Dépenses entreprise
Frais professionnels : ce qu'il faut savoir
Grégoire Serre
Analyste financier
Mis à jour le
Repas d'affaires au restaurant, déplacements en véhicule personnel, télétravail... Les salariés, selon la nature de leur mission, peuvent engager des dépenses pour leur employeur, générant un droit à indemnités en exonération sociale et fiscale. En quoi consistent les frais professionnels, et quelle est leur assiette de remboursement ? L'essentiel à retenir avec Mooncard.
Sommaire
Frais professionnels : de quoi s'agit-il ?
La notion de « frais professionnels » regroupe l'ensemble des frais engagés par un salarié à titre personnel pour l'exercice de son activité professionnelle. Le Code du travail ne propose pas une définition précise : ce vide juridique est cependant comblé par la jurisprudence de la Cour de cassation.
Selon la haute juridiction, il s'agit des « frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur ». Les dépenses rentrant dans ce cadre, par ailleurs, « doivent être remboursées sans qu'elles ne puissent être imputées sur la rémunération due ».
Les entreprises ont donc l'obligation de procéder au remboursement des frais professionnels de leurs salariés. Elles peuvent être considérées comme des charges fixes pour ces dernières. Cette indemnité, toutefois, peut prendre plusieurs formes selon la nature des frais engagés :
- Un remboursement aux frais réels a pour principe une indemnisation sur la base des dépenses exactes effectuées par le salarié. Cette solution avantageuse évite de fixer une limite au montant remboursé. En contrepartie, elle suppose un suivi strict et la rédaction systématique de notes de frais par le salarié.
- Le remboursement sur la base d'allocations forfaitaires consiste, au contraire, à reverser au salarié un montant fixe pour les frais engagés. Cela limite donc le montant total remboursable au titre des frais professionnels.
- Dans certains cas très spécifiques, un abattement automatique pour frais professionnels est appliqué sous la forme d'une « déduction forfaitaire spécifique » (DFS). Il s'applique directement sur le revenu brut du salarié. Ce dispositif spécifique est réservé à des catégories bien déterminées de travailleurs, comme les ouvriers du BTP ou encore les représentants de commerce.
En matière de frais professionnels et impôts, le remboursement n'est pas considéré comme une rémunération supplémentaire. Il n'entre donc pas dans l'assiette de calcul de l'impôt sur le revenu.
Qui a droit au remboursement des frais professionnels ?
Tous les salariés faisant l'objet d'un contrat de travail de droit privé peuvent bénéficier d'un remboursement de frais professionnels par leur employeur, dans la limite fixée par la politique de dépenses de l'entreprise. Le salarié dispose d'un délai théorique de trois ans pour solliciter le remboursement de ses dépenses (transport, double résidence, télétravail...). Au-delà, ces frais engagés seront perdus.
En pratique, l'employeur peut bien sûr imposer un délai plus court pour la rédaction des notes de frais et leur remboursement aux frais réels. Même une limite relativement brève d'un mois a pu être admise en justice par le passé (Cour de cassation, chambre sociale, 29 septembre 2009, n° 07-45.722).
Au-delà des salariés classiques, le remboursement des frais engagés au titre de l'emploi ou activité professionnelle peuvent également concerner le cadre du portage salarial. Dans ce cas, le salarié communique régulièrement à la société de portage les frais engagés pour accomplir ses missions. La société se fait alors rembourser elle-même ces frais par le client du salarié, pour ensuite lui reverser ce montant en exonération de cotisations de sécurité sociale.
Pour rappel, le portage salarial est un régime avantageux et un bon compromis pour de nombreux freelances et indépendants. Il leur apporte la sécurité du salariat et leur évite, par ailleurs, les frais de création d'une entreprise.
Bon à savoir
Frais professionnels et auto-entrepreneurs
Certains professionnels strictement indépendants, en revanche, ne peuvent pas bénéficier de ce type de déduction. C'est le cas des frais professionnels de l'auto-entrepreneur : une micro entreprise bénéficie, par nature, d'un abattement forfaitaire sur son chiffre d'affaires, censé compenser les frais engagés pour l'activité.
Un auto-entrepreneur peut néanmoins bénéficier d'un remboursement des « frais de débours », c'est-à-dire les dépenses engagées à la place de son client (matières premières, achat d'équipement à poser...). Dans ce cas, les frais remboursables doivent faire l'objet d'une facture distincte.
Quelles sont les principales catégories de frais professionnels ?
Il n'existe aucune classification exhaustive des frais professionnels engagés par un salarié dans le cadre de son emploi, ni aucune définition dans le Code du travail.
Néanmoins plusieurs grandes catégories récurrentes de dépenses peuvent être identifiées, et feront toujours l'objet d'une prise en charge par l'employeur. Ce dernier peut préciser la nature de la prise en charge et son montant dans le cadre de son processus d'achat en interne.
Frais de repas
Les frais de repas peuvent inclure les dépenses réalisées au restaurant dans le cadre d'un déjeuner d'affaires, mais aussi les repas pris sur le lieu de travail lorsque le salarié n'a pas la possibilité de rejoindre son domicile dans un temps raisonnable.
Le coût d'un repas fait l'objet d'une exonération automatique de cotisations de sécurité sociale jusqu'à un montant forfaitaire, fixé par un barème de l'Urssaf. Au-delà, le remboursement doit être effectué aux frais réels et implique donc une note de frais. Le barème Urssaf a été fixé de la façon suivante au 1er janvier 2022 :
- Prise du repas sur le lieux de travail :
| Nature de l'indemnité | Limite de l'exonération sociale 2022 |
|---|---|
| Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail du fait de conditions particulières d’organisation ou horaires | 6,80 € |
- Prise du repas en déplacement professionnel :
| Nature de l'indemnité | Limite de l'exonération sociale 2022 |
|---|---|
| Salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 19,40 € |
| Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant | 9,50 € |
Frais de transport
Les frais de transport ou frais de voyage regroupent l'ensemble des déplacements effectués par le salarié sur ses fonds propres pour exercer son activité. Cela inclut, bien sûr, un déplacement à l'extérieur du lieu de travail pour accomplir une mission, mais aussi le trajet entre le domicile ou la résidence et le lieu de travail avec le véhicule personnel, dans la limite d'un aller-retour quotidien de 40 kilomètres au maximum.
Vous trouverez, ci-dessous, à titre indicatif, le barème kilométrique applicable pour l'utilisation du véhicule personnel en 2023, où « d » est la distance parcourue :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 cv et moins | d x 0,502 | (d x 0,3) + 1 007 | d x 0,35 |
| 4 cv | d x 0,575 | (d x 0,323) + 1 262 | d x 0,387 |
| 5 cv | d x 0,603 | (d x 0,339) + 1 320 | d x 0,405 |
| 6 cv | d x 0,631 | (d x 0,355) + 1 382 | d x 0,425 |
| 7 cv et plus | d x 0,661 | (d x 0,374) + 1 435 | d x 0,446 |
Frais de grand déplacement et hébergement
L'indemnité de grand déplacement correspond aux dépenses engagées par le salarié pour des missions professionnelles l'empêchant de regagner son domicile plusieurs jours d'affilée, dont les frais d’hébergement. C'est le cas notamment si le lieu d'exécution du contrat de travail (chantier, site client...) :
- Est situé à une distance supérieure ou égale à 50 kilomètres (trajet aller) ;
- Et/ou n'est pas accessible par les transports en commun en moins de 90 minutes.
Pour les déplacements à Paris et dans le reste de la France métropolitaine, le barème forfaitaire de l'indemnité remboursable en 2022 est fixé par l'Urssaf de la façon suivante :
| Repas | Montant |
|---|---|
| Pour les 3 premiers mois | 19,40 € |
| Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois | 16,50 € |
| Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois | d x 0,603 |
| Logement et petit déjeuner | Paris et départementsdes Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) | Autres départements |
|---|---|---|
| Pour les 3 premiers mois | 69,50 € | 51,60 € |
| Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois | 59,10 € | 43,90 € |
| Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois | 48,70 € | 36,10 € |
Frais de mobilité professionnelle et de double résidence
Les frais de « double résidence » (comprend les frais de déménagement) correspondent aux dépenses assumées par un salarié contraint de louer ou acheter une seconde résidence pour les besoins de son activité professionnelle. L'indemnité est versée sur la base d'une allocation forfaitaire journalière, dans la limite de 9 mois au maximum. Le barème 2022 est fixé de la façon suivante :
| Nature de l'indemnité | Limite de l'exonération sociale |
|---|---|
| Dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de repas dans l'attente d'un logement définitif | 77,20 € |
| Frais d'installation dans le nouveau logement | 1 547,20 € |
| Majoration par enfant à charge (dans la limite de 3 enfants) | 129,00 € |
| Frais de déménagement | Frais réels |
| Mobilité internationale | Frais réels |
| Mobilité vers ou depuis l'Outre-mer | Frais réels |
Frais de télétravail
Des frais de télétravail sont dus si le salarié doit engager des dépenses pour effectuer son activité professionnelle depuis chez lui. Cela inclut par exemple :
- L'abonnement Internet (au prorata de l'utilisation professionnelle) ;
- L'achat de mobilier ;
- Les accessoires et fournitures de papeterie ;
- Les frais d’occupation du domicile, par exemple en cas de stockage de matériel.
Ces frais peuvent être remboursés sur la base d'une allocation forfaitaire ou aux frais réels, sur la base de notes de frais précises.
Frais d'habillage et d'entretien
Les frais engagés par un salarié pour acheter des vêtements peuvent faire l'objet d'une déduction uniquement si le port d'une tenue spécifique est requis par l'employeur. Dans ce cas, les frais liés à l'entretien de cette tenue (nettoyage, pressing...) relèvent également des frais remboursables (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2008, pourvoi n° 06-44.044).
Le remboursement de ces frais peut tout à fait se cumuler avec le versement d'une prime habillage, due lorsque le salarié doit s'habiller et de déshabiller en dehors de son temps de travail.
La prise en compte des dépenses professionnelles des salariés est une obligation légale et comptable pour l'entreprise. L'utilisation d'une carte bancaire pour frais professionnels représente la solution la plus viable pour assurer la sécurité et la précision du suivi des achats au sein de la société. Découvrez les avantages de nos solutions de cartes de paiement corporate et notamment la carte carburant Mooncard Mobility !
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