Hoe zit het met de btw en reiskosten?

Voor de belastingen zijn er twee hoofdsituaties. Ten eerste rekent u btw over de reiskosten die u aan de klant doorberekent. Deze btw draagt u weer af aan de Belastingdienst. Ten tweede betaalt u btw over de reiskosten (inclusief verblijf) die u zelf maakt. Deze btw kunt u (vaak) in uw btw-aangifte weer aftrekken van de btw die u moet betalen. In dit artikel leggen we beide kanten van de medaille uit.

Voor beide situaties gelden de basisregels voor btw:

U kunt alleen btw aftrekken over kosten die zijn gemaakt voor omzet waar u zelf btw over in rekening brengt.
Als uw werkzaamheden niet zijn vrijgesteld, moet u btw in rekening brengen.
Het moet gaan om zakelijke kosten.
U moet de kosten kunnen bewijzen.

Kan ik de btw over betaalde reiskosten terugvragen?

Sommige reiskosten, zoals bepaalde parkeerkosten of vliegtickets, zijn vrijgesteld van btw. Die hoeft u niet te betalen en kunt u dus ook niet terugvragen. Over andere kosten, zoals een hotelovernachting, openbaar vervoer en taxi’s, betaalt u 9% btw. Deze moet u trouwens vaak zelf berekenen - dit gaat heel handig met uw Mooncard. Veel reiskosten worden met 21% btw belast. Die btw kunt u vaak in vooraftrek terugvragen op uw aangifte. Maar er zijn een aantal uitzonderingen.

De btw over woon-werkverkeer is niet aftrekbaar. De belastingdienst beschouwt dit als privégebruik. Woon-werkverkeer zijn alle reizen tussen uw woonadres en dat van het bedrijf waar u werkt, ook als dat af en toe is. Reizen naar een klant is dus geen woon-werkverkeer.
De btw over eten en drinken onderweg is niet aftrekbaar als u dat in een horecagelegenheid doet. Niet als u zelf ergens gaat eten, maar ook niet als u een zakenlunch of -diner met een klant hebt. Sowieso is eten voor eigen gebruik privé en dus niet aftrekbaar. Maar als u uw personeel gratis of onder de kostprijs eten aanbiedt op kantoor, dan is de btw tot 227 euro per persoon per jaar aftrekbaar.
De btw over brandstof (tanken of opladen) is wel aftrekbaar, maar u moet kunnen aantonen dat het zakelijke kosten waren, dus betaald door het bedrijf. Een gemakkelijke manier om daarvoor te zorgen zonder moeite, is met een tankkaart van Mooncard. Iedere tankbeurt wordt automatisch verwerkt in de boekhouding en u rijdt gewoon verder. Zie hier meer over btw en autorijden.
De btw over het onderhoud en het gebruik van een privéauto voor zakelijke doeleinden kan worden afgetrokken, maar dus wel alleen voor het zakelijke deel. Voor deze splitsing moet u een kilometerregistratie bijhouden. U kunt er ook voor kiezen om voor het privégebruik jaarlijks een vast percentage (bijtelling) te betalen als btw.

Btw over reiskosten doorberekenen aan de klant

Stel, u gaat met de trein naar uw opdrachtgever. U hebt afgesproken dat uw vervoerskosten apart worden vergoed en niet in uw tarief zijn inbegrepen. U betaalt 9% btw over het treinkaartje. Maar de diensten die uw bedrijf levert, worden belast met 21%. U moet dan ook 21% btw rekenen over uw vervoerskosten, die immers voor de klant zijn gemaakt. Dit lijkt een soort gekke winst, maar uiteindelijk draagt u de btw toch af. De regel blijft dat over doorberekende kosten btw moet worden gerekend en afgedragen. Dat geldt dus ook voor alle soorten vervoerskosten die u apart doorberekent aan uw klant. Dat kan een reiskostenvergoeding per kilometer zijn, of losse kosten zoals voor brandstof, parkeren, etc.

Bedrijven mogen belastingvrij 19 cent per kilometer reiskostenvergoeding betalen aan hun medewerkers (en een zzp’er aan zichzelf) maar dat is niet hetzelfde als de afspraken die u maakt met uw klanten. Als u met uw klanten afspraken maakt over doorberekende kosten (die u dus apart rekent in plaats van ze samen te doen met de prijs van uw diensten of producten) dan kunt u meer of minder dan die 19 cent afspreken. En daar btw over innen - als u tenminste zelf btw-plichtig bent.

Reizen naar het buitenland

Stel, u gaat naar een klant in een ander EU-land. Over de reiskosten die u voor uw bedrijf maakt binnen de EU, wordt de btw vaak naar u ‘verlegd’. U moet deze dan zelf afdragen in plaats van de buitenlandse verkoper en u kunt deze als voorbelasting aftrekken. U doet dat via uw Nederlandse btw-aangifte.

Als u de reiskosten apart doorberekent aan uw buitenlandse klant in een ander EU-land, verlegt u in veel gevallen ook de btw naar die klant. U brengt dan 0% btw in rekening en vermeldt op de factuur dat de btw is verlegd. Ook als uw klant een bedrijf buiten de EU is, wordt de btw mogelijk verlegd. Is uw klant zelf niet btw-plichtig, dan rekent u meestal uw gewone tarief en doet hierover ook aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst.

Maak het u gemakkelijk met Mooncard

Niet alleen voor de btw-aangiftes is het prettig als u op elk moment inzicht heeft in de uitgaven van uw bedrijf. Het maakt besluiten over investeringen en andere uitgaven veel eenvoudiger. Het is bijvoorbeeld voor uw commerciële onderhandelingen heel belangrijk om te weten welke kosten u allemaal maakt voor een klant. Als u meteen ziet wat voor reiskosten er allemaal voor een bepaalde klant worden gemaakt, dan is het plaatje meteen helder en kunt u daarmee betere beslissingen nemen. Heeft u de informatie niet compleet, dan kunnen verborgen kosten gaan drukken op uw winst.

Benieuwd naar de corporate card en de voordelen van Mooncard? Op onze website vindt u meer informatie over onze tankkaart, virtuele kaarten en zakelijke betaalkaart en over hoe u de administratieve rompslomp eenvoudiger kunt maken. Vraag op de website vrijblijvend een demo aan.

Meer informatie over btw in de praktijk en hoe Mooncard bij de aangifte kan helpen, vindt u in onderstaande artikelen: