Impôts et frais réels 2023 : les frais professionnels à déduire

Frais réels ou au forfait ?

Les frais réels représentent l’ensemble des dépenses faites par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Ils comprennent, entre autres, les repas, les déplacements professionnels et les autres frais professionnels liés à son activité.

Tous les salariés ont droit à une indemnité forfaitaire de 10% sur leurs frais de missions en plus de leurs revenus imposables pour couvrir les frais liés à leurs opérations. Cependant, il est parfois plus judicieux de choisir une déduction des charges nettes de votre économie. En d’autres termes, si les dépenses liées aux activités professionnelles sont supérieures à la réduction de 10% du fisc, le calcul du coût réel sera plus avantageux.

Le calcul des frais réels est également possible pour l’ensemble des travailleurs indépendants ayant opté pour ce mode de déclaration, soit par exemple les auto-entrepreneurs ou les professionnels en portage salarial.

Frais réels déductibles

Si vous souhaitez déclarer chacune de vos dépenses, elles devront rentrer dans le strict cadre de votre activité professionnelle. Elles devront, de plus, être justifiées par des notes de frais et des factures.

La difficulté se trouve cependant dans le fait de déterminer si la dépense est nécessaire ou non. Bien qu’elle soit parfois évidente pour vous, elle ne le sera pas forcément pour le fisc, qui est susceptible de faire des contrôles. Une autre problématique importante vient s’ajouter : les preuves. Il est important de fournir tous les justificatifs de vos frais professionnels dans le cas où l’administration fiscale vous le demanderait. 

Tous les frais ne sont pas déductibles sur vos déclarations d’impôts : il est donc important de connaître les principaux frais à inclure dans votre déclaration. Vous ne devez notamment pas déduire les frais professionnels déjà pris en charge par votre employeur, via une prime habillage, par exemple.

Frais de déplacement et de transport 

Les frais de transport au titre de l'activité professionnelle peuvent être valablement déduits de votre revenu imposable si vous êtes aux frais réels. Concernant le trajet entre le domicile et le lieu de travail, il est possible de comptabiliser :

• Jusqu'à 40 kilomètres aller et 40 kilomètres retour, soit un total de 80 kilomètres par jour ;
• Un seul aller-retour par jour.

La déduction reste envisageable au-delà de cette distance pour rejoindre le lieu de travail, mais uniquement dans des conditions très spécifiques :

• Dues à la nature de l'emploi (mutation professionnelle, éloignement géographique dû à l'absence locale d'opportunités, enseignants remplaçants et parcourant de nombreux kilomètres...) ;
• Dues à l'activité du conjoint, à plus de 40 kilomètres de distance du lieu de travail ;
• Dues à l'état de santé du salarié avec, par exemple, la nécessité de suivre des soins dans un établissement spécialisé et éloigné de l'entreprise...

Frais de double résidence

Les frais de double résidence désignent les dépenses engagées par le salarié si ce dernier doit payer un logement éloigné de sa résidence familiale habituelle. Ces frais déductibles incluent :

• Le loyer du logement ainsi que les frais annexes à la location, comme l'assurance habitation ou le paiement de la taxe d'habitation ;
• Les frais de repas pris sur place ;
• Les frais de transport liés aux déplacements entre le lieu de travail et le domicile principal du salarié.

Notez, par ailleurs, que les frais de déménagement pour motif professionnel sont également considérés comme des frais réels ouvrant droit à une déduction fiscale.

Frais de repas

Les dépenses de restauration et alimentation sont déductibles dans la limite de :

• 6,80 € par repas pour un salarié contraint de prendre son repas sur le lieu de travail ;
• 8,50 € pour un salarié non contraint de prendre son repas au restaurant lors d'un déplacement ;
• 19,40 € pour un salarié contraint de prendre son repas au restaurant lors d'un déplacement.

L'utilisation d'une carte bancaire pour frais professionnels est une bonne manière d'assurer le suivi de ces dépenses, au même titre, par exemple, que les frais d'hébergement.

Conditions de déduction

Les frais réels sont déductibles des impôts, mais seulement sous certaines conditions. Ceux-ci doivent résulter de l'exercice d'une activité professionnelle salariée et être payés la même année que la perception desdits revenus. Il est obligatoire de justifier ces dépenses par des notes de frais (EX : notes de frais de restaurant) et de conserver les justificatifs pendant les trois années suivantes pour les présenter au centre des finances publiques si celui-ci les réclame.

 

 

La nouveauté de l’année : la revalorisation de 10% du barème des frais kilométriques

 

 

La hausse du prix des carburants, très importante cette année, a touché de plein fouet les automobiles. Le prix de l’essence s’est notamment élevé de 9 centimes d’euros par litre en moyenne, et le diesel de 12 centimes d’euros. Pour faire face à cette situation, le gouvernement a annoncé, le 25 janvier 2022, une revalorisation de 10% du barème des indemnités kilométriques pour l’imposition des revenus 2021. Cette mesure doit permettre aux salariés qui déclarent leurs frais professionnels “au réel” d’alléger leur impôt sur le revenu.

 

 

Comment déclarer vos frais réels

7 avril 2022 a commencé la période pour la déclaration de l'impôt sur le revenu. Quelles sont les dates limites fixées par le gouvernement ? Pour les contribuables qui utilisent un formulaire papier, la date limite était fixée au 19 mai 2022. Pour ceux qui déclarent en ligne, les échéances dépendaient du numéro de département (24 mai, 31 mai et 8 juin).

Quel que soit le moyen que vous utilisez pour déclarer vos revenus (en ligne/ en version papier), vous avez la possibilité de déclarer vos frais professionnels, accompagnés de notes explicatives pour chacun d’entre eux, pour leur montant réel en case 1AK à 1DK, dans la partie réservée aux traitements et salaires. Il faudra aussi faire attention à penser à ajouter, dans les cases 1AJ à 1DJ, les remboursements pour frais professionnels de votre employeur. 

Les frais réels déductibles au titre du revenu imposable sont particulièrement nombreux. Ce régime peut donc s'avérer plus avantageux que le forfait de 10 %. Une carte de paiement Mooncard est la solution idéale pour une traçabilité complète et rigoureuse des frais des salariés : réservez une démo pour la découvrir plus en détail.

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