Wat is een jaarrekening en voor wie is het verplicht?

Wat is het verschil tussen een jaarrekening en een jaarverslag?

Er wordt vaak gedacht dat een jaarrekening hetzelfde is als een jaarverslag, maar dat is niet het geval. Het jaarverslag is een overzicht van alle bedrijfsactiviteiten van het afgelopen boekjaar. Hierin kunnen verschillende elementen worden opgenomen, dit bepaalt het bedrijfsbestuur zelf. Denk hierbij aan nieuwe ontwikkelingen, de missie en visie van het bedrijf, doelstellingen, behaalde doelen, strategieën, maar ook het financiële aspect. Dit financiële deel van het jaarverslag is de jaarrekening. De jaarrekening is dus onderdeel van het jaarverslag.

De jaarrekening is onderdeel van de bedrijfsadministratie en sluit aan bij de facturen, bonnen en afschriften van het afgelopen jaar.

Wat staat er in de jaarrekening?

De jaarrekening geeft een overzicht van de financiën van het afgelopen (boek)jaar van het bedrijf. Wat er in de jaarrekening staat, is afhankelijk van de grootte van het bedrijf, maar bestaat minimaal uit de volgende drie onderdelen:

• De balans
• De winst- en verliesrekening
• De toelichting

Hoe groter het bedrijf, hoe meer financiële informatie er in het jaarverslag en dus de jaarrekening staat.

Wat staat er in de balans?

Het woord zegt het al, in de balans wordt de balans opgemaakt. Het geeft de financiële situatie van het bedrijf op een bepaald moment weer: het einde van het boekjaar. Een boekjaar loopt bij veel bedrijven gelijk aan het kalanderjaar en de balans wordt dan ook doorgaans op 31 december opgemaakt. De balans geeft een overzicht van de schulden (passiva) en bezittingen (activa) van de onderneming. 

In de jaarrekening wordt de eindbalans opgemaakt, dit is de balans aan het einde van een periode. Aan het begin van een nieuw boekjaar wordt de openingsbalans opgemaakt, deze wordt gebaseerd op de eindbalans van de jaarrekening.

Wat is een winst- en verliesrekening?

De winst- en verliesrekening van de jaarrekening geeft een overzicht van de gemaakte omzet en kosten van een bedrijf in het boekjaar. Hiermee krijg je een duidelijk inzicht in de financiële situatie. Heeft het bedrijf winst gemaakt of verlies geleden?

De toelichting

Wat er in de toelichting van de jaarrekening staat is afhankelijk van de omvang van de onderneming. Kleine rechtspersonen hoeven in de toelichting bijvoorbeeld alleen aan te geven hoe de balans is opgemaakt en hoeveel werknemers het bedrijf heeft. Grote ondernemingen moeten een uitgebreidere toelichting geven op de jaarrekening en ook een jaarverslag deponeren.

Voor wie is het opstellen van een jaarrekening verplicht?

Het opstellen van een jaarrekening is eigenlijk voor elke onderneming, groot of klein, van belang. Toch is het niet voor elk bedrijf verplicht. De volgende bedrijven zijn verplicht een jaarrekening op te stellen:

• BV’s;
• NV’s;
• Coöperaties;
• Onderlinge waarborgmaatschappijen;
• Verenigingen en stichtingen met een onderneming die twee opeenvolgende boekjaren een omzet van minimaal € 6 miljoen per jaar hadden;
• CV’s en VOF’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn;
• Buitenlandse rechtspersonen met een vestiging in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren;
• Ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen;
• Organisaties in enkele specifieke branches, zoals pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.

Eenmanszaken en zzp’ers zijn niet verplicht een jaarrekening op te stellen. Toch is het ook voor hen interessant om dit wel te doen. Een jaarrekening geeft een duidelijk inzicht in de financiële situatie van de onderneming en wanneer u bijvoorbeeld een (zakelijke) hypotheek of lening wilt aanvragen, kan de bank vragen naar de omzet van uw onderneming. Een jaarrekening geeft dan direct een duidelijk overzicht. Daarnaast moeten eenmanszaken en zzp’ers de gegevens uit de jaarrekening gebruiken bij de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

Moet ik mijn jaarrekening deponeren bij de KVK?

Kleine ondernemingen, zoals eenmanszaken en zzp’ers zijn niet verplicht om een jaarrekening op te stellen en hoeven deze dus ook niet te deponeren. Grote ondernemingen, zoals BV’s, NV’s, coöperaties, CV’s, VoF’s, onderlinge waarborgmaatschappijen en verenigingen zijn wel verplicht om hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar worden gedaan.

Wie stelt de jaarrekening op en wat zijn de kosten?

Wie de jaarrekening opstelt is afhankelijk van het type bedrijf. Eenmanszaken en zzp’ers kunnen heel goed zelf de jaarrekening opstellen, eventueel met behulp van een boekhoudprogramma. Kleine, middelgrote en grote bedrijven kunnen ervoor kiezen om de administratie en boekhouding uit te besteden of binnen het bedrijf door een accountant te laten doen. De jaarrekening kan door een accountant worden opgesteld, met behulp van een boekhoudprogramma. Boekhoudsoftware biedt doorgaans een standaard optie voor het opstellen van de jaarrekening.

Hoe groter het bedrijf, hoe uitgebreider de administratie en jaarrekening. Hier zijn de kosten ook van afhankelijk.

Heb ik een accountantsverklaring nodig?

Eenmanszaken, zzp’ers en kleine BV’s hoeven geen accountantsverklaring toe te voegen aan de jaarrekening. Grotere ondernemingen moeten dit wel. De accountantsverklaring moet samen met de jaarrekening ingeleverd worden. Dit is wettelijk verplicht en van belang bij een eventuele controle van de Belastingdienst. 

Toch is het ook voor kleine ondernemingen aan te raden om de jaarrekening te laten controleren door een accountant, om er zeker van te zijn dat er geen fouten in staan.

Bewaar alle bewijzen van bedrijfskosten voor een gedetailleerde jaarrekening

Voor een gedetailleerde en accurate jaarrekening is het van belang dat alle kostenposten worden opgenomen in de boekhouding. Alle uitgaveposten moeten nauwkeurig worden bijgehouden en gedocumenteerd. Dit is niet alleen van belang voor een duidelijk inzicht in de financiële situatie van de onderneming, het is wettelijk verplicht. Alle betaalbewijzen moeten minimaal 7 jaar worden bewaard en kunnen worden getoond in het geval van een controle van de Belastingdienst.

Mooncard biedt een geautomatiseerde oplossing voor het uitgavenbeheer van ondernemingen. Onkostenprocessen worden geautomatiseerd en door middel van een directe verbinding met het boekhoudsysteem wordt het bijhouden van uitgaven vereenvoudigd. Het opstellen van een overzichtelijke jaarrekening wordt hierdoor nog makkelijker!

De geïntegreerde oplossing voor het documenteren van bedrijfskosten past zich aan de structuur van uw onderneming en de gebruikte boekhoudsoftware aan. Wilt u weten wat de oplossing van Mooncard voor jouw onderneming kan betekenen? Boek dan nu een demo met één van onze experts!