Inkoopprestaties: keuze uit 7 KPI’s

De inkopen van een bedrijf maken gemiddeld 50% uit van de omzet. De KPI’s zijn onmisbare indicatoren voor het evalueren van de inkooporganisatie. Aan de hand daarvan kunnen de directie en de teams meten in hoeverre de vastgestelde doelstellingen behaald zijn in een bepaalde periode. De KPI’s gaan niet alleen over de historische criteria van de kosten, termijnen en kwaliteit, ze vertellen ook iets over andere aspecten, zoals MVO, de interne klanttevredenheid, de prestaties van de inkopers en relaties met leveranciers. Mooncard legt uit hoe u de inkoopprestaties kunt evalueren.

Waarom KPI’s voor de inkoop instellen?

KPI’s zijn onmisbare hulpmiddelen voor de aansturing van de inkoopstrategie van een bedrijf. Ze zorgen voor een actueel zicht op de prestaties van de verschillende activiteiten binnen de afdeling Inkoop. Ze weerspiegelen de dagelijkse werkzaamheden van de teams. Door belangrijke indicatoren te bepalen, kan de inkooporganisatie:

Een diagnostiek opstellen over het inkoopbeheer en de organisatie van het inkoopproces;
De medewerkers, de leidinggevenden en externe partijen van de onderneming informeren over de resultaten van het ingestelde inkoopplan;
Nauwkeurige informatie leveren over het afgelegde traject en wat nog afgelegd moet worden;
Meer passende beslissingen maken, op basis van berekende gegevens;
Nauwkeurig meten in hoeverre de strategische doelstellingen zijn behaald;
De verbeterpunten benadrukken.

De SMART methode gebruiken om KPI’s te kiezen

Voor een effectieve meting van de inkoopprestaties, moeten de gekozen kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren SMART zijn:

Specifiek. Begin met duidelijk bepalen wat de doelstellingen zijn. Herleid vervolgens de prestatie-indicatoren die u nodig hebt. Die moeten passen bij de strategie van de onderneming.
Meetbaar. De doelstellingen moeten op een objectieve manier gemeten kunnen worden. Ze moeten voldoende kwalitatieve gegevens verzamelen die over de hele termijn beschikbaar zijn. OM gebruikt te kunnen worden, moeten die gegevens worden verzameld en georganiseerd.
Acceptabel. Uw KPI’s moeten de optimalisatie van de inkopen mogelijk maken. Het moet mogelijk zijn ze te confronteren om de behaalde resultaten te begrijpen.
Realistisch. De indicatoren moeten bereikt kunnen worden met de menselijke, financiële en materiële middelen waarover het bedrijf beschikt.
Tijdgebonden. Om de voortgang te kunnen evalueren, is het belangrijk dat de indicatoren voor de prestaties in de tijd vergeleken kunnen worden.

De KPI’s voor met meten van de prestaties van de inkooporganisatie

Ontdek de beste indicatoren die u in uw dashboard of rapportagetool kunt integreren.

ROI van de inkooporganisatie

De ROI van inkopen is ideaal voor het evalueren van de productiviteit van het team. Het gaat hier om het observeren van de verhouding met:

De uitgaven en kosten (producten, diensten) die vermeden konden worden dankzij het werk van de afdeling Inkoop;
De globale kosten van de functionering.

Deel van de bedrijfsinkopen behandeld door de afdeling Inkoop

In een bedrijf vallen niet altijd alle inkopen onder de controle van de dienst. Inkopen van klasse C of « impulsinkopen » zijn hiervan het perfecte voorbeeld. Deze maken de praktijken van de rationalisering van inkopen extra ingewikkeld.

Deze indicator meet het deel van de inkopen dat daadwerkelijk is beheerd door de inkopers. Daarmee kan hun productiviteit beoordeeld worden op basis van hun daadwerkelijke bijdrage, en niet met hypothetische gegevens.

Linear Performance Pricing (LPP)

Het percentage gecontracteerde leveranciers is niet genoeg om de toepassing van overeenkomsten te beoordelen. De correlatie kosten/waarde, of Linear Performance Pricing (LPP) biedt verheldering van de daadwerkelijke uitvoering van de contracten. Het bestudeert:

Naleving van contracten, op basis van het aantal regels (in de beheerssoftware) die gefactureerd zijn buiten de referentieprijzen;
Het deel aan geconstateerde overschrijdingen in de totale kosten.

Aandeel inkoop buiten contract

Dit geeft een nauwkeurig idee van de mate waarin afdelingen zich houden aan de inkoopstrategie van het bedrijf. Daarmee kan gecontroleerd worden of de inkopers zich houden aan de beheersprocedures voor bevoorrading. Deze indicator volgt twee variabelen:

Het aandeel van kosten die zijn aangegaan buiten een contract, terwijl er wel een contract was afgesloten;
De afwijking van de prijs of kosten van dit soort uitgaven.

Duur van het inkoopproces

Door te kijken naar de duur van het bestelproces beschikt u over de middelen om de afhandeling van processen te versnellen. Deze indicator geeft en nauwkeurig idee van de stappen waarvoor de genoemde termijnen niet zijn aangehouden. Daaruit kan een behoefte van de inkopers aan opleidingen naar voren komen voor:

Het opstellen van verzoeken;
De goedkeuring van verzoeken;
De productie en transmissie van bestelbonnen.

Interne klanttevredenheid

De interne klanttevredenheid is een prioriteit voor de inkooporganisatie. De inkopen van het bedrijf, en in het bijzonder de indirecte inkopen, hebben invloed op alle afdelingen van een bedrijf. Ze dragen bij aan de gezondheid, de kwaliteit van het arbeidsleven, de veiligheid en de prestaties.

Om de tevredenheid van medewerkers te beoordelen, kan de afdeling inkoop bijvoorbeeld volgen:

Hoeveel projecten er zijn waarvoor het inkoopteam om een bijdrage is gevraagd;
Hoeveel verzoeken werden ontvangen van andere afdelingen.

Percentage leveranciers die gecertificeerd zijn om hun maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering (MVO)

Heeft uw bedrijf een strategie voor verantwoord inkopen? Als u bepaalt wie van uw leveranciers een MVO-werkwijze volgen, kunt u de risico’s voor milieu, mensen, economie en sociaal leven verminderen.

Goed om te weten: waarom een verantwoord inkoopbeleid voeren?

U komt tegemoet aan de wensen van uw klanten door u concreet in te zetten voor milieubescherming. U verrijkt uw kennis over alle onderwerpen van duurzame ontwikkeling. Als u die koppelt aan een goede MVO-strategie, helpen verantwoorde inkopen uw bedrijf om de risico’s beter te beheren.

Ontdek Mooncard, een oplossing voor het vereenvoudigen van het beheer van de bedrijfsuitgaven, van de betaling tot de boekhoudkundige verwerking. Vraag om een demo, gratis en zonder verplichtingen, van onze innovatieve corporate card!