Trasferta estero : come funziona ?

indemnité grand déplacement

Sommario

Il concetto di trasferta lavorativa del dipendente subordinato presuppone lo spostamento temporaneo e occasionale dello stesso per lo svolgimento delle proprie mansioni lontano dalla sede abituale stabilita dal contratto di assunzione. 

 

La definizione è valida anche in caso di trasferta all’estero. La fattispecie è analoga ma non uguale, perché se da un lato presuppone un cambio momentaneo di contesto, dall’altro subisce forme di regolamentazione e tassazione differenti. Di seguito sono illustrati gli aspetti essenziali di questa dinamica lavorativa.

 

Trasferta estero: contesto geografico e normativo

 

Il luogo di arrivo della trasferta, in questo caso oltre i confini nazionali, è estremamente rilevante perché incide sugli adempimenti amministrativi legati al dipendente subordinato e sul trattamento fiscale dell’indennità di trasferta, che ha natura ibrida: risarcitoria e contributiva.

 

Il contesto geografico della trasferta estero, unito alla tipologia di rimborso, incide sull’imponibilità. Con il pagamento dell’indennità forfettaria, o in assenza di pernotto, l’esenzione dell’indennità vale fino a 77,47 euro. Con rimborso misto, o erogazione gratuita di vitto o alloggio, l’esenzione è fino a 51,65 euro. Se l’indennità di trasferta si accompagna con rimborso analitico di vitto e alloggio la riduzione è pari a due terzi, con esenzione fino a 25,82 euro.

 

Per spese di vitto e alloggio, costi di viaggio e costi non documentabili (in caso di rimborso analitico) si applicano le seguenti condizioni: i costi documentati con giustificativi fiscali sono totalmente esenti mentre gli altri costi non documentabili, ma ugualmente dichiarati dal dipendente (es. telefono o mance), sono esclusi fino a 25,82 euro.

 

La cosiddetta trasferta estero può essere svolta dal dipendente anche con mezzo proprio che, in questo caso, anticipa i costi di carburante. Tecnicamente si parla di rimborso chilometrico: caso in cui entra in gioco la prepagata nominale in forma di carta carburante per ottimizzarne la gestione. 

 

L’Agenzia delle Entrate, tramite risoluzione  92/2015, disciplina il rimborso chilometrico del dipendente. Nello specifico stabilisce che se il dipendente, a partire dalla propria abitazione, copre una distanza maggiore rispetto a quella fino al posto di lavoro, il rimborso diventa reddito imponibile. In quest’ottica entrano in gioco le tabelle ACI con coefficienti specifici stabiliti in base ai prezzi di mercato del carburante indicati dal MISE e da Metanauto.

 

La stessa risoluzione ha poi stabilito che le spese per il parcheggio, non ascrivibili ai costi di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, non contribuiscono alla creazione del reddito di lavoro fino a un massimo di 25,82 euro per trasferta estero.

 

A margine del contesto geografico extra-nazionale appena illustrato, ricordiamo che in Italia lo spostamento temporaneo del dipendente subordinato è oggetto della cosiddetta tassazione indennità di trasferta e che ogni settore, ogni livello e ogni inquadramento professionale prevedono una regolamentazione specifica per legge. 

 

Non a caso esistono categorie precise come le indennità di trasferta metalmeccanici, le indennità di trasferta CCNL commercio e le indennità di trasferta dirigenti.

 

Trasferta estero: tipologie di rimborso

 

Il datore di lavoro aziendale è libero di applicare uno dei tre sistemi di rimborso previsti per legge: analitico (o a piè di lista), forfettario o misto. Nel caso specifico di trasferta estero il trattamento fiscale del dipendente subordinato è differente rispetto al trattamento previsto per gli spostamenti lavorativi compiuti entro i confini nazionali. Ecco di seguito le modalità di rimborso previste dalla normativa.

 

  • Rimborso analitico. Si calcola utilizzando tutte le voci delle spese di trasferta. Il lavoratore subordinato redige una nota spese allegando i giustificativi fiscali per ottenere il rimborso della cifra corrispondente ai costi anticipati. Le spese di trasporto, vitto e alloggio sono fiscalmente deducibili e non soggette a imposta sul reddito, indipendentemente dal contesto in cui maturano, Italia o estero. I costi di altro tipo sono deducibili e non imponibili fino a 25,82 euro per l’estero.

 

  • Rimborso forfettario. L’azienda riconosce al dipendente un forfait giornaliero senza giustificativi fiscali di spesa per vitto e alloggio: una diaria che non  contribuisce alla formazione del reddito del dipendente, pertanto è deducibile. In caso di trasferta estero sono tassate le spese di importo superiore a 77,47 euro al giorno.

 

  • Rimborso misto. Avviene in parte con tecnica analitica e in parte tramite forfait giornaliero. Le differenze di trattamento fiscale per l’Italia e l’estero restano le stesse. Tuttavia, per spese analitiche di vitto, o solo alloggio, il forfait si riduce di un terzo per rimanere nei limiti di deducibilità; si riduce di due terzi in caso di rimborso contemporaneo di vitto e alloggio. Le spese di trasporto sono sempre deducibili.

 

Conclusioni 

 

La gestione contabile e amministrativa della trasferta estero è sicuramente articolata e può diventare complessa al punto da dover definire chiaramente delle policy travel aziendali per semplificare tutte le procedure a carico del dipendente e del reparto interno deputato ai controlli. Sul piano operativo è frequente riscontrare errori di compilazione delle note spese, giustificativi errati e rimborsi sbagliati che condizionano la redditività d’impresa.

 

In quest’ottica è fondamentale adottare soluzioni operative agili e intelligenti come la carta corporate Mooncard, una prepagata nominale che comporta vantaggi concreti sotto tutti i punti di vista: tracciamento delle spese in tempo reale, automatizzazione dei conti, risparmio di tempo in termini contabilità aziendale, digitalizzazione di documenti e giustificativi fiscali, riduzione dei margini di errore e assistenza professionale in caso di necessità.

 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

 

  • La trasferta di lavoro all’estero rileva sul piano degli adempimenti amministrativi e del trattamento fiscale del dipendente subordinato. Mantiene il profilo dell’occasionalità e della temporaneità.
  • Il datore di lavoro è libero di applicare una delle tre procedure di rimborso previste dalla normativa: analitico (o a piè di lista), forfettario o misto.
  • Cifre da ricordare: limite di 77,47 euro con indennità forfettaria oltre il quale l’importo diventa reddito imponibile; limite di 51,65 euro con rimborso misto quando è previsto vitto e alloggio, oltre il quale è soggetto a IRPEF; limite di 25,82 euro per spese marginali o rimborso misto estero.
Pays Monnaie Montant de l’allocation forfaitaire
Allemagne Euro 164
Brésil Dollar des États-Unis 148
Canada Dollar canadien 260
Émirats arabes unis Dirham des Émirats arabes unis 754
Grande-Bretagne Livre sterling 180
Maroc Dirham marocain 1 437

Bon à savoir : Un barème spécifique s’applique pour les déplacements professionnels en outre-mer

Le montant des indemnités forfaitaires de repas et de logement (petit-déjeuner compris) est publié sur le site de l’Urssaf. 

L’employeur doit réduire le montant de l’indemnité de grand déplacement dans trois cas de figure : 

  • Le salarié est logé gratuitement : l’entreprise lui fournit un logement ou prend directement en charge le coût de l’hébergement. L’employeur doit baisser l’allocation forfaitaire à hauteur de 65 % ;
  • Le salarié est nourri gratuitement à l’un des repas. L’indemnité de grand déplacement est réduite de 17,5 % ;
  • Le salarié ne paie pas les deux repas de la journée. Les frais de mission sont abaissés de 35 %.

Au-delà de trois mois d’affectation sur un même lieu de travail, de manière continue ou discontinue, les limites d’exclusion d’assiette des indemnités de grand déplacement sont réduites de 15 %. Si les conditions de travail conduisent le salarié à une prolongation de la durée de son affectation au-delà de 2 ans (dans la limite de 4 ans), elles sont réduites de 30 %.

Bon à savoir : L’employeur peut panacher les modes de remboursement des frais de déplacement professionnel à l’étranger

Deux modes d’indemnisation peuvent être combinés pour le remboursement des dépenses d’hébergement et de repas engagées par le salarié dans un autre pays : au réel, sur présentation de justificatifs, et au forfait.

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