L'organisation comptable : ce qu'il faut savoir

Comment mettre en place l’organisation comptable interne d’une entreprise ?

Une entreprise doit éviter de se perdre dans un processus administratif comptable trop lourd. Une mauvaise organisation comptable peut avoir des conséquences importantes directement sur la société. Le choix dépend de l’entreprise. Dans tous les cas, les comptes doivent être réguliers et sincères (article L123-14 du Code de commerce¹). Ils doivent être simples à déchiffrer et à comprendre en cas de contrôle de l’administration.

Pourquoi mettre en place une organisation comptable interne ?

L’entreprise peut faire le choix de s’occuper de sa comptabilité. C’est en général le cas des grandes entreprises. Celles-ci disposent du personnel nécessaire et compétent pour se partager toutes les tâches administratives. La société maîtrise et gère la totalité du processus comptable.

C’est un choix plus compliqué pour les TPE et les PME. En effet, c’est souvent le dirigeant qui assume cette charge et cela nécessite de parfaitement connaître la législation en matière comptable.

Respecter les échéances légales comptables

L’organisation comptable d’une entreprise passe nécessairement par le respect des échéances et la mise en place d’un calendrier comptable. En effet, la société doit tous les ans à la même date procéder à la clôture de son exercice. Cependant, la tenue de la comptabilité se fait tout au long de l’année et pas simplement lors de l’établissement du bilan.

Elle doit s’acquitter de différentes tâches. Elles peuvent être journalières, mensuelles ou trimestrielles. Par exemple, ce sont :

Les déclarations fiscales et sociales telles que la déclaration de TVA ;
le pointage comptable ;
l’inventaire pour préparer le bilan de fin d’exercice ;
la révision des comptes, etc.

À défaut de respecter les échéances, l’administration est en droit d’appliquer des sanctions. Elles sont souvent financières et impactent la trésorerie de l’entreprise.

L’organisation de la comptabilité interne de l’entreprise

L’enregistrement de toutes les opérations comptables doit se faire régulièrement. Chaque flux entrant et sortant doit être retrouvé. Pour cela, l’entreprise doit retranscrire toutes ses écritures et conserver ses documents comptables.

Le choix de son organisation comptable interne

L’entreprise doit établir un chemin de révision. En effet, toute l’organisation comptable doit être transparente et pouvoir être retracée.

Par exemple, pour la rendre plus lisible, l’entreprise peut faire le choix de mettre en place une comptabilité auxiliaire. Elle consiste à diviser un compte général du plan en plusieurs sous-comptes. Elle concerne essentiellement les comptes de tiers (fournisseurs et clients). Cette pratique a pour avantage d’apporter un meilleur suivi des factures (identification des factures en cours, impayées, etc.) et évite les erreurs de facturation.

Les documents à conserver en cas de contrôle de la comptabilité

La comptabilité d’une entreprise se prouve par des pièces comptables. En effet, toutes les opérations comptables inscrites dans le livre journal doivent avoir leurs pièces justificatives. Cela signifie qu’à chaque ligne inscrite correspond une pièce comptable justificative (article R123-174 du Code de commerce).

Ces obligations concernent également les documents comptables. Ce sont :

le livre journal ;
le grand livre comptable ;
les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe).

D’autres ne sont pas obligatoires, mais sont utiles pour la gestion de l’activité de l’entreprise telle que la balance comptable.

Les entreprises doivent les conserver pendant un délai de 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable (article L123-22 du Code de commerce³). En revanche, la loi n’impose pas le format de conservation. Ils peuvent être au format papier ou numérique.

L’entreprise doit-elle confier sa comptabilité à un cabinet comptable ?

L’organisation comptable de l’entreprise requiert le respect de la réglementation en vigueur. Celle-ci évolue et nécessite de se maintenir à jour. Cela peut être un travail trop important pour un dirigeant. Dans ce cas, il peut envisager l’externalisation de la comptabilité. Il délègue sa gestion comptable en totalité ou en partie à un expert-comptable ou à un cabinet.

L’externalisation partielle de la comptabilité de l’entreprise

C’est le cas des petites et moyennes entreprises. Elles font souvent appel à un expert-comptable. Le dirigeant décide des tâches qu’il souhaite lui confier. Elles sont inscrites dans une lettre de mission et dépendent de l’expertise du dirigeant en matière de comptabilité et des besoins de l’entreprise.

En règle générale, la répartition se fait ainsi :

L’entreprise se charge de l’enregistrement de chaque opération comptable au crédit et au débit, ainsi que les pièces justificatives.
L’expert-comptable s’occupe des déclarations fiscales, de la gestion des immobilisations, du bilan annuel, de la révision des comptes, etc.

Cette organisation comptable implique que l’entreprise fournisse les bonnes informations et les bons documents à son comptable.

Confier l’organisation comptable à un expert-comptable extérieur à l’entreprise

Dans ce cas, l’expert-comptable se charge de toute la comptabilité de l’entreprise. Il s’occupe de la saisie comptable, des pièces justificatives (elles sont souvent numérisées et conservées dans le logiciel comptable), de différents documents, d’établir le bilan, etc.

Le dirigeant s’appuie entièrement sur l’expert-comptable pour gérer sa comptabilité. Il est important qu’une relation de confiance, ainsi qu’une bonne communication s’instaurent. L’expert-comptable peut ainsi orienter l’activité de l’entreprise en fonction des résultats comptables.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’externalisation de l’organisation comptable ?

Confier la gestion comptable de son entreprise présente des avantages, mais aussi quelques inconvénients.

Les avantages de confier la comptabilité à un expert-comptable

Connaître la santé financière de son entreprise est nécessaire. Pour autant, le dirigeant de société doit aussi se consacrer à son activité et à son développement. C’est pour cette raison que des entreprises confient l’organisation comptable à un cabinet.

Par ailleurs, la réglementation sur la comptabilité évolue. Un expert-comptable se tient informé de la législation et respectera les échéances imposées. Son expertise est un atout pour l’entreprise.

Les inconvénients de déléguer sa comptabilité d’entreprise à un tiers

Confier l’organisation comptable de son entreprise à un tiers a un coût supplémentaire pour l’entreprise, puisqu’elle doit s’acquitter des honoraires de l’expert-comptable. Dans le cadre d’une externalisation partielle, il est possible que le cabinet comptable lui donne accès à un logiciel. Dans le cas contraire, l’entreprise devra investir dans un logiciel de comptabilité en plus des honoraires.

Du côté de l’expert-comptable, il peut être compliqué pour lui de récupérer les informations et lui permettre de les traiter. Quoi qu’il en soit, l’entreprise doit s’astreindre à une rigueur dans son organisation comptable afin de respecter les échéances.

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