Wat is financiële administratie en wat is het belang?

Financiële administratie, wat is het?

Eerst even een kort overzicht van wat de financiële administratie nou eigenlijk inhoudt. De financiële administratie bestaat uit alle financiële gegevens van een organisatie. Vaak worden de termen administratie, boekhouding en financiële administratie met elkaar verward en door elkaar gebruikt. Niet zo gek, want de termen hebben allemaal met elkaar te maken. 

Financiële administratie en boekhouding zijn eigenlijk gewoon hetzelfde. De administratie is een overkoepelende term en de boekhouding, of financiële administratie, maakt daar onderdeel van uit. De algemene administratie bevat alle administratie van een bedrijf, niet alleen de financiële. Ook de contracten, klantgegevens, personeelsgegevens enz. behoren tot de algemene administratie.

De financiële administratie wordt vaak beschouwd als het belangrijkste onderdeel van de algemene bedrijfsadministratie. De boekhouding omvat alle financiële gegevens die te maken hebben met de financiële situatie van je onderneming.

Waarom is financiële administratie van belang?

Nu u weet wat de financiële administratie inhoudt, vraagt u zich misschien af waarom het zo belangrijk is. Elke ondernemer weet dat de boekhouding belangrijk is, maar waarom precies? Er zijn eigenlijk twee redenen waarom de financiële administratie van cruciaal belang is voor het voortbestaan van uw bedrijf:

Inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf

Een goede boekhouding biedt onmisbare financiële informatie en inzicht in de financiële situatie van uw onderneming. Door middel van een financiële analyse en jaarrekeningen kunt u inzien waar het goed gaat binnen uw bedrijf, waar de verbeterpunten zitten en waar u moet bijsturen.

De belastingdienst

De financiële administratie is niet alleen van groot belang voor uw eigen inzicht in de financiële situatie van uw bedrijf, het is ook verplicht vanuit de belastingdienst. Middelgrote en grote bedrijven zijn bijvoorbeeld verplicht om de jaarrekening te deponeren.

Waar bestaat de financiële administratie uit?

De financiële administratie is een verzameling van alle financiële gegevens van uw bedrijf. Oftewel alle gegevens en bewijzen omtrent de inkomsten en uitgaven. Met een goede boekhouding zorg je ervoor dat u alle onderdelen overzichtelijk bijhoudt en inzicht krijgt in de financiële situatie en uiteindelijk de balans kunt opmaken. Een goede financiële administratie bestaat uit een subadministratie met de volgende onderdelen:

Grootboekadministratie

De grootboekadministratie bestaat uit alle bewijzen van inkomsten en uitgaven. Alle facturen en bonnen van aankopen moet u bewaren. Je hebt als bedrijf een bewaarplicht van 7 jaar. Deze verzameling facturen en bonnen wordt de grootboekadministratie genoemd. Alle grootboekrekeningen samen wordt een rekenschema genoemd. Dit vormt de basis van uw boekhouding en het kan dan ook handig zijn om dit te automatiseren. Mooncard kan u hierbij helpen met een geïntegreerde oplossing voor het automatisch bijhouden van alle onkostenprocessen. Ook de zakelijke bankafschriften en de kasregistratie maken onderdeel uit van de grootboekadministratie.

In- en verkoopadministratie

De verkoopadministratie bestaat uit de facturen die u verstuurt naar uw klanten. Het kan handig zijn om een online boekhoudprogramma te gebruiken waarin u rechtstreeks facturen kunt opmaken en versturen. Op deze manier worden ze direct verwerkt in de administratie.

De inkoopadministratie bestaat uit alle contracten en administratie omtrent inkoop. Denk hierbij aan contracten die u hebt met leveranciers en inkoopafspraken. Ook dit kunt u opnemen in uw boekhoudprogramma, zodat u een duidelijk overzicht hebt van de inkoopfacturen.

Debiteuren- en crediteurenadministratie

De debiteuren zijn klanten die u nog moet betalen. Het is vanzelfsprekend belangrijk om goed bij te houden welke klanten nog niet hebben betaald. Dit kun je allemaal terugvinden in je boekhoudprogramma onder de debiteurenadministratie.

Daarnaast is het net zo belangrijk om bij te houden wie u zelf nog moet betalen, de crediteuren. Dit kunnen uw leveranciers zijn bijvoorbeeld. 

Voorraadadministratie

Wanneer u producten of goederen verkoopt met uw bedrijf, hebt u te maken met de voorraadadministratie. Uw voorraad heeft een bepaalde waarde en deze verandert wanneer u producten verkoopt of uw voorraad aanvult. In de voorraadadministratie wordt dit alles bijgehouden. Een goede administratie van uw voorraad geeft inzicht in de actuele waarde van uw voorraad.

Salarisadministratie

Als u medewerkers in dienst hebt, krijgt u te maken met de salarisadministratie. Ook dit maakt deel uit van de financiële administratie van uw onderneming. Het salaris is voor veel bedrijven één van de grootste kostenposten. Het is daarom van groot belang dat de administratie ervan nauwkeurig gebeurt. Dit kan met specifieke salarissoftware. Deze kunt u koppelen aan uw boekhoudsoftware, zodat de journaalposten van de loonadministratie automatisch worden opgenomen in uw boekhouding. Zo voorkomt u fouten en maakt u tijdswinst. Grotere bedrijven kiezen er soms voor om de loonadministratie helemaal uit te besteden, aan een payrollbedrijf bijvoorbeeld.

Belastingaangiften

Elk bedrijf moet belastingaangifte van het afgelopen boekjaar doen. Aan de hand van uw financiële administratie doet u de btw-aangifte en jaarlijkse belastingaangifte. Het is dan ook erg belangrijk om de boekhouding op orde te hebben, zodat er geen fouten in je belastingaangifte komen. Zo voorkomt u boetes van de belastingdienst.

Zelf de boekhouding bijhouden of uitbesteden?

De financiële administratie kan op verschillende manieren worden bijgehouden. Heeft u een eenmanszaak of bent u zzp’er? Dan kunt u de administratie vaak gewoon zelf bijhouden. Dit kunt u helemaal handmatig en gratis doen in Excel bijvoorbeeld, maar u kunt er ook voor kiezen om boekhoudsoftware te gebruiken. Als u software gebruikt, kunnen bepaalde processen geautomatiseerd worden, wat voor tijdswinst en minder fouten zorgt. Bovendien kunt u verschillende praktische overzichten genereren, zoals de resultatenrekening en de balans.

Grote bedrijven kiezen vaak voor het uitbesteden van de boekhouding. Wanneer de financiële administratie complexer wordt naarmate een bedrijf groeit, hebt u hulp van professionele accountants nodig. Dit kunnen onafhankelijke externe accountants zijn, of accountants binnen het bedrijf. 

Hebt u een eenmanszaak of bent u een kleine ondernemer en wilt u graag zelf meer leren over de financiële administratie? Overweg dan om zelf een opleiding te volgen en een certificaat of diploma te halen in boekhouden. Er zijn verschillende cursussen en opleidingen voor professionals, zodat u zelf de boekhouding kunt doen met de benodigde kennis. 

Mooncard helpt bij een foutloze boekhouding:

Een gedetailleerde financiële administratie is dus van groot belang voor je bedrijf. Niet alleen om zelf een duidelijk inzicht te krijgen in de financiële situatie van je bedrijf, maar het is zoals gezegd ook verplicht vanuit de belastingdienst.

Het bijhouden van alle uitgaven en het bewaren van alle betaalbewijzen kan echter een tijdrovende klus zijn. De geïntegreerde oplossing van Mooncard kan u hierbij helpen. Met Mooncard kunt u alle betaalbewijzen direct opslaan door middel van een foto. Deze worden rechtstreeks doorgestuurd naar uw boekhoudsoftware. Zo beheert u alle zakelijke uitgaven vanaf de betaling tot de boekhouding. Bovendien kunt u met Mooncard eenvoudig btw terugvorderen en journaalposten genereren zonder deze opnieuw in te moeten voeren.

Wilt u weten hoe Mooncard u kan helpen om tijd te besparen en een gedetailleerde financiële administratie bij te houden? Boek dan nu een demo met één van onze experts!