Modèle note de frais restaurant gratuit

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Sommaire

Les salariés en déplacement ou en déjeuner d’affaires peuvent être remboursés des dépenses professionnelles engagées sur la base de notes. L’entreprise doit privilégier un bon modèle de gestion de ces notes de frais afin de garantir une meilleure traçabilité des dépenses en cas, notamment, d’un contrôle de l’Urssaf. Découvrez l’essentiel à savoir sur les notes de frais de restauration !

 

Qu’est-ce qu’une note de frais restaurant ?

 

Définition

 

Une note de frais repas est un document récapitulant les dépenses engagées par un salarié dans le cadre d’un repas d’entreprise. Il peut s’agir, entre autres frais, de notes relatives à :

  • des dîners pris au restaurant dans le cadre d’une mission réalisée en déplacement ;
  • ou encore de déjeuners avec des clients ou partenaires d’affaires de l’entreprise.

 

Les frais avancés personnellement par le salarié font l'objet d’un remboursement par l'entreprise sur la base des notes et de leurs justificatifs. Il n’existe aucun modèle universel de notes de frais, et chaque entreprise peut donc choisir son propre format pour procéder à la gestion du remboursement des salariés. Le document justificatif des frais peut, par exemple, prendre la forme d’un simple ticket de caisse, sur lequel le salarié devra rédiger quelques informations supplémentaires relatives à la dépense.

 

Quel montant remboursable par repas ?

 

Les frais de repas du salarié font l’objet d’un remboursement dans le cadre et les limites de la politique de dépenses professionnelles de l’entreprise. Un plafond est souvent fixé à 30 € (TVA incluse) par personne et par repas sur la base de justificatifs.

 

Bon à savoir : Une dépense relative à une note de frais d’alcool (sans frais de repas associé) pourra être appréciée de façon plus restrictive.

 

Comment rédiger une note de frais repas ?

 

À défaut de respecter un formalisme précis, la note de frais restaurant doit inclure un certain nombre de mentions obligatoires pour faciliter le travail de remboursement de l’employeur et de l’administration chargée de la gestion de ces dépenses en plus des justificatifs. Les modèles de notes utilisés doivent notamment mentionner :

  • La date des frais de repas ;
  • Le lieu et le type d’établissement concernés par les notes (restaurant, cafétéria…) ;
  • Le montant total facturé avec tous les justificatifs utiles des frais (ticket de caisse, reçu...) mentionnés sur les notes ;
  • Le motif du repas (déplacement, invitation de clients ou prospects…) ;
  • Le montant de la TVA acquittée. Cette obligation est valable même, par exemple, pour la TVA Uber Eats d’une note de frais.

 

À noter : des notes de frais non ou insuffisamment justifiées peuvent tout à fait donner lieu à un refus de remboursement par l’entreprise.

 

Note de frais et ticket restaurant : quelle différence ?

 

Attention, ne confondez pas remboursement de repas aux frais réels et tickets restaurant ! Une note de frais permet à un salarié d’obtenir le remboursement d’une somme avancée par ses soins (TVA incluse). Les tickets restaurant (cofinancés par l’employeur et le salarié) lui permettent de payer directement son repas.

 

Pourquoi utiliser un modèle de note de frais restaurant ?

 

Les frais engagés par un salarié (en déplacement ou en représentation) à l’occasion de ses repas nécessitent une gestion rigoureuse en vue de son remboursement. Des modèles de notes de frais de restauration gratuits sous Excel existent. Ils donnent à l’ensemble de vos collaborateurs un cadre clair, précis et facilement adaptable pour tenir la comptabilité de chaque frais remboursable.

Mooncard a justement conçu un modèle simple et évolutif de gestion des notes de frais pour tous vos repas (pris au restaurant et autres lieux extérieurs à l’entreprise) !

 

Consultez le modèle de note de frais restaurant Excel de Mooncard.

 

Si vous souhaitez ne plus remplir de notes de frais. Mooncard propose une solution afin de dématérialiser les notes de frais. Cette solution de gestion des dépenses professionnelles est couplée avec des cartes de paiement. Faites une demande de démo pour tester cette solution !

   Le modèle excel de notes de frais Mooncard  Télécharger le modèle