Alles over het doorbelasten van kosten met of zonder btw

De basisregel van kostendoorbelasting

De basisregel is dat over doorbelaste kosten altijd btw in rekening moet worden gebracht als er sprake is van een prestatie. Deze prestatie moet ten grondslag liggen aan de gemaakte kosten. De ondernemer moet dus als het ware iets hebben gedaan voor de onkosten die vervolgens worden doorbelast aan de klant.

Hoe werkt het doorbelasten van kosten?

Maar hoe werkt het doorbelasten van kosten eigenlijk? U boekt de kosten zoals al uw zakelijke uitgaven in uw administratie. Deze ziet de Belastingdienst als onderdeel van uw omzet. De betaalde btw vraagt u zoals gebruikelijk terug van de Belastingdienst.

De kosten exclusief btw zet u vervolgens op uw factuur aan uw klant. Over het geheel van de gefactureerde bedragen, inclusief de door u geleverde diensten of producten, berekent u het geldende btw-tarief. Dat is meestal 21%, maar in een aantal gevallen is ook het lagere tarief van 9% van toepassing.

Vergeet niet om uw klant kopieën van de bonnen en facturen toe te sturen als verantwoording van de doorbelaste kosten. Bewaar de originele bonnen en facturen in uw eigen administratie als bewijsmateriaal tegenover de Belastingdienst.

Welke kosten mag u doorbelasten?

Om wat voor kosten gaat het? Dat hangt af van de afspraken die u met uw klant heeft gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan hotelovernachtingen, parkeerkosten en reiskosten die u heeft gemaakt tijdens de dienstverlening aan uw klant, zoals de kosten van treinkaartjes en benzine.

Let erop dat in de prijs van openbaar vervoer en taxi’s 9% btw zit, ook al staat deze niet apart vermeld op het vervoersbewijs. U mag daarom 9/109^e deel van de prijs als betaalde btw terugvragen. U kunt vervolgens 100/109^e deel van de kosten doorbelasten aan uw klant.

Een andere valkuil is dat een ondernemer de btw over eten en drinken, zoals een zakenlunch, niet mag terugvragen van de Belastingdienst. U moet deze kosten dus inclusief btw doorbelasten aan uw opdrachtgever. Dit geldt ook voor relatiegeschenken of in het buitenland betaalde btw.

Uitzonderingen op de regel

Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen op de regel en er zijn situaties waar kosten niet met btw mogen worden doorbelast.

Wat zijn de uitzonderingen?

Kosten mogen niet met btw worden doorbelast als u als ondernemer fungeert als een soort doorgeefluik. De kosten worden dan in feite op naam en rekening van de opdrachtgever gemaakt. Deze kosten worden doorlopende kosten genoemd.

Voorbeelden zijn de toeristenbelasting per nacht bij hotelovernachtingen, griffierechten en kosten van het CBR die rijschoolhouders maken voor hun leerlingen. Deze kosten worden zonder btw doorberekend aan de klant in plaats van doorbelast.

Het komt regelmatig voor dat er fouten worden gemaakt bij het doorbelasten van kosten. Dit kan worden voorkomen met een zorgvuldige administratie en de juiste kennis van de regels omtrent kostendoorbelasting.

Wat zijn de valkuilen?

Als u fouten maakt bij het doorbelasten van kosten, kan dat nadelige gevolgen hebben voor zowel u als uw klant. Als u geen btw in rekening brengt over de doorbelaste kosten, of een verkeerd btw-tarief toepast, kan dat een naheffing of boete van de Belastingdienst opleveren.

Als u op uw factuur aan uw klant de doorbelaste kosten inclusief de door u betaalde btw zet terwijl u deze betaalde btw mag terugvragen aan de Belastingdienst, betaalt uw opdrachtgever te veel en krijgt u twee keer de betaalde btw terug - zowel van de Belastingdienst als van uw klant.

Als u op uw factuur de doorbelaste kosten exclusief btw zet terwijl u de betaalde btw niet mag terugvragen aan de Belastingdienst, zoals bij eten en drinken of in het buitenland, betaalt uw klant u te weinig en doet u uzelf tekort.

Ook uw afnemer kan nadelige gevolgen ondervinden bij een foutieve kostendoorbelasting. Heeft u kosten foutief belast? Uw klant kan de onterecht berekende btw niet aftrekken of terugvragen van de Belastingdienst. Dit kan nog worden rechtgezet voor de factuur is betaald, maar na betaling van de factuur is het heel lastig om de betaalde btw terug te krijgen van de Belastingdienst.

De voordelen van Mooncard

Kostendoorbelasting is dus ingewikkelder dan het op het eerste gezicht lijkt, omdat u bij foutief belaste onkosten uw recht op aftrek van de door u betaalde btw kunt verliezen.

Welke oplossingen biedt Mooncard?

Problemen kunnen worden voorkomen door goede afspraken te maken met uw klant over het doorbelasten van kosten, dus zorg ervoor dat dit vanaf het begin duidelijk is. Bovendien is het van belang om te weten dat deze regels gelden voor alle soorten ondernemers, of u nu een zzp’er of een holding bent.

Met de corporate card van Mooncard kunt u het zichzelf nog gemakkelijker maken. Met de tankkaart van Mooncard worden automatisch afschriften gemaakt van betaalbewijzen en deze worden vervolgens digitaal opgeslagen. Bovendien wordt het btw-deel automatisch vastgelegd en verwerkt.

Ook uitgaven die met de corporate card van Mooncard worden betaald, zoals parkeerkosten, worden digitaal opgeslagen en verwerkt. Dat maakt de kans op fouten in de administratie minimaal. Mooncard vult namelijk automatisch alle gegevens in die uw boekhouding nodig heeft, zoals het bedrag en de btw.

Vragen?

Met de beheerapplicatie van Mooncard heeft u inzicht in alle kaarten die aan uw account zijn gekoppeld en heeft u in realtime toegang tot uitgaven met alle bijbehorende gegevens. Ook genereert Mooncard boekingen automatisch. Deze kunnen rechtstreeks worden geïmporteerd in uw boekhoudsoftware. Het terugvragen van btw en de doorbelasting van kosten kan dan ook snel en deels automatisch worden uitgevoerd.

Natuurlijk staan wij te allen tijde klaar om uw vragen over Mooncard en onze applicaties te beantwoorden. U kunt ons tijdens kantooruren telefonisch, via e-mail of via webchat bereiken. Ook kunt u via onze website een online demo aanvragen. Tijdens deze demo kunnen we u meer vertellen over alle mogelijkheden van Mooncard en hoe onze oplossingen u kunnen ondersteunen bij uw bedrijfsvoering.