De voorwaarden voor het aftrekken van de reiskosten

Aangifte

Reiskosten mogen na afloop van het jaar worden afgetrokken in de aangifte inkomstenbelasting. Heeft iemand recht op teruggave, dan kan dit bedrag maandelijks worden betaald met een voorlopige aanslag.

Reiskosten openbaar vervoer

Er is geen reisaftrek indien de werkgever voor vervoer of vervoerbewijzen zorgt. Betaalt een medewerker zelf of gedeeltelijk (minimaal 70%) zijn ov-reiskosten, dan heeft hij/zij recht op reisaftrek als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De afstand van een enkele reis van de woning naar de werklocatie met het ov is meer dan tien kilometer.
• De medewerker gaat (meestal) één dag of meer naar de werklocatie óf reist minstens veertig dagen per kalenderjaar naar dezelfde werkplek. 
• Alleen de reizen die binnen 24 uur heen en weer zijn afgelegd, mogen worden meegerekend.

Wordt voldaan aan beide voorwaarden, dan moet er een openbaarvervoersverklaring (veel vervoersmaatschappijen geven de informatie al automatisch door aan de Belastingdienst) of een reisverklaring (indien de medewerker losse vervoerbewijzen heeft of reist met de persoonlijke OV-chipkaart) worden opgesteld. Belangrijk is dat voor de reisverklaring de betaalbewijzen worden bewaard.

De medewerker mag de volgende bedragen aftrekken:

Tabel reisaftrek openbaar vervoer voor 2023

Bron: Belastingdienst.nl

Krijgt een werknemer een vergoeding voor de gemaakte reiskosten voor het ov, dan moet het bedrag dat mag worden afgetrokken eerst worden verminderd met de ontvangen vergoeding.

Reiskosten eigen vervoer voor een medewerker in loondienst

Is iemand in loondienst en gaat die met eigen vervoer (met auto, brommer of fiets) naar het werk, dan heeft hij/zij geen recht op reisaftrek. Wel mag de werkgever een onbelast bedrag van maximaal € 0,19 per kilometer aan de werknemer vergoeden.

Gaat de medewerker behalve met het eigen vervoer ook soms met het openbaar vervoer naar de werkplek, dan kan hij/zij in aanmerking komen voor reisaftrek voor de dagen dat met het ov wordt gereisd (zie bovenstaande tabel).

Reiskosten aftrekken voor zzp’ers

Zzp’ers met een auto op de zaak mogen de kosten die worden gemaakt maken voor het zakelijk gebruik van hun auto aftrekken als zakelijke kosten. Wordt de auto ook privé gebruikt, dan moet daarvoor een bedrag worden verrekend met de autokosten die worden afgetrokken. Is de auto privé gekocht, dan mag een onbelast bedrag van € 0,19 in rekening worden gebracht. De zzp’er betaalt zichzelf een vergoeding vanaf de zakelijke naar de privérekening. De kosten voor de aanschaf, btw, reparaties, onderhoud en brandstof zijn echter niet aftrekbaar.

Voor bestelauto’s gelden speciale regels voor wat wel en wat niet een bestelauto is. Wordt de auto als bestelauto beschouwd en alleen voor zakelijke doeleinden ingezet, dan moet er een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ worden ingediend. Een kilometeradministratie hoeft niet te worden bijgehouden. Eventuele wijzigingen, zoals eventueel toch privégebruik, moeten aan de Belastingdienst worden doorgegeven.

Gedeeltelijk vergoed?

Betaalt een opdrachtgever een deel van de reiskosten, dan mag het deel dat niet wordt vergoed worden afgetrokken van de inkomstenbelasting. Worden bijvoorbeeld de eerste tien kilometer niet vergoed, dan mogen deze van de inkomstenbelasting worden afgetrokken van de inkomstenbelasting. Hiervoor geldt dat er € 0,19 per kilometer mag worden gerekend.

De voordelen van Mooncard

Voor een eenvoudige registratie van de brandstofkosten en andere reiskosten zijn er de corporate card en tankkaart van Mooncard. Bekijk onze website voor meer informatie of vraag een demo aan.

Meer informatie vindt u in onderstaande artikelen:

• Reiskostenvergoeding
• Zakenreis naar het buitenland
• De cafetariaregeling
• De reiskostenvergoeding tijdens de vakantie
• De reiskostenvergoeding bij integratie
• De reiskostenvergoeding bij ziekte
• Aanvullende reiskostenvergoeding
• Uitruil
• De reiskostenvergoeding en btw
• De reiskostenvergoeding en thuiswerken