Reisekosten: die Pflichten des Arbeitgebers

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Berufliche Reisen und gelegentliche Dienstreisen gehören zu den Aufgaben, die das Unternehmen einem Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit übertragen kann, unabhängig von seinem Status. Dem Arbeitgeber werden jedoch bestimmte Verpflichtungen auferlegt, um die Auswirkungen auf das Privatleben oder die persönlichen Reisekosten seines Arbeitnehmers zu begrenzen, bevor er ihn auf einen Einsatz entsendet.

Entdecken Sie hier, wie die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen für jede Mitarbeiterreise im Auftrag des Unternehmens geregelt werden kann.


Wie definiert man eine Geschäftsreise?


Eine Dienstreise ist eine Reise, die der Arbeitnehmer im Auftrag seines Unternehmens zur Ausübung seiner Tätigkeit außerhalb seines üblichen Arbeitsortes unternimmt. Sie definiert sich daher ausschließlich über ihren beruflichen Anlass und kann einzeln oder in einer Gruppe mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt werden.


Dienstreisen gehören zu den normalen Pflichten eines Arbeitnehmers. Widerspricht er dieser, kann er zunächst verwarnt und schlimmstenfalls sogar gekündigt werden. Allerdings gelten auch bei Geschäftsreisen bestimmte Vorschriften zu Sicherheit und Arbeitszeiten, weshalb sie gut geplant werden sollten. 


Meldepflicht gegenüber dem Arbeitnehmer für jede beantragte Fahrt


Das erste Recht des Arbeitnehmers besteht darin, eine zukünftige Dienstreise rechtzeitig im Voraus angekündigt zu bekommen. Diese „Ankündigungsfrist“ muss es ihm insbesondere ermöglichen, sein Privatleben während seiner Auswärtstätigkeit zu organisieren, beispielsweise im Hinblick auf


  • Kinderbetreuung,
  • Überwachung seines Hauses bzw. seiner Haustiere durch eine Vertrauensperson,
  • Delegierung bestimmter üblicher Verantwortlichkeiten, die innerhalb des Unternehmens ausgeübt werden usw.

Die Mindestankündigungsfrist beträgt daher vier Tage vor Abreise. Ausgeschlossen sind somit Reiseaufforderungen, die der Arbeitgeber am Vortag für den nächsten Tag oder sogar am selben Tag stellt.


Gibt es eine Verpflichtung zur Erstattung von Reisekosten?


Bei Geschäftsreisen fallen stets Aufwendungen für Fahrten, Verpflegungsmehraufwand sowie eventuelle Übernachtungskosten und Reisenebenkosten an. Doch ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese Reisekosten zu erstatten?

Per Gesetz gibt es keine solche Verpflichtung, aber meist übernehmen Unternehmen Reisekosten innerhalb eines bestimmten Rahmens. Dies können sie bereits im Arbeitsvertrag oder in speziell erarbeiteten Reisekostenrichtlinien firmenintern regeln.

Hinweis: Übernehmen Arbeitgeber die entstandenen Reisekosten nicht, können diese durch den Arbeitnehmer auf der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Eine doppelte Abrechnung ist allerdings unzulässig! Zudem gilt für längere Auswärtstätigkeiten die Dreimonatsfrist.

Tipp: Erstellen Sie eine Reiserichtlinie


In der Praxis variieren die Erstattungsbedingungen und hängen insbesondere von der Reiserichtlinie des Unternehmens ab. So kann der Arbeitgeber die Nutzung eines Verkehrsmittels zu Lasten eines anderen – beispielsweise der Bahn gegenüber dem Flugzeug – bevorzugen. Er kann dem Arbeitnehmer jedoch für seine Dienstreisen keine mit seinem Gesundheitszustand unvereinbare Beförderungsart und damit eine unnötige Risikobereitschaft für seine Reise auferlegen.


Das Unternehmen kann die Erstattung auf ein bestimmtes Maß an Komfort beschränken und Reisen in der Economy Class oder in einer bestimmten Hotelkategorie vorschreiben. Wer dennoch mehr Komfort wünscht, kann sich – insofern es möglich ist – getrennte Rechnungen ausschreiben lassen und die Preisdifferenz selbst tragen.


Fahrten mit Privatfahrzeugen


Der Arbeitgeber kann verlangen, Geschäftsreisen mit dem privaten Pkw durchzuführen. Allerdings sollte dies bereits im Arbeitsvertrag geregelt sein, da es hier einige Punkte zu beachten gilt.


Die Abrechnung der Fahrtkosten kann dann durch die tatsächlich entstandenen Kosten oder durch die Kilometerpauschale erstattet werden. Damit der Mitarbeiter keine Kosten vorlegen muss, kann das Unternehmen ihm eine firmeneigene Tankkarte zur Verfügung stellen.


Was ist bei Geschäftsreisen im Ausland zu beachten?


Entsendet ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise ins Ausland, gelten für die Reisekostenabrechnung andere sozialversicherungs- und steuerfreie Pauschalen als im Inland. Die jeweiligen Beträge variieren dabei von Land zu Land, sodass man sich genau informieren muss.


Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer die Bescheinigung A1 auszustellen. Mit dieser weist letzterer nach, dass er in Deutschland sozialversichert ist.


Hinweis: Im Ausland gelten unter Umständen andere nationale Feiertage. Welche Regelungen Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie auf Mooncard.


Soll der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer seine Flugmeilen überlassen?

 

Bei vielen Fluggesellschaften können regelmäßig Reisende Flugmeilen für Flugtickets sammeln. Wenn diesbezüglich keine Regelung getroffen wird, haben die meisten Unternehmen die Praxis, ihren Mitarbeitern den persönlichen Vorteil der auf ihren Geschäftsreisen gesammelten Meilen zu überlassen. Damit schaffen sie einen Ausgleich für die Einschränkungen, die durch ihre Reisen verursacht werden, und die Mitarbeiter profitieren bei ihren nächsten Privatreisen von Vergünstigungen.

Rechtlich gesehen gehören die Flugmeilen allerdings dem Arbeitgeber, wenn dieser das Flugticket bezahlt hat, sodass er auf einer dienstlichen Nutzung bestehen kann.


Vereinfachen Sie Ihr Leben mit Mooncard-Zahlungskarten


Um ihren Verpflichtungen in Bezug auf Geschäftsreisen nachzukommen, vertrauen viele Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Zahlungskarten an, die jegliche Vorauszahlung vermeiden. Die Tankkarte Mooncard Mobility ist insbesondere bei allen längeren Wegstrecken ein sehr nützliches Hilfsmittel und vereinfacht somit die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben (Geschäftsessen, Transport, Personalkosten usw.) für Fahrten im Rahmen der Arbeit erheblich. Fordern Sie jetzt eine Demo an!


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