Boekhouding uitbesteden: wel of niet doen?

Als ondernemer heeft u een goed inzicht nodig in de financiële situatie van uw bedrijf. Hier kan de boekhouding bij helpen. U weet precies hoeveel geld er binnenkomt, uitgaat en eventueel verschuldigd is. Hierdoor kunt u verantwoorde beslissingen maken, bijvoorbeeld over de begroting van het nieuwe jaar.

Maar tegelijikertijd is de boekhouding tijdrovend en vereist het fiscale kennis. Daarom besluiten veel ondernemers om de boekhouding uit te besteden aan professionals. In dit artikel geeft Mooncard u duidelijke, onpartijdige informatie over het al dan niet uitbesteden van uw boekhouding.

Wanneer uitbesteden?

Zelf boekhouden kost tijd en is moeilijk, vooral als u hier nog geen ervaring mee hebt. Uitbesteden is gelukkig een optie. Maar in welke situaties is dat raadzaam? Concreet wanneer u het volgende meemaakt:

Uw bedrijf groeit flink

Wanneer uw bedrijf hard aan het groeien of uitbreiden is, maakt u vele uren. De boekhouding is dan een vervelende afleiding die de groei van uw onderneming lijkt te stremmen. Door de boekhouding uit te besteden, kunt u zich volledig op uw core business focussen. Tegelijkertijd weet u dat de boekhouding op een efficiënte en effectieve manier wordt gedaan.

Uw boekhouding wordt complexer

Merkt u dat de boekhouding van uw onderneming steeds complexer wordt, bijvoorbeeld door die snelle groei of door veranderende omstandigheden? Iedere wijziging dient u te bestuderen en daar gaat tijd in zitten. Een boekhouder heeft de kennis en ervaring om uw complexer wordende boekhouding uit handen te nemen.

U heeft onvoldoende kennis (of geen zin)

Sommige mensen hebben een talenknobbel, anderen zijn weer heel goed met cijfers. Weet u in elk geval zeker dat u niet tot de laatste groep behoort, dan is er nog geen spreekwoordelijke man overboord. De boekhouder schiet u te hulp en adviseert u in begrijpelijke taal over uw plichten en mogelijkheden. U hoeft zich geen zorgen te maken over fouten in uw boekhouding en kunt zich weer volledig richten op uw bedrijf.

Voordelen van boekhouding uitbesteden

We weten nu dus in welke situaties het uitbesteden van de boekhouding verstandig is. Ook lichtten wij al een tipje van de sluier waar het ging om de voordelen. Laten we die voordelen eens wat beter bestuderen. Om welke redenen hakken ondernemers deze knoop door?

Tijdswinst
De boekhouding doen is tijdrovend en vereist opperste concentratie. Door de boekhouding uit te besteden aan een professional, maakt u tijd vrij om u te concentreren op de groei en ontwikkeling van uw bedrijf.
Deskundig en correct
Boekhouders hebben de kennis en ervaring om uw boekhouding op fiscaal efficiënte te verzorgen. Dit zorgt voor betere en accurate boekhouding, en voorkomt fouten die uw bedrijf schade kunnen berokkenen.
Gemak en onbezorgdheid
De boekhouding uitbesteden aan een accountant betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over op tijd aangifte doen en andere verplichting. Zelfs de betaling betalen kunt u automatisch laten doen, via een incasso. Uw boekhouder kan u daar meer over vertellen.
Kostenbesparing
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is zelf de boekhouding doen niet gratis. U gebruikt bijvoorbeeld een softwarepakket voor uw boekhouding. Dat pakket kost geld. En wat dacht u van de fouten die eventueel in uw aangiften sluipen? Die kunnen voor naheffingen of boetes zorgen. Om maar niet te spreken over uw tijd, die natuurlijk ook geld waard is. Alles bij elkaar opgeteld kan een accountant zomaar goedkoper uitpakken.

Nadelen van boekhouding uitbesteden

Er is dus veel voor te zeggen om de boekhouding door een professional te laten doen. Maar zoals bij zoveel dingen in het leven, staan tegenover de voordelen ook enkele nadelen.

Minder controle
Door uw boekhouding uit te besteden, heeft u minder controle over uw financiële situatie. U moet vertrouwen hebben in accountant en in staat zijn om de informatie die hij of zij geeft te begrijpen.

Communicatie
Het is belangrijk om open en effectieve communicatie met uw accountant te hebben. Niet elke boekhouder heeft tijd voor uw vragen of twijfels. Als de communicatie niet goed verloopt, kan dit leiden tot verwarring en fouten in de boekhouding.

Vertrouwelijkheid
Uw boekhouding bevat vertrouwelijke informatie over uw bedrijf: welke leveranciers u gebruikt, welke zaken u inkoopt en wie uw klanten zijn, bijvoorbeeld. Ook al is uw boekhouder nog zo betrouwbaar en discreet, u wilt er ook zeker van kunnen zijn dat uw gegevens veilig worden bewaard en worden beschermd, zodat ze niet in onbevoegde handen terechtkomen.

Wat is het verschil tussen een accountant en een boekhouder?

Tot nu toe hebben we de woorden boekhouder en accountant door elkaar gebruikt, net als zoveel mensen doen. Maar er bestaat wel degelijk (een klein) verschil tussen beide functies.

Boekhouders verantwoordelijk voor het dagelijks bijhouden van de financiële administratie van een bedrijf. Ze kunnen dus ook prima in de onderneming zelf werken, op de financiële afdeling. Boekhouders verzamelen, verwerken en beheren financiële gegevens. Ook stellen ze financiële rapporten op, zoals balansen en winst- en verliesrekeningen.

Accountants hebben een rol die iets meer controlerend en adviserend is. Zij doen audits en kunnen helpen bij het opstellen van de jaarrekening en het doen van aangifte. In de praktijk zijn veel accountants in de basis opgeleid als boekhouders en kunnen zij boekhoudkundige taken voor u uitvoeren.

Hoe kiest u de juiste accountant?

U kunt natuurlijk in Google de naam van uw woonplaats en het woord ‘accountant’ intypen. Dan kunt u hen één voor één uw situatie voorleggen en hun tarieven vragen. Dit is vergelijkbaar met een schot hagel: u raakt er zo altijd wel één. Maar vraag uzelf af of de beste accountant wel in uw woonplaats of regio zit. Misschien zit de beste accountant voor uw situatie wel in de andere kant van Nederland. Gelukkig kan vrijwel alles telefonisch en via internet worden geregeld.

De beste manier om een accountant te vinden, is door om referenties te vragen. Collega-ondernemers, en dan het liefste met vergelijkbare bedrijven, kunnen u haarfijn uitleggen wat zij van hun accountant vinden. Luister goed naar wat zij zeggen over de werkwijze en de communicatie. Is de accountant bijvoorbeeld proactief en helpt hij of zij uw collega-ondernemer om belasting te besparen?

Tarieven zijn uiteraard ook belangrijk, maar kijk niet op een tientje meer of minder per uur. Belangrijker is dat u gehoord en geholpen wordt, het liefst nog dezelfde dag waarop u een vraag stelt. Nadat u referenties heeft verzameld, maakt u afspraken met kandidaat-accountants om ze persoonlijk te leren kennen. De persoon die u het beste gevoel geeft, heeft het in zich om uw accountant te worden.

Dus: boekhouding zelf doen of uitbesteden?

Er komt heel wat kijken bij de financiële administratie. Eigenlijk kunnen we maar één situatie bedenken waarin het beter is om zelf die boekhouding te doen: wanneer u zzp’er bent en betrekkelijk weinig uren draait. De administratie van een zzp’er is namelijk redelijk eenvoudig en omdat u voldoende vrije uren hebt, kunt u de fiscale wetten en verplichtingen op uw gemak bestuderen. Het helpt natuurlijk ook als u gek op cijfers bent.

Zelf uw boekhouding doen maakt u financieel en fiscaal wijzer. Ook zorgt het ervoor dat u maximale grip op de financiën van uw bedrijf hebt. Wanneer dat bedrijf nog relatief klein is, geeft deze administratieve oefening u een stevige basis voor het beheren van uw budgetten in de toekomst, en voor het kiezen van de beste accountant.

In alle andere situaties raden wij u aan om een boekhouder of accountant in de arm te nemen. Die bespaart u tijd en zorgen. Wel dient u een weloverwogen keuze voor een specifiek accountantskantoor te maken; bijvoorbeeld een kantoor dat u door een kennis of collega is aanbevolen.

Mooncard helpt u bij de boekhouding:

Bij de boekhouding bent u constant bezig met verkopen en inkopen. Met inkomsten en uitgaven. En juist bij die uitgaven komt Mooncard kijken. Onze handige betaaloplossingen zorgen ervoor dat u in real-time ziet waar uw medewerkers uw budget aan uitgeven. U heeft al uw zakelijke uitgaven overzichtelijk op een rijtje in uw persoonlijke dashboard. Gaat het ergens fout, dan kunt u meteen aan de bel trekken. Hoe? Door een betaalkaart of tankpas te blokkeren, bijvoorbeeld.

Meer weten over Mooncard? Eén van onze vriendelijke medewerkers laat u graag zien hoe het werkt. Vraag een online demo aan om het met eigen ogen te zien.

Ook hebben wij veel artikelen zoals deze geschreven, over onderwerpen die ondernemers zoals u verder helpen, bijvoorbeeld met de boekhouding. Lees daarom ook eens over: