Gemischte reisekosten richtig absetzen

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Geschäftsreisen dürfen heutzutage mit privaten Aktivitäten und Urlaub kombiniert werden. Bei der Abrechnung der gemischten Reisekosten ist allerdings einiges zu beachten. Wie Sie den geschäftlichen Anteil der Spesen richtig als Betriebsausgaben absetzen, erfahren Sie hier.

 

Was sind gemischte Reisekosten?

 

Reisen, die sowohl geschäftlich als auch privat veranlasst sind, verursachen gemischte Reisekosten. Reisekosten, die beruflich verursacht sind, können dabei abgesetzt werden, während private Reisekosten selbst getragen werden müssen. 

Früher war dies aufgrund des Aufteilungs- und Abzugsverbotes nicht möglich, aber nach einem Urteil des Bundesgerichtshofes im Jahre 2009 wurde dieses generelle Aufteilungsverbot abgeschafft. So stellte der Bundesgerichtshof fest, dass § 12 EStG keineswegs eine Vermischung von Geschäfts- und Privatreisen ausschließt.

Vor 2009 konnten also nur unzweifelhaft und zu 100 Prozent beruflich bzw. geschäftlich veranlasste Reisekosten als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Gab es Zweifel an der Veranlassung der Reise musste der Steuerpflichtige eventuell auch Jahre später noch die Hin- und Rückreise in voller Höhe selbst tragen. Dies betraf sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer in privaten Betrieben sowie im öffentlichen Dienst.

 

Voraussetzung für die Zulässigkeit der Kostenaufteilung

 

Heute ist das lebensferne Aufteilungs- und Abzugsverbot bei gemischten Reisekosten also aufgehoben, aber dennoch gibt es bestimmte Voraussetzungen für die Zulässigkeit der Kostenaufteilung zu beachten: Wichtig ist seitdem, dass „die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind“.

Zudem müssen mindestens 10 % der Reise einen klaren beruflichen bzw. geschäftlichen Nutzen haben. Bei einem 2-monatigen Urlaub in Australien und einem einzigen geschäftlichen Mittagessen kann man demnach keine Flugkosten geltend machen.

 

Aufteilungsmaßstab bei gemischten Reisekosten

 

Um bei der Reisekostenabrechnung berufliche bzw. geschäftliche von privaten Kosten zu trennen, wird grundsätzlich ein Aufteilungsmaßstab in Form von Zeitanteilen genutzt. Dies bedeutet, dass die Dauer des privaten Reiseanlasses durchaus überwiegen kann, dann aber entsprechend weniger abgesetzt werden darf. Sowohl die Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten als auch die Umsatzsteueranteile sind entsprechend der Zeitanteile aufzuteilen.

 

Beispiel

 

Ein Mitarbeiter nimmt für 4 Tage an einer Messe im Ausland teil und hängt anschließend einen 7-tägigen Urlaub in der Region an. In diesem Fall darf er neben den Unterbringungs- und Verpflegungskosten, die während des Messebesuchs entstanden sind, auch vier Elftel der Flug- und Fahrtkosten absetzen.

 

Beispiel mit zu geringem Berufsanteil

 

Ein Selbstständiger macht einen 14-tägigen Urlaub an der Ostsee und erfährt, dass in dieser Zeit im nahegelegenen Hamburg ein sechsstündiges Seminar stattfindet, dass ihn beruflich brennend interessiert. 

Der Zeitanteil für das Seminar ist also zu gering, um Anteile an den Gesamtkosten des Urlaubs abrechnen zu können. Fahrt- und Hotelkosten für den Urlaub sind nicht absetzbar. Die Teilnahmegebühr für das Seminar, die Fahrtkosten vom Urlaubs- zum Veranstaltungsort sowie mögliche Parkgebühren können jedoch steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei ist es unerheblich, ob man im Urlaub ist oder nicht.

 

Im Auftrag des Unternehmens unterwegs

 

Bei gemischten Reisen durch Arbeitnehmer gilt es im Vorfeld folgende Kriterien zu berücksichtigen:

  • Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

Ordnet der Arbeitgeber eine Geschäftsreise an und übernimmt die hierfür anfallenden Fahrtkosten, kann er dem Arbeitnehmer diese im vollen Umfang lohnsteuerfrei auszahlen, auch wenn der Angestellte die Reise mit privaten Aktivitäten verbindet.

 

  • Der Arbeitnehmer reist auf eigene Kosten

Unternimmt ein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise außerhalb seiner regulären Arbeitszeit und trägt die Reisekosten selbst, kann er diese als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

 

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