Frais de transport et note de frais

Frais de transport professionnels : définition

Liés aux déplacements à titre professionnel, ils sont exonérés de cotisations sociales. Le transport entre le domicile du salarié et son lieu de travail est exclu mais fait l'objet d'une indemnité spécifique. Sont concernés :

• les petits trajets pour le travail ne permettant pas au salarié de retourner le jour-même à son domicile ;
• les déplacements d’au moins 1h30 en transport en commun et vers un lieu situé à plus de 50 km du domicile personnel du salarié, dont les séjours professionnels à l’étranger ;
• le transport pour des rendez-vous professionnels hors du lieu de travail;
• les déplacements vers le lieu d'un congrès ou d’autres événements professionnels.

Conditions de prise en charge

Chaque entreprise fixe les modalités de remboursement pour les déplacements professionnels de ses salariés, en tenant compte des réglementations officielles comme le Code du travail. L’employeur peut ainsi ajuster le montant alloué à titre de frais professionnels.

Le remboursement par l’employeur peut s’effectuer par remboursement au réel ou via des indemnités forfaitaires.

Le remboursement au réel est une prise en charge intégrale du montant des dépenses. Il s’applique notamment aux frais de mission lors d’un déplacement hors de la zone de résidence des salariés. Les frais d’hébergement, de repas et dépenses à titre de transport comme la note de frais avion sont inclus. Pour en bénéficier, les salariés doivent présenter des pièces justificatives à l'entreprise. Le montant du remboursement accordé au salarié par son employeur est exonéré des cotisations sociales.

Le remboursement d'un montant intégral implique que les salariés avancent les dépenses. On parle d'indemnité lorsque le montant est réglé en amont par l'employeur.

Les remboursements forfaitaires par l’employeur prennent la forme d’indemnités ponctuelles (indemnité de mission) ou d'indemnités régulières (indemnité de déplacement depuis le domicile). L’entreprise calcule la prise en charge suivant des barèmes fiscaux. Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l’entreprise lui verse une indemnité kilométrique. La note de frais kilométrique est basée sur la distance parcourue à titre professionnel et la puissance fiscale du véhicule personnel du salarié. Une majoration de 20% est appliquée à l'utilisation d'un véhicule électrique. L'employeur estime les indemnités selon les conditions de travail réelles de son personnel.

Les contraventions peuvent facultativement être intégrées au remboursement des frais de déplacement en voiture. Cependant, leur montant est soumis aux cotisations sociales. Toute amende découlant du mauvais fonctionnement du véhicule et/ou du comportement du salarié est en effet considéré comme frais personnel, notamment si le véhicule est à son nom et non à celui de l'entreprise. Elles sont donc concernées par les cotisations sociales.

Cas des trajets domicile - lieu de travail

La prise en charge de l’abonnement aux transports publics par l’entreprise est obligatoire. L’indemnité couvre 50% du montant du titre d’abonnement. Le titre de transport en question peut porter sur un abonnement hebdomadaire, un abonnement mensuel ou un abonnement annuel. Les indemnités sont alors calculées à partir des trajets les plus courts entre le domicile du salarié et son lieu de travail. Ces indemnités restent dues lorsque plusieurs modes de déplacement (bus + métro, par exemple) sont requis du domicile personnel à l'adresse de l'entreprise. Le montant correspondant à l’abonnement en question figure sur le bulletin de paie et est exonéré des cotisations sociales.

Attention : l'exonération aux cotisations est valable dans la limite du titre d'abonnement réellement utilisé sur la période prise en considération.

Facultativement, l’entreprise peut verser des indemnités pour le transport personnel de ses salariés entre le domicile et le lieu de travail. Sont concernés les moyens de déplacement excluant l’abonnement au transport public : taxi note de frais, indemnité d’utilisation de véhicule personnel, indemnité d’utilisation de véhicule partagé... Cette prise en charge prend la forme d’une indemnité kilométrique, d’une prime de transport ou encore d’un forfait mobilité durable. Elle n’a pas lieu d’être si un véhicule est mis à disposition des salariés par l’employeur.

Les indemnités à titre de déplacement figurent souvent dans les contrats de travail des salariés. Leur nature justifie l’exonération ou non aux cotisations.

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