Die Weiterberechnung von Reisekosten

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In Absprache mit dem Kunden können Reisekosten, die durch Dienstreisen in seinem Auftrag angefallen sind, von diesem erstattet werden. Erfahren Sie hier alles, was Sie bei der Weiterberechnung beachten müssen. 

 

Wer kann Reisekosten weiterberechnen?

 

Sowohl Selbstständige als auch Unternehmen, deren Angestellte im Auftrag anderer unterwegs waren, können die angefallenen Reisekosten bei ihrem Kunden abrechnen. Dazu sollten Sie allerdings im Vorhinein entsprechende Abmachungen zu Umfang und Art der Reisekostenabrechnung treffen.

 

Welche Reisekosten können weiterberechnet werden?

 

Voraussetzung für die Weiterberechnung der Reisekosten ist natürlich, dass diese im Zusammenhang mit der Erbringung einer Dienstleistung für den Kunden bzw. Klienten entstanden sind. Zu diesen Reisekosten gehören z. B.:

 

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungskosten
  • Reisenebenkosten wie Parkgebühren

 

Um diese Reisekosten weiterberechnen zu können, ist zum einen das vorherige Einverständnis des Kunden, die Kosten in der Rechnung aufnehmen zu dürfen, wichtig. 

Außerdem müssen alle geschäftlichen Reisekosten detailliert erfasst und die entsprechenden Belege aufbewahrt werden, um die angefallenen Kosten nachverfolgen zu können. Dabei sind der Betrag, die Art und der anzuwendende Umsatzsteuersatz auszuweisen. Um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten, kann es – je nach Umfang der Positionen – sinnvoll sein, neben der Rechnung für die Dienstleistungserbringung eine separate Rechnung zur Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Praxis-Tipp: Mooncard hilft Ihnen, die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu automatisieren und eine papierlose Form zu generieren. So bewahren Sie auch bei Geschäftsreisen im Ausland stets den Überblick und können sich die Abrechnungen erleichtern.

Welche Vorschriften gibt es?

 

Der Gesetzgeber gibt keinen Höchstbetrag für die Höhe der Reisekosten, die an Kunden weiterberechnet werden können, vor. Letztendlich ist es Entscheidung des Klienten, zu welcher Rückerstattung der angefallenen Kosten er sich bereit erklärt. Deshalb sind vorherige Absprachen so wichtig. Die Höhe der Rückerstattung kann daher stark variieren.

Auf einer korrekt ausgestellten Rechnung mit den Reisekosten ist es wichtig, die Höhe der Umsatzsteuer gesondert auszuweisen. Dabei ist zu beachten, dass einige Reisekosten (z. B. Hotelübernachtungen oder Taxifahrten) einen reduzierten Umsatzsteuersatz von 7 % anstatt 19 % haben. Gleichzeitig muss berücksichtigt werden, ob das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Dann muss der Dienstleister den Betrag exklusive Umsatzsteuer in Rechnung stellen und kann diese bei seiner Umsatzsteuererklärung geltend machen.

 

Reisekosten als Nebenleistung

 

Wird die Weiterberechnung umsatzsteuerlich als Nebenleistung in Rechnung gestellt, wird für den gesamten Betrag die gleiche Umsatzsteuer wie für die Hauptleistung angewendet. Auf der Rechnung muss der Nettobetrag der Reisekosten ausgewiesen und die Umsatzsteuer für den Gesamtbetrag berechnet werden.

 

Hotelleistung direkt vom Auftraggeber bestellt

 

Um die Abrechnung zu vereinfachen, ist es möglich, dass der Auftraggeber die Hotelkosten direkt übernimmt. Dann wird die Rechnung auf seinen Namen ausgestellt und die Reisekosten als sogenannter durchlaufender Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG behandelt. Dies bedeutet, dass der Auftragnehmer keinen Vorsteuerabzug erhält, da für ihn keine Reisekosten und damit keine Umsatzsteuer anfallen.

 

Dienstreisen im Ausland

 

Werden Dienstleistungen im Ausland erbracht und die Reisekosten nicht vom Kunden erstattet, kann die dort geltende Umsatzsteuer vom Auftragnehmer nicht in Deutschland abgerechnet werden. Vielmehr muss der Geschäftsreisende dafür einen sogenannten Vorsteuer-Vergütungsantrag stellen. Für Umsatzsteuerbeträge aus EU-Mitgliedsstatten kann man dies beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) machen. 

Tipp: Weitere Tipps im Hinblick auf die Reisekostenabrechnung und Steuern finden Sie auf Mooncard.

 

Bewahren Sie den Überblick: Reisekosten mit Mooncard abrechnen

 

Egal ob der Kunde die Reisekosten übernimmt oder nicht – die Abrechnung stellt in jedem Fall eine Herausforderung für Unternehmer dar. Um Ihnen die Erstattung (durch Kunden oder über die Steuererklärung) zu erleichtern, bietet Mooncard eine effiziente Lösung für die automatisierte Reisekostenabrechnung. Damit speichern Sie alle Belege in Ihrer persönlichen Ablage und können die korrekte Umsatzsteuer zuweisen.

 

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