Hoe u btw uit het buitenland terugkrijgt?

Nederlandse btw berekenen en in aftrek brengen

Bij het afnemen van goederen uit een ander EU-land rekent de verkoper meestal geen btw. Bij het kopen van diensten wordt de btw vaak naar u verlegd. In beide gevallen moet u de aankoop verwerken in uw btw-aangifte. Als u de goederen of diensten gebruikt voor met btw belaste prestaties, kunt u het berekende btw-tarief direct aftrekken als voorbelasting.

Btw terugvragen kan ook als u in een ander EU-land btw betaalde over de invoer van goederen uit een niet-EU-land. Een aantal EU-landen vraagt u de facturen of invoerdocumenten voor die verkopen mee te sturen. Papieren versies moet u dan inscannen.

Rechtstreekse aanrekening buitenlandse btw

Er zijn uitzonderingen. In deze gevallen brengt de leverancier de buitenlandse btw wel meteen aan u in rekening:

bij personenvervoer
bij kortetermijnverhuur van een vervoermiddel
bij een restaurant- of cateringdienst
bij diensten die verband houden met onroerende zaken
Bij diensten die gaan over evenementen op het gebied van kunst en cultuur, sport, ontspanning, onderwijs of wetenschap

Regeling via de Nederlandse belastingdienst

De Nederlandse Belastingdienst heeft een speciale website voor het terugvragen van buitenlandse btw. U kunt gebruikmaken van het formulier: ‘Vereisten en toelichting bij het verzoek om teruggaaf btw uit andere EU-landen’. Om te kunnen inloggen, vraagt u eerst gegevens aan via de reguliere website van de Belastingdienst. Fiscale dienstverleners die voor klanten en/of voor henzelf teruggaafverzoeken willen verzorgen, kunnen op een speciale pagina terecht.

Zodra de vraag tot terugbetaling is ingediend, stuurt de Belastingdienst die door naar de Belastingdienst van het land waar u de btw terugvraagt.

Voorwaarden terugvragen buitenlandse btw

Wenst u buitenlandse btw terug te vragen? Check dan eerst of u aan deze regels voldoet:

uw onderneming is gevestigd in Nederland
u moet btw betalen over de verkoop van goederen, diensten of de invoer in het EU-land
u hoeft geen btw-aangifte te doen in het EU-land waarvan u de btw wenst terug te vragen
u gebruikt de goederen of diensten voor met btw belaste activiteiten

U kunt geen btw terugvragen in een ander EU-land als u:

geen btw-ondernemer bent
enkel vrijgestelde goederen of/en diensten levert
onder de landbouwregeling valt
ontheven bent van administratieve verplichtingen

Verzoek per jaar of per kwartaal

U kunt een terugbetalingsverzoek per jaar of per kwartaal doen. Let op: er zijn drempelbedragen om rekening mee te houden. Voor een verzoek over een heel kalenderjaar of het resterende deel van een kalenderjaar – sowieso inclusief de maand december – gaat het om minstens € 50, óf de tegenwaarde hiervan in de lokale munteenheid. Is het een verzoek over een kwartaal of van minstens drie maanden, maar minder dan een kalenderjaar? Dan moet het terug te vragen bedrag minimaal € 400 bedragen.

Het belang van op tijd indienen

Uw verzoek moet ingediend zijn vóór 1 oktober van het jaar dat volgt op het jaar waarover u btw terugvraagt. Dient u het verzoek later in, dan wordt uw verzoek mogelijk niet meer in behandeling genomen door het andere EU-land.

Wilt u de btw over het voorgaande jaar terugvragen? Wacht dan niet tot eind september. Hoe meer ondernemers hun aanvraag uitstellen, hoe groter de kans dat de site overbelast raakt. Vraag dus zo snel mogelijk uw btw terug - zo voorkomt u problemen bij het inloggen en wordt uw verzoek eerder behandeld.

Eenvoudig betalen in het buitenland?

Voor een sluitende administratie van sommige buitenlandse aankopen en van zaken- en dienstreizen is er Mooncard. Deze corporate cards en tankkaarten zijn zowel voor de werknemer als voor de werkgever handig om te gebruiken. Bovendien hoeft de werknemer niets voor te schieten en behoudt de werkgever makkelijk een overzicht van alle uitgaven. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Nog meer relevante informatie: