Wat u moet weten over de organisatie van de zakenreis

Start met een goede voorbereiding

Bij een goed georganiseerde zakenreis hoort een goede voorbereiding. Daarom is het belangrijk een lijst te maken met de belangrijkste gegevens: de bestemming, het aantal deelnemers, de duur van de reisduur, de exacte reisdata en het budget dat de onderneming beschikbaar stelt voor de reis, de overnachtingen en de maaltijden.

Daarna begint het zoeken naar de beste aanbieding. Wordt het vliegtuig genomen, dan is het een goed idee om de (online) lastminute-aanbiedingen te controleren. Deze tickets zijn vaak een stuk goedkoper dan de ‘normale’ tickets. Overigens kan het ook gunstig zijn om ver van tevoren te boeken, maar dat is natuurlijk niet altijd mogelijk met de planning. Ook autoverhuurbedrijven hebben vaak aanbiedingen voor lastminuteboekingen.

Bij veel luchtvaartmaatschappijen krijgen klanten miles als ze een vliegreis maken. Hoe vaker er wordt gevlogen, hoe meer miles er kunnen worden gespaard én hoe meer voordelen de klant kan krijgen. Dit kan variëren van gratis meer bagage meenemen tot toegang tot de lounge op het vliegveld en korting bij het reserveren van een stoel in het vliegtuig. Of de medewerker deze miles mag houden, is aan de werkgever om te bepalen. Het kan dat ze worden beschouwd als een soort vergoeding voor de tijd dat iemand van huis is. In dat geval mag de werknemer de miles houden. Het kan ook dat de werkgever vindt dat ze van de onderneming zijn en dat ze moeten worden gebruikt voor toekomstige zakenreizen van de werknemer.

Een ruime planning

Let bij het boeken van de reis op dat de planning goed op elkaar aansluit. Aangeraden wordt om een niet al te strakke planning te maken, vooral op de reisdagen. Mogelijk krijgt de reiziger te maken met vertragingen en als er dan direct een vergadering is gepland na de vlucht, levert dit alleen maar extra stress op. Een ruime planning is dan ook een beter uitgangspunt.

Is er toch direct na de vlucht een zakelijke bijeenkomst gepland? Houd er bij deze planning dan in ieder geval rekening mee dat het wat tijd kan kosten om door de douane te gaan en de bagage op te halen. Ook kan beter van tevoren het vervoer van en naar het hotel goed zijn geregeld. Het is namelijk niet overal even makkelijk om een taxi te krijgen. Een transfert geregeld door bijvoorbeeld het hotel kan dan veel frustraties voorkomen.

Voorkom foutjes bij de reserveringen

Foutjes kunnen veel geld kosten. Controleer daarom alles vóór het boeken en de reis zelf. Zorg dat de namen op de tickets precies overeenkomen met de gegevens op het paspoort of de identiteitskaart. Zitten er fouten in, dan kan de luchtvaartmaatschappij weigeren de passagier aan boord te laten. En bekijk ook nog eens of de data van de hotelreserveringen kloppen. Zijn er niet per ongeluk dubbele boekingen gemaakt? Zonde als een betaalde kamer niet wordt gebruikt.

Er zijn ook wat praktische zaken die moeten worden georganiseerd. Zo is het belangrijk dat de medewerker het noodnummer van de reisverzekering heeft en weet op welk nummer de ambassade kan worden bereikt. Hij/zij moet ook weten met wie in de onderneming contact kan worden opgenomen bij problemen. En het thuisfront moet natuurlijk ook weten waar de werknemer is.

Kopieën maken

Zorg dat er kopieën van belangrijke documenten zijn gemaakt. Het is altijd handig een digitale afbeelding van het paspoort, rijbewijs en de identiteitskaart in de e-mailbox of een cloudoplossing te bewaren.

Kennis van de lokale etiquette is ook van belang. Zo wordt het in een land als Zweden als irritant ervaren als stiltes worden opgevuld met ‘small talk’, vinden ze het vooral in Groot-Brittannië niet netjes als iemand te laat is en zijn kledingvoorschriften belangrijk in China en zullen de heren bij een zakelijke bijeenkomst altijd een stropdas dragen. Een beetje inlezen vóór vertrek kan dus geen kwaad.

Professionele bureaus

Is het teveel werk voor de onderneming of heeft de werknemer te weinig tijd om zelf de zakenreis te organiseren, dan is het ook mogelijk om de voorbereiding uit te besteden aan professionele bureaus. Zij nemen een groot deel van de zorgen en planning uit handen én weten ook precies waar de beste deals te krijgen zijn.

De voordelen van Mooncard

De tankkaart van Mooncard biedt veel voordelen voor werknemers die veel op de weg te vinden zijn. Zo wordt er automatisch een afschrift gemaakt van het betaalbewijs en wordt het ook digitaal opgeslagen. Ook worden de onkostennota’s meteen ingevuld met de gegevens van de banktransactie en het btw-deel automatisch geregistreerd. Zo is er geen gedoe meer met losse bonnetjes.

Andere uitgaven zoals de hotelovernachting, reparatie van de auto, parkeerkosten en tolwegen kunnen met de corporate card worden betaald. Ook deze uitgaven worden digitaal opgeslagen en verwerkt. Zo wordt de kans op het maken van fouten bij de administratie minimaal. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:

Het organiseren van een zakenreis, waar moet rekening mee worden gehouden?