pour pouvoir définir l'exonération de cotisations sociales et impôt au titre des frais professionnels. Ces montants varient en fonction de la situation.

Montant des frais déductibles

Le barème des frais de repas permet aux contribuables et aux autorités fiscales d'évaluer les avantages en nature résultant des repas pour les employés sans que ceux-ci aient besoin de conserver leurs justificatifs. Ces frais ne constituent pas des charges fixes pour l'entreprise et doivent donner lieu à remboursement.

Pour rappel, le montant maximal de l'exonération atteignait, en 2021, 19,10 € TTC. En conséquence, le montant déduit par repas ne pouvait pas excéder 14,15 € TTC puisque la valeur d’un repas à domicile était estimée à 4,95 € (soit 19,10 € - 4,95 €). 

Le barème de 2022 a augmenté, pour atteindre une valeur maximale quotidienne de 19,40 €. En conséquence le montant déduit par repas atteint cette année la somme maximale de 14,40€ puisque la valeur d’un repas pris à domicile a, cette année, atteint les 5 €.

Remboursement d’employeur à salarié

Il est aussi possible pour un employeur de rembourser un salarié pour les repas en tant que frais professionnels si l'employé a besoin de manger au restaurant lors d’un déplacement professionnel par exemple, ou bien dans les locaux de l'entreprise. 

Les remboursements de frais de repas ne pourront excéder, pour 2022, les prix suivants :

La prise en compte et l'indemnisation des frais de repas par l'entreprise est importante pour un grand nombre de salariés. Il ne faut pas oublier d'appliquer le nouveau barème 2022 et de conserver l'ensemble des justificatifs utiles pour l'administration fiscale. La carte de paiement corporate Mooncard alliée à son logiciel de gestion des dépenses professionnelles est la solution pour un suivi quotidien et précis.

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