Processus d'achat : 5 étapes pour en établir une efficace

Processus d'achat en entreprise : une définition

Le « processus d'achat » désigne l'ensemble des actions ou opérations nécessaires à l'aboutissement d'une décision d'achat au sein des entreprises, pour l'acquisition d'un produit ou service lié à leur activité. Il est assez comparable à la notion de parcours client en marketing.

La définition d'un processus d'achat performant est normalement au cœur de la stratégie achat de l'entreprise. Elle inclut l'ensemble des étapes indispensables pour l'approvisionnement de l'organisation et la réduction de ses coûts de fonctionnement :

Évaluation des besoins et rédaction d'un cahier des charges ;
Sélection du fournisseur ou des fournisseurs les plus adaptés, par appel d'offres ou sollicitation directe (demande de devis) ;
Signature du contrat commercial ;
Circuit de validation de la dépense au sein de l'entreprise ;
Livraison des produits achetés ;
Réception et paiement des factures ;
Formation continue des collaborateurs en charge de la fonction achat...

Les informations nécessaires et les risques liés aux critères d'achat dans l'entreprise peuvent être résumés par la règle des « 3 P ». Le processus d'achat est à la fois :

Une procédure : il s'agit d'analyser et déterminer la liste des règles à respecter en interne pour engager la recherche et l'achat d'un produit. Plus l'achat est cher ou complexe, et plus les points de contrôle seront typiquement exigeants.

Des personnes : quels sont les collaborateurs aptes à valider un cahier des charges, à fixer un prix de vente souhaité ou à réaliser le sourcing d'un fournisseur ? Qui peut faire appel à un prestataire et signer un contrat ? Une bonne répartition des responsabilités est primordiale pour une gestion raisonnée des dépenses de l'entreprise.

Des papiers : quel est le formalisme à retenir pour la réception et l'édition des factures ? Quels sont les critères importants à insérer dans le contrat des fournisseurs ? Le processus achat induit inévitablement la production de documents écrits.

Bon à savoir

Processus d'achat : quel niveau de contrôle ?

Le circuit de validation peut, bien sûr, être modulé en fonction de l'importance stratégique de l'achat et de son montant. Par exemple les achats de classe C, considérés comme non récurrents et non essentiels à la bonne marche de l'entreprise, peuvent faire l'objet de critères d'analyse simplifiés dans votre plan d'action achat.

Pourquoi mettre en œuvre un processus d'achat en entreprise ?

De nombreuses entreprises négligent de mettre en place un processus formalisé et validé en interne. Il est pourtant essentiel à la gestion des achats au sein de l'organisation. Un processus d'achat viable permet d'optimiser toutes les charges fixes pouvant être réduites, afin de compenser les charges incompressibles (immobilier, impôts et taxes, frais pour acte de notaire, frais de création de l'entreprise...).

Les achats « manuels », réalisés sans canevas ou stratégie particulière, peuvent entraîner du gaspillage – notamment en cas de dilution de la responsabilité de la fonction achat. L'absence de négociation efficace et centralisée avec les fournisseurs peut notamment générer une augmentation inutile du coût de l'approvisionnement pour une entreprise.

Une évaluation défaillante peut également nuire à la bonne marche de l'activité des entreprises. La gestion inefficace de la fonction achat va, par exemple, avoir des répercussions sous la forme :

De retards de livraison ;
D'articles manquants à la livraison ;
D'un paiement non réalisé dans les temps, entraînant des nouvelles factures avec pénalités ;
De produits ou services de faible qualité ;
D'achats redondants entre plusieurs directions ou services...

La définition d'un processus d'achat moderne apporte aux décideurs et aux prescripteurs l'ensemble des informations nécessaires à l'élaboration d'une stratégie d'entreprise. Elle peut, bien sûr, s'appuyer sur un logiciel achat spécialisé, mais aussi sur le contrôle d'un certain nombre d'indicateurs de performance et KPI.

Bon à savoir

Processus d'achat et frais professionnels

La qualité et la performance d'un processus achat auront aussi des répercussions positives sur le montant des frais professionnels engagés par vos salariés. Faites appel aux bons prestataires et aux bons fournisseurs, en assurant une négociation maîtrisée de chaque contrat : voyage et transport, restauration, hébergement... Les frais et achats remboursés aux collaborateurs seront moins lourds pour votre budget avec un sourcing adéquat.

Quelles sont les grandes étapes d'un processus d'achat en entreprise ?

Chaque processus d'achat suit globalement le même parcours logique, de l'expression initiale du besoin par l'acheteur à l'exécution du contrat. Vous trouverez, ci-dessous, un résumé de chaque acte à entreprendre dans le cadre d'un achat stratégique, étape par étape.

Définition du cahier des charges

La rédaction initiale du cahier des charges est fondamentale pour établir la nature exacte des besoins de l'entreprise et la nature de sa recherche. Le document doit être idéalement conçu par le collaborateur ayant le pouvoir de prescription de l'achat ou, a minima, avec sa collaboration.

Une analyse inadéquate des critères à retenir entraîne presque toujours des produits et services non pertinents ou de faible qualité – et donc un gaspillage budgétaire.

Sourcing des fournisseurs et appel d'offre

Le sourcing des fournisseurs consiste à engager la recherche des partenaires commerciaux les plus aptes à répondre aux critères du cahier des charges. Chaque fournisseur peut être issu du panel existant des contacts de l'entreprise, mais aussi faire l'objet d'une sollicitation pour la première fois.

Une fois la pré-sélection établie, il est temps d'adresser à chaque professionnel un appel d'offre en bonne et due forme, le plus souvent par mail, courrier postal ou demande de devis en ligne.

Cette procédure de mise en concurrence des fournisseurs est essentielle à la fois :

Pour obtenir un meilleur aperçu des conditions actuelles sur le marché des produits ou services concernés ;
Pour faciliter ensuite le processus de négociation et obtenir une diminution du coût de la prestation ;
Pour inscrire l'achat dans une véritable démarche qualité, liée au respect d'un cahier des charges.

Analyse des offres et négociation avant contrat

L'analyse des offres soumises par les fournisseurs doit, bien sûr, s'attacher prioritairement aux critères fixés lors de l'expression initiale des besoins. Au-delà, les informations à prendre en compte sont relativement classiques dans la plupart des cas :

Qualité des produits ou des services ;
Coût de l'offre et rapport qualité / prix ;
Délais liés à l'exécution de la prestation ;
Impact sur votre propre satisfaction client...

La réputation du fournisseur et son historique éventuel avec l'entreprise peuvent également faire l'objet d'une prise en compte dans votre décision.

Cette étape est aussi celle de la négociation. Prenez contact individuellement avec les fournisseurs les plus compétitifs, et n'hésitez pas à les mettre en concurrence pour faire diminuer le coût proposé. Un professionnel désireux de remporter un contrat n'hésitera pas à faire un effort supplémentaire.

La négociation est une étape chronophage, mais indispensable pour l'optimisation du processus d'achat.

Validation de la meilleure offre et rédaction du contrat

Pour les transactions les plus importantes et stratégiques, l'acheteur responsable au sein de l'entreprise doit souvent obtenir une validation hiérarchique. Avant de notifier officiellement au fournisseur retenu votre décision, il est donc indispensable de suivre ce processus étape par étape.

La rédaction du contrat proprement dit pourra ensuite être lancée. Prenez garde à y mentionner notamment :

Les conditions générales de vente du fournisseur ;
Les conditions particulières liées à l'exécution du contrat – et notamment tout élément pertinent de votre cahier des charges ;
La définition des délais et dates butoirs, et la définition de pénalités éventuelles en cas de retard.

Évaluation et suivi de la prestation

Si le contrat a pour objet une prestation ou des services prolongés dans le temps (par exemple l'entretien ménager de votre parc immobilier), n'oubliez pas d'organiser les conditions de son contrôle.

Un audit mensuel ou trimestriel peut ainsi s'imposer pour vérifier la bonne exécution de l'ensemble des dispositions contractuelles. La régularité des contrôles apporte la garantie d'un correctif rapide si les prestations prévues ne sont pas pleinement respectées. L'évaluation fait donc partie intégrante du processus d'achat dans son ensemble.

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