Inkooporganisatie van een bedrijf: wat u moet weten

Wat is de inkooporganisatie?

De ‘inkooporganisatie’ is een business begrip dat verscheen aan het eind van de jaren 1980. Het omvat alle aspecten verbonden met het inkoopbeheer binnen een onderneming, voor producten of diensten die direct verbonden zijn met zijn met de activiteit van die onderneming. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Grondstoffen voor het productieproces;
• Aanvullen van losse onderdelen door één of meer leveranciers;
• Geschenken en ‘goodies’ voor alle klanten of één specifieke klant;
• Het huishoudelijk onderhoudscontract voor uw bedrijfspanden;
• Advies aan het management door externe deskundigen...

Vanuit organisationeel oogpunt kan de inkooporganisatie verschillende vormen aannemen binnen een bedrijf:

• De aansturing kan worden verzorgd door een dienst of een gecentraliseerde ‘inkoopafdeling’, met integrale toegang tot interne tools voor beheer en analyse van de uitgaven.

• Inkoop kan ook onder een andere afdeling vallen binnen de organisatie, zoals de afdeling boekhouding of de commerciële afdeling.

• In heel wat gevallen is de inkooporganisatie nog verspreid over verschillende diensten en verantwoordelijkheden – wat schadelijk kan zijn voor de prestaties en de globale inkoopstrategie voor zijn leveranciers.

Inkoopproces: een hoge mate van formalisme

De diverse inkopen en bevoorrading van een bedrijf kunnen tot 60% van de omzet uitmaken. Om de functie te rationaliseren en kosten te verlagen, is het verstandig om intern een protocol op te zetten voor een formeel inkoopproces. Dan is het makkelijker een goedkeuringsproces op te stellen voor de uitgaven, de opdrachten te verdelen onder uw belangrijkste medewerkers, maar ook om de belangrijkste prestatie-indicatoren en KPI te bepalen.

Wat zijn de belangrijkste taken van de inkooporganisatie?

De taken van de inkoopafdeling of -organisatie zijn meervoudig, en fundamenteel voor de meer globale strategie van het bedrijf ten opzichte van zijn leveranciers:

• Bewaken van de kostenbeheersing voortkomend uit het inkoopbeleid van de onderneming. Het gaat hierbij om het veiligstellen van de bevoorrading (ook wel ‘supply’ of ‘inkoop’ genoemd) van de organisatie voor de beste prijs. Een efficiënt beheer van de inkooporganisatie kan behoorlijke besparingen opleveren, wat invloed heeft of de winst en de commerciële prestaties.

• Gelijktijdig controleren van de kwaliteit van producten en daaraan verbonden diensten, zonder zich te houden aan een pure logica van rationalisering van de kosten. De inkoper of inkopers in het bedrijf hebben dus als belangrijkste verantwoordelijkheid het zoeken naar oplossingen met de beste verhouding van prijs en kwaliteit.

• Een strategische visie voor inkopen en behoeften van het bedrijf bieden aan de directie-organen. Een goed opgezette inkoopfunctie is een integraal onderdeel van de interne beheersinstrumenten, en de positie van de afdeling inkoop kan worden meegenomen bij belangrijke beslissingen.

De inkooporganisatie houdt dus meerdere sleutels in de hand voor de globale prestaties van de onderneming. De organisatie, eerder vooral beperkt tot grote groepen, is nu geschikt voor bedrijven van elke omvang, dus ook het MKB. De verspreiding van inkoopsoftware van de nieuwe generatie, vaak voor een toegankelijke prijs, en beschikbaar in SaaS-versie, verklaart deels deze opkomst in populariteit.

De inkooporganisatie: centrale rol in de keuze van leveranciers

De creatie en uitwerking van een echt inkoopplan in een organisatie vormen een strategische koers voor bepaalde gevoelige kosten. De interne inkopers kunnen zich nu richten op een bepaalde leverancier vanwege zijn goede ethische of biologisch verantwoorde werkwijze, om daarmee dichter bij de eigen doelen van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) te komen.

Een goede aanpak van de inkooporganisatie

U bent zelf verantwoordelijk voor het organiseren van uw inkoopdiensten ten behoeve van uw bedrijfsdoelen en ook voor de tevredenheid van uw klanten! Met een paar goede reflexen kunt u een goed prestatieniveau garanderen en uw vaste lasten steeds verder verlagen:

• Werf gespecialiseerde en deskundige medewerkers aan om het inkoopproces te optimaliseren. Het vinden van de beste talenten is één van de doorslaggevende zaken om de kosten voor het functioneren van uw organisatie te rationaliseren. De geselecteerde profielen moeten blijk geven van een goed inzicht in de behoeften van elke afdeling van het bedrijf, en in staat zijn financiële gegevens te hanteren en te interpreteren. Ze moeten ook in staat zijn om kwalitatieve relaties te onderhouden met elke strategische leverancier.

• Installeer geschikte technologische tools. In een kleine structuur kan een geautomatiseerd, zelfgemaakt bestand (Excel of anders) al voldoende zijn. Maar meestal heeft het de voorkeur om een meer geavanceerde software-oplossing te zoeken. Daarmee heeft u voor de komende jaren de beste tools voor analyses en management in handen.

De optimalisatie van het inkoopproces vereist ook een volledige inventaris van de uitgaven van de onderneming en hun indeling in volgorde van strategisch belang. Bijvoorbeeld de inkopen van klasse C, niet-terugkerend en niet kritiek voor uw organisatie, kunnen verlopen via een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure voor de inkoper en de leveranciers.

Productie, bevoorradingsketen, kostenverlaging, klanttevredenheid, innovatiebeleid… De inkooporganisatie staat centraal in alle uitdagingen van organisaties. Het volledig bijhouden van de uitgaven van het bedrijf kan elke manager een duidelijker beeld geven van de uitdagingen. Ontdek de vele voordelen van de Mooncard oplossing voor een optimaal beheer van uw interne inkopen, en boek een demo !