Kan ik de btw over een zakenlunch terugvragen?

U neemt vast weleens een klant of prospect mee naar een restaurant, of u bespreekt een mogelijk partnerschap tijdens een etentje. De kosten die u daarvoor maakt, zijn zakelijke kosten. Maar hoe zit dat met de btw?

Meestal kunt u de btw over zakelijke lunches of diners niet terugvragen. Toch zijn het zakelijke kosten. Hoe zit dat dan? Volgens experts beschouwt de Belastingdienst etende en drinkende ondernemers eerder als consumenten dan als btw-plichtigen. En consumenten moeten zelf btw betalen. Het argument is dat iedereen nu eenmaal moet eten en drinken en dat doe je als persoon en niet als ondernemer. Er zijn echter ook uitzonderingen.

Wanneer kan ik de btw over eten en drinken terugvragen?

De uitzondering, dus wanneer u de btw over eten en drinken wél als voorbelasting kunt aftrekken op de btw-aangifte, is wanneer u de ‘vertering’ niet in de horeca gebruikt maar zelf in de supermarkt koopt, en deze op kantoor met uw zakenrelatie opeet. Ook wanneer u een pizza bestelt en deze op kantoor opeet, kunt u de btw terugvragen. Het tarief dat u terug kunt vragen is 9% btw. Wanneer u het eten door een cateraar laat verzorgen en het wordt opgegeten in een daarvoor bestemde ruimte, geldt de uitzondering weer niet en kan de btw niet worden afgetrokken.

Kan ik de kosten van een zakenlunch of -diner aftrekken?

Deze kosten zijn representatiekosten. De Belastingdienst laat eten en drinken binnen de representatiekosten onder de noemer ‘relatiegeschenken’ vallen. Deze kosten zijn beperkt aftrekbaar, om dezelfde reden als hierboven: eten moeten we sowieso en dan zijn we consument in plaats van ondernemer. Het gaat bij deze kosten trouwens niet alleen om lunches en diners, maar ook om bijvoorbeeld koffie, thee, of genotmiddelen zoals sigaren. Ook de fooi bij een zakenlunch valt onder representatiekosten. Voor de aftrek zijn er twee opties:

U kiest voor een drempelbedrag. In 2022 is dit bedrag 4800 euro. Onder dit drempelbedrag zijn de kosten niet aftrekbaar, erboven zijn alle kosten aftrekbaar. Zzp’ers en andere mkb’ers komen meestal niet boven dit jaarbedrag, dus is de tweede optie voor hen vaak interessanter.
U kiest voor gedeeltelijke aftrek. Het percentage is 73,5% (als u vennootschapsbelasting betaalt) of 80% (als u inkomstenbelasting betaalt). Dus dat percentage van alle relevante uitgaven kan worden afgetrokken.

Voor andere relatiegeschenken, zoals koffiemokken of voetbalkaartjes, geldt een ander drempelbedrag, van 227 euro per ontvanger per jaar. Voor reis- en verblijfkosten geldt een maximum aftrekbaar bedrag van 1500 euro per persoon per jaar. Uiteraard is voor alle kosten de voorwaarde dat ze aantoonbaar met een zakelijk doel zijn gemaakt.

Zakenlunches in het buitenland

Als u in het buitenland betaalt voor een zakendiner of zakenlunch, dan kunt u de btw ook niet aftrekken als u in een horecagelegenheid eet. De kosten van het eten en drinken zijn volgens dezelfde regeling als in Nederland aftrekbaar.

Mooncard: uw btw-aangifte in een handomdraai

Als uw medewerkers zakendiners en -lunches afrekenen met de corporate card van

Mooncard, dan wordt de afgedragen btw meteen voor u berekend. Eventuele bonnetjes kunnen direct met de smartphone worden gescand, ondertekend en verzonden. Dankzij de slimme

koppeling met uw boekhoudprogramma ziet u in real-time of u btw kunt terugvragen en

zo ja, hoeveel. De btw-aangifte wordt hierdoor veel eenvoudiger en betrouwbaarder.

Niet alleen voor de btw-aangiftes is het prettig als u op elk moment inzicht heeft in de uitgaven van uw bedrijf. Het maakt besluiten over investeringen en andere uitgaven veel eenvoudiger. Benieuwd naar de corporate card en de voordelen van Mooncard? Op onze website vindt u meer informatie over onze tankkaart en zakelijke betaalkaart, en over hoe u de administratieve rompslomp eenvoudiger kunt maken.

👉 Vraag op de website vrijblijvend een demo aan.

Meer informatie over btw in verschillende situaties en hoe Mooncard bij de aangifte kan helpen, vindt u in onderstaande artikelen: