Frais professionnels : que déduire en tant qu’auto-entrepreneur ?

Auto-entrepreneur : un abattement forfaitaire pour charges

Le régime de l’auto-entrepreneur (officiellement micro-entrepreneur ou micro entreprise) a été conçu pour des activités en création et générant encore un revenu peu élevé. Pour rappel, ce statut est réservé aux professionnels dont le montant du chiffre d’affaires en 2022 ne dépasse pas les seuils suivants :

• 176 200 € pour l'achat / revente de marchandises, la vente de denrées à consommer sur place ou une prestation d'hébergement ;
• 72 600 € pour des prestations de services commerciales ou artisanales ou pour une activité relevant des professions libérales.

Les professionnels ayant fait le choix de la micro entreprise bénéficient, au quotidien, d’une simplicité de gestion et de différents avantages (voir ci-dessous). Il n’est cependant pas possible de déduire au réel les frais professionnels assumés par ce travailleur indépendant. 

Le régime, en lieu et place, prévoit un abattement forfaitaire pour charges. Exprimé en pourcentage du chiffre d’affaires, son taux est variable en fonction de la nature de l’activité. Les auto-entrepreneurs sont ensuite imposés sur la base du bénéfice net après application de cet abattement. En 2022, le taux s’élève à :

• 71 % pour les entreprises exerçant une activité d'achat-revente ou de fourniture de logement ;
• 50 % pour les prestations de services ;
• 34 % pour les professions libérales, les agents commerciaux et les autres activités générant des bénéfices non commerciaux (BNC).

Le montant de l’abattement, par ailleurs, ne peut pas être inférieur à un montant de 305 €.

Quels sont les avantages et inconvénients de l’abattement auto entrepreneur ?

L’application d’un abattement au taux forfaitaire sur le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur est un véritable atout en termes de facilité de gestion. Ce travailleur indépendant, notamment, n’a pas à assurer le suivi et le calcul du remboursement de ses frais professionnels. Il est, par exemple, dispensé de conserver chaque facture de ses achats ou de rédiger des notes de frais auto-entrepreneur en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Pour rappel, les entreprises et sociétés commerciales hors régime micro fiscal (auto entreprise) doivent, au contraire, assurer une traçabilité de l’ensemble des frais engagés par leurs salariés à titre personnel et dans l’exercice de leur activité. Cela inclut par exemple :

• Les frais de repas ;
• Les frais de transport ;
• Les frais d’hébergement lors de missions réalisées à l’extérieur de l’entreprise…

Le régime de l’auto entreprise est associé à d’autres avantages très attractifs, dont notamment :

• Des cotisations sociales au montant modéré et strictement proportionnel au chiffre d’affaires généré par l’activité ;
• Une franchise en base de TVA jusqu’à un montant élevé de chiffre d’affaires : pas besoin donc de récupérer la TVA sur vos achats ni de la facturer à un client ;
• Une comptabilité réduite au minimum, avec la simple nécessité de tenir un livre des recettes à jour.

Dans de nombreux cas, la création d’une activité exercée en auto-entreprise ne génère pas des frais professionnels très lourds pour l’entrepreneur. L’abattement forfaitaire représente alors une juste compensation, ou même une aubaine permettant une réduction intéressante des impôts.

Il peut cependant arriver que certaines prestations de services ou activités libérales nécessitent des dépenses lourdes pour l’auto-entrepreneur, dépassant le montant de l’abattement. Il est alors souvent plus judicieux d’opter pour un autre statut juridique, comme une entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL), une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ou même un statut de portage salarial.

Auto-entrepreneur et franchise en TVA

Le régime de « franchise en base » de TVA permet de ne pas déclarer ou facturer la taxe sur la valeur ajoutée. En contrepartie, il ne vous autorise pas à récupérer la TVA sur un achat professionnel. La franchise bénéficie automatiquement à un micro entrepreneur dont le chiffre d’affaires en 2022 n’excède pas les seuils suivants :

• 34 400 € pour les activités de prestations de services ;
• 85 800 € pour les opérations d’achat-vente et la fourniture de logement (hors location meublée, meublé de tourisme, gîte rural et chambre d'hôtes).

Comment déduire les frais professionnels d’un auto entrepreneur ?

En matière de frais professionnels et impôts, la gestion d’une micro-entreprise ne permet donc pas la déclaration et la déduction des charges sur une base réelle. Il existe pourtant deux autres solutions pour se faire rembourser, de facto, certaines dépenses : la surfacturation du client ou la déclaration des frais de débours.

Première option : la surfacturation du client

Un auto-entrepreneur doit bien souvent engager des dépenses afin de mener à bien une prestation ou la réalisation d’un chantier pour le compte de son client : achat de matières premières et consommables, acquisition du matériel à poser, etc.

Dans de nombreux cas, le professionnel va compenser ces charges en les reportant sur la facture envoyée à son client. Il va y inclure ces différents frais en plus du coût de la prestation elle-même. C’est le principe de la surfacturation, tout à fait valable et admis aux yeux de l’administration fiscale.

La surfacturation, en pratique, est cependant un choix pouvant s’avérer assez problématique :

• L’intégration des frais professionnels sur la facture va bien évidemment en augmenter le montant, et donc celui du chiffre d’affaires du professionnel. En conséquence, ce dernier va devoir déclarer et payer des cotisations sociales supplémentaires auprès de l’Urssaf. 

• Cette augmentation du chiffre d’affaires accroît le risque de dépasser les seuils applicables, que ce soit pour le bénéfice du régime auto-entrepreneur ou pour celui de la franchise en base de TVA.
  
  
• L’augmentation du montant de la facture représente une perte de compétitivité pour l’auto-entrepreneur concerné. C’est d’autant plus dommage s’il comptait, par exemple, sur la franchise en base de TVA pour présenter une offre plus intéressante à son client.

Et pour les autres frais professionnels en auto-entrepreneur ?

Un micro-entrepreneur, en sa qualité de travailleur non salarié, pourra difficilement se faire rembourser les frais professionnels ne relevant pas de l’achat de fournitures pour ses clients. Les charges non déductibles incluent par exemple :

• Les frais d’un déménagement réalisé dans le cadre de son activité indépendante ;
• Les frais de double résidence pour sa famille, s’il était contraint de louer un second logement ;
• Les frais de télétravail s’il exerce son activité indépendante depuis chez lui.

Il n’est pas non plus éligible au remboursement d’une prime habillage si une partie de son temps de travail est réservée à l’habillage et au déshabillage. Cette compensation doit être négociée au cas par cas avec son client.

Deuxième option : les frais de débours

Les « frais de débours » constituent tout simplement des dépenses engagées par l’auto-entrepreneur pour le compte de son client. Ces dépenses, si elles sont rendues entièrement distinctes de la prestation elle-même, peuvent faire l’objet d’un remboursement par le client sans intégration dans le chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur. Il est ainsi possible d’éviter tout problème lié à une surfacturation.

Les frais de débours représentent l’option la plus avantageuse pour un professionnel régulièrement amené à réaliser des achats pour ses clients (artisans du bâtiment, prestations de conseil en décoration intérieure…). Ils sont cependant soumis à un formalisme bien spécifique :

• L’accord préalable du client est obligatoire. Il doit être informé de l’achat que vous allez réaliser en son nom, et de son montant. Sans cette démarche, les clients sont susceptibles de s’opposer au remboursement et de contester ce montant supplémentaire à payer.
• L’accord est idéalement formalisé par la rédaction d’un mandat, signé par les deux parties.
• L’auto-entrepreneur établit deux factures distinctes : l’une pour ses frais de débours, et l’autre pour la prestation elle-même.
• Il procède à l’avance des frais avec son compte bancaire professionnel et le fait apparaître dans sa comptabilité.
• Le client procède au remboursement du montant exact, sans marge de bénéfice possible pour l’auto-entrepreneur.

Une facture de frais de débours peut donner lieu à un contrôle du service des impôts. Il est donc essentiel de conserver l’ensemble des justificatifs utiles concernant ces achats professionnels, y compris l’accord écrit du client.