Inkoopbeheer: hoe zet je die op ?

Wat zijn de voordelen van een centraal beheer?

Een centraal beheer van de cyclus van inkopen en uitgaven is voor de meeste bedrijven de meest traditionele organisatievorm. Het is een goede manier om controle te houden over de kosten van producten en diensten die medewerkers inkopen voor de organisatie of het bedrijf.

Elke bedrijfsuitgave, of het nu gaat om een leverancier of klanten, moet vooraf worden goedgekeurd door de administratie. Of er is een andere dienst binnen het bedrijf die verantwoordelijk is voor de inkooporganisatie – vaak in aanvulling op de functie pay.

De goedkeuringsprocedure is vaak min of meer streng.

In een eenvoudige vorm kan hij beperkt zijn tot één of twee hiërarchische stappen, en vraagt alleen om een beschrijving.

In een strengere vorm zijn er veel tussenpersonen, en is er meer informatie nodig, zoals de geraamde ROI en het budgetakkoord.

Op dezelfde wijze zouden uiterst strikte en gedetailleerde interne inkoopprocessen en afspraken over zakelijke uitgaven of onkostendeclaraties kunnen worden ingevoerd. Het globale toezicht door software voor het inkoopproces is bijzonder aan te bevelen om toegang te krijgen tot alle relevante informatie, oplossingen voor kosten- en uitgavenvermindering te vinden en de algemene kwaliteit van de inkoop voor het bedrijf of zijn klanten te verbeteren.

Daarvoor kunnen heel formele documenten worden opgesteld, en de kleinste overtreding op de procedures (te hoge prijs, te groot volume van de bestellingen) kan leiden tot sancties.

In veel gevallen gaan deze gecentraliseerde interne procedures gepaard met begrotingsramingen, die erop gericht zijn de ontwikkeling van de beroepsuitgaven voortdurend te toetsen aan de ramingen.

Goed om te weten

Het concept van een inkoopplan is een uitstekend initiatief om de kosten te verlagen en nieuwe financieringsoplossingen te vinden voor het bedrijf en zelfs voor de tevredenheid van de klant. Op basis van de gegevens die uw software en andere tools verzamelen, kunt u profiteren van kostenbesparingen. Daaronder vallen ook de kosten van de toeleveringsketen (supply chain), de betaling van bepaalde facturen, het voorraadbeheer, enz....

Het gecentraliseerde inkoopproces heeft vier grote voordelen

Medewerkers zijn voorzichtiger in het aangaan van uitgaven : er zijn geen impuls- of spoedaankopen meer (die overigens vaak wel gerechtvaardigd zijn). Elke bestelling volgt de duidelijk beschreven inkoopcyclus, afhankelijk van de aard van het product of de dienst. De afschrijving van de aankoop kan vervolgens worden verspreid over meerdere jaren, indien nodig.

De bedrijfsuitgaven worden onafhankelijk geanalyseerd door meerdere medewerkers van verschillende afdelingen, waardoor afwijkingen of optimaliseringen eerder herkend kunnen worden. Het bepalen van prestatie-indicatoren en KPI is helemaal aangepast aan het beheer van een inkoopproces binnen een organisatie.

Onderhandelingen met leveranciers worden strenger en kunnen zo leiden tot kostenbesparingen, relaties met leveranciers worden veeleisender en minder persoonlijk.

Met budgettaire en analytische toewijzingen kunnen zakelijke uitgaven (en vaak ook onkostendeclaraties) strikter worden gevolgd, omdat ze systematisch worden gevalideerd door een ervaren medewerker. Fouten in die toewijzingen zijn heel vervelend omdat ze alle analyses verstoren.

Maar een gecentraliseerd inkoopproces heeft ook grote nadelen

Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het invullen en verwerken van informatie, waarbij ze soms aan een verre medewerker van een andere afdeling heel basale info moeten uitleggen (maximale prijs, type producten, proces voor online inkoopproces...).

Medewerkers kunnen ontmoedigd raken doordat ze proberen zakelijke kosten te declareren, zonder dat ze zich betrokken voelen bij het verminderen van uitgaven en onkostendeclaraties.

Het budgettaire aspect, op zich onmisbaar, moet het hele beheer niet verzwaren met herhaalde uitleggen. In de loop der jaren kunnen de omstandigheden van de markt vragen om een snelle aanpassing, waar de gecentraliseerde procedure wel eens moeite mee kan hebben.

Conflicten tussen medewerkers kunnen opleven en zelfs zwaarder wegen. Ze hebben niet altijd hetzelfde doel: een medewerker van boekhouding eist nauwkeurigheid, terwijl de commercieel medewerker snel moet kunnen reageren.

Het is dan ook niet toevallig dat veel Amerikaanse bedrijven, ook de beste, ervoor hebben gekozen om de aankoopbeslissingen voor producten of services zoveel mogelijk te decentraliseren.

Daarbij gaat het ook om zakelijke kosten zoals declaraties, waarvoor controles zo beperkt mogelijk worden gehouden.

Een gedecentraliseerd beheer is modern doordat het de medewerkers de verantwoordelijkheid geeft voor bedrijfsdoelstellingen en doordat het hen alle autonomie geeft om die te bereiken. Dat leidt uiteindelijk naar een optimalisatie van het inkoopproces en de prestaties daarvan voor de hele afdeling of organisatie, inclusief de relaties met klanten of een leverancier. Laat de betaling van facturen niet meer aan het lot over en betrek alle afdelingen van het bedrijf bij het verminderen van kosten en prijzen!

Zo hebben medewerkers het idee dat ze deel uitmaken van een kleine ‘samenleving’, en dan zullen ze meer verbeelding of initiatief tonen in de uitvoering van hun beheer.

Laten we een eenvoudig voorbeeld nemen

De medewerker neemt zelf het initiatief om vervoerskosten te verminderen door zich op te geven voor een kortingskaart, in plaats van te wachten tot de inkoopafdeling die aanraadt.

Over het algemeen is gedecentraliseerd beheer van de inkoopcyclus gebaseerd op de vooronderstelling dat de tijd die wordt besteed aan het controleren van de details van elke uitgavenpost meer kost dan dat het oplevert, terwijl de besluitvorming wordt vertraagd en er vaak interne spanningen ontstaan. Over meerdere jaren kunnen aanzienlijke besparingen bereikt worden op elke begrotingslijn en op het beheer van talrijke contracten.

De resultaten van gedecentraliseerd inkoopbeheer kunnen in enkele kernpunten worden samengevat

De afdelingen en daaraan verbonden medewerkers beschikken over een eigen, vooraf vastgesteld budget, wat hun dagelijks werk op alle niveaus vereenvoudigt,
De medewerkers zijn gemotiveerd om beter te zijn dat het budget, d.w.z. om minder uit te geven dan gepland: besparingen waarvoor zij zullen worden beloond,
De bestuurders komen met vaste regelmaat aan het woord: controle, follow-up, analyse en aanbevelingen.

Uw uitgaven prioriteren en belangrijke trends vaststellen

Een inkoopbeleid of -strategie is onmisbaar voor de functionering van een organisatie. Het is bijvoorbeeld het belangrijk om gemakkelijk aankopen van klasse C te herkennen, wat staat voor niet-strategische en niet-herhaalde kosten voor een bedrijf. Er bestaan geavanceerde tools of gespecialiseerde software die u helpen bij het vinden van de beste oplossing voor verlaging van deze kosten.

Een systeem dat beide combineert, dat kan!

We hebben gezien dat het heel moeilijk is om autonomie, verantwoordelijkheid, onderhandelingen met leveranciers en strenge beheerscijfers met elkaar te verzoenen.

Toch is het een onderwerp dat heel wat zakelijke uitgaven betreft, maar ook onkostendeclaraties.

Om dit te bereiken, is het belangrijk uitgebreid na te denken en de organisatie te structureren:

Sommige kosten worden gecentraliseerd, omdat ze dat verdienen, met name de onderhandelingen met leveranciers. Er moet een lijst van gemaakt worden en er moet voor gezorgd worden dat dit wordt nageleefd,
Sommige geografisch afgelegen afdelingen hebben meer autonomie nodig, die moet hen absoluut toegekend worden, zonder de controle te verliezen;
Voor sommige uitgaven is controle vooraf niet nodig, die moeten op formele wijze gedecentraliseerd worden;
Regelmatige resultatenoverzichten (maandelijks) helpen bij een aansturen van de onderneming.

Door een voorafgaande bezinning en een formele organisatie van afdelingen en verantwoordelijken van de vereiste informatieniveaus zal elke werknemer zich op zijn gemak voelen.

Opwaarts formaliseren, de werknemers uitgebreid informeren en de procedures handhaven: dat zijn de voorwaarden voor een doeltreffende en rigoureuze decentralisatie die meerdere jaren in beslag neemt.

Verantwoordelijkheid gefaciliteerd door de technologie van bedrijfsbetaalkaarten

Dankzij nieuwe technologieën en bedrijfsbetaalkaarten van de nieuwe generatie is het mogelijk om zowel soepel als strikt om te gaan met inkopen.

Elke medewerker krijgt een beveiligde betaalkaart die hij naar eigen inzicht kan gebruiken.

Deze betaalkaarten kunnen gebruikt worden met strenge regels voor bedrag, kalender en zelfs aard van de aankoop, die rechtstreeks op het scherm vastgesteld en beheerd kunnen worden.

Met één klik een kaart activeren of deactiveren

Uitgaven die niet binnen de door het inkoopstrategie van het bedrijf vastgestelde toelatingscriteria vallen, worden gewoon geweigerd. Voor onkostenvergoedingen zijn de administratieve en boekhoudkundige processen volledig geautomatiseerd. Zodra de betaling is verricht, maakt de werknemer een foto van het ontvangstbewijs en vult hij de gevraagde informatie in.

De aard van de uitgave wordt standaard voorgesteld. De bedragen en de BTW worden direct weergegeven. Managers en boekhouders profiteren zo van een compleet overzicht in real time van de uitgaven, met bewijs. Zij kunnen gemakkelijk de juiste afboekingen en de essentiële informatie (bv. analytische code, bedrijfscode, enz.) controleren.

Deze organisatie heeft veel voordelen:

Verantwoordelijkheid voor medewerkers binnen vooraf vastgestelde grenzen die bij iedereen bekend zijn;
Onmiddellijke, complete informatie over de kosten;
Automatisering van processen, tijdswinst en ook nog eens heel eenvoudig.

De nieuwe technologieën voor betaling met bedrijfskaart zorgen voor een echte vooruitgang in het beheer en maakt die reactiever en soepeler.

Samengevat

Gecentraliseerd beheer van de inkoopcyclus maakt onderhandelingen met leveranciers mogelijk. Dat is een groot voordeel, omdat zo de informatiecircuits streng beheerd kunnen worden.

Gedecentraliseerd beheer van zakelijke kosten en kostendeclaraties biedt tijdswinst, reactiviteit en het stimuleert eigen initiatief.

De nieuwe betalingstechnologieën zorgen voor een verzoening tussen twee organisatiestijlen door een gecontroleerde flexibiliteit en een strikte controle mogelijk te maken.

Bedrijfsbetaalkaarten van de nieuwe generatie worden steeds populairder dankzij hun real-time werkingsregels en geautomatiseerd beheer.

Corporate card van Mooncard: een succesfactor :

Met de Mooncard corporate card heeft u geen hogere opleiding in bevoorrading en supply chain meer nodig om kosten te kunnen besparen. U krijgt volledige controle over uw zakelijke uitgaven dankzij managementsoftware die actuele informatie geeft. De beheerder controleert de Mooncard betaalkaarten rechtstreeks op zijn speciale interface en kan handelen op basis van verschillende criteria zoals :

De soort uitgaven;
Dagen waarop afschrijvingen mogelijk zijn;
Het dagelijks maximum, en wel voor elke kaart van het bedrijf.

Het beheer van de bewijzen bij declaraties gebeurt helemaal online. Na de uitgave koppelt u de bewijzen aan de declaratie door er een foto van te maken of door die door te sturen naar een speciaal e-mailadres dat verbonden is met uw account. De Mooncard oplossing levert ook een aanzienlijke tijdswinst op in het beheer van declaraties: hoe meer de medewerkers hebben voorgeschoten, hoe meer ingevuld moet worden in de Excel tabel en vooral hoe meer moeite om achter de bewijzen aan te gaan!

Vraag nu om uw demo van Mooncard.