Alles weten over de btw en overnachtingen in een hotel

Wat is het tarief?

Het btw-tarief over een hotelovernachting is 9%. Voor de belastingdienst valt een hotel samen met bijvoorbeeld een pension of een gemeubileerd appartement voor korte tijd onder het kopje logies. Ook als u de parkeerkosten bij het hotel apart betaalt of gebruik maakt van de laundryservice is het tarief 9%. Opmerkelijk genoeg wordt betaalde Wifi belast met 21%, als die tenminste niet in de hotelprijs is inbegrepen.

Over welke uitgaven kan ik de btw terugvragen?

De btw over de hotelovernachting zelf is in Nederland aftrekbaar. De btw die u hebt betaald op overnachtingen in een hotel in een ander land is ook aftrekbaar, maar deze moet u terugvragen bij de belastingdienst uit dat land. Voor EU-landen kan dat via een formulier van de Nederlandse belastingdienst. Er geldt een drempelbedrag van 50 euro.

Uw werknemers maken ook kosten om naar het hotel en terug te reizen. Wat de reiskosten betreft zijn vliegtickets vrijgesteld van btw, maar over treinkaartjes en taxiritten kunt u 9% btw terugvragen. Als u met een auto van de zaak naar het hotel bent gereden, is ook de btw over de parkeerkosten bij het hotel (21%) aftrekbaar.

Heel anders ligt de teruggaaf bij uw consumpties in het hotel. De btw over eten en drinken kan namelijk niet worden teruggevraagd, tenzij deze uitgaven bij de hotelprijs zijn inbegrepen. Dus de btw over uw lunch in het hotelrestaurant of drankjes in de hotelbar kunt u niet aftrekken als voorbelasting via uw btw-aangifte. Op de factuur voor het verblijf staat deze splitsing vaak wel aangegeven.

Zijn de hotelkosten zelf aftrekbaar?

Dat hangt ervan af. De kosten moeten wel geheel zakelijk zijn om te kunnen worden afgetrokken van de belastingen. Als medewerkers van uw bedrijf in een hotel moeten verblijven omdat zij tijdelijk ver van hun woonplaats werken, of in het geval van zakelijke afspraken waarbij overnachting elders noodzakelijk is (omdat de locatie ver weg is of omdat u anders niet meer op een normale tijd thuis kunt komen) dan kunnen de overnachtingskosten volledig worden afgetrokken.

Wanneer zijn hotelovernachtingen beperkt aftrekbaar?

Er zijn bepaalde categorieën van uitzonderingen waarbij de kosten beperkt aftrekbaar zijn, ook al zijn ze in principe wel zakelijk van aard. Hiermee moet u rekening houden in uw administratie. Onder deze gedeeltelijk aftrekbare kosten vallen relatiegeschenken en representatie, genotmiddelen, voedsel en dranken, maar ook congressen, seminars en studiereizen – ook als ze anders worden genoemd maar in feite op hetzelfde neerkomen. Dit betekent dat ook de reis- en verblijfkosten, dus inclusief de hotelovernachting, voor deze evenementen beperkt aftrekbaar zijn.

Wat betekent ‘beperkt aftrekbaar’ nu in de praktijk? U kunt voor deze soorten kosten kiezen uit twee opties. De eerste optie is een drempel van 4800 euro (in 2022; over de twee voorgaande jaren is de drempel 4700 euro). Onder deze drempel kunt u niets aftrekken, boven de drempel zijn de kosten voor congressen, seminars en studiereizen aftrekbaar. De tweede optie is om 73,5% van al deze kosten van de vennootschapsbelasting af te trekken (80% in het geval dat u inkomstenbelasting moet betalen). Deze optie is meestal voordeliger voor kleinere ondernemingen, waarbij deze activiteiten minder plaatsvinden.

De beperkte aftrekbaarheid is altijd van toepassing op eten en drinken (zakenlunches, diners, maar ook bijvoorbeeld drankjes, gebak, snacks en dergelijke), dus als uw medewerkers die kosten in een hotel maken maakt het niet uit om welke reden dat is. Het moet uiteraard wel een zakelijke reden zijn. De beperking op de aftrekbaarheid van de kosten is altijd deze 73,5% of toepassing van de drempel. Maar voor de hotelkosten zelf maakt de reden dus wel degelijk uit. Als uw medewerkers overnachten in een hotel (of soortgelijke ‘logies’ zoals een pension of Airbnb) voor een seminar of congres, dan vallen die hotelkosten onder de beperkt aftrekbare kosten. Verblijven ze in een hotel om een andere zakelijke reden, dan zijn de hotelkosten 100% aftrekbaar.

Daarbij heeft de Belastingdienst trouwens ook een maximum vastgesteld voor de reis- en verblijfkosten, van 1500 euro, tenzij het congres, het seminar of de studiereis voor het werk noodzakelijk was. In dat laatste geval geldt het maximum niet. U moet de noodzaak van het evenement voor uw werk zelf kunnen aantonen.

Zekerheid en gemak met Mooncard

Voor een sluitende administratie van uw reis- en verblijfkosten zijn de corporate cards en tankkaarten (zie ook bij brandstof) van Mooncard voor u als ondernemer én voor uw werknemers onontbeerlijk. U kunt alle kosten met deze kaarten afrekenen, zodat de administratie dankzij de handige koppeling bijna automatisch afgerond kan worden. De kosten worden meteen uitgesplitst. Bovendien hoeft uw werknemer met zijn of haar Mooncard niets voor te schieten en behoudt u zelf makkelijk een overzicht van alle uitgaven. Een realtime en dynamisch kostenoverzicht helpt u bovendien bij het nemen van strategische beslissingen.

Kijk op onze website voor meer informatie, of vraag een demo aan.

Zie voor andere btw-onderwerpen deze trefwoorden: