Wat u moet weten over de kilometervergoeding

Wanneer is er sprake van zakelijke kilometers?

Werknemers kunnen de auto nemen om bijvoorbeeld naar een klant gaan, een bouwplaats te bezichtigen of een productielocatie te bezoeken. Doet iemand dat met zijn eigen auto (dus niet met een bedrijfs- of leaseauto), dan worden er zakelijke kilometers voor de werkgever afgelegd. De gemaakte kosten kunnen door de werknemers bij hun werkgever worden gedeclareerd. Het komt ook voor dat de werkgever een voorschot geeft.

Hoe wordt de kilometervergoeding berekend?

In Nederland geldt dat een onbelaste vergoeding van 0,19 cent per kilometer mag worden betaald aan de werknemer. Maar er is goed nieuws: het kabinet heeft in mei aangegeven dat dit bedrag verhoogd gaat worden naar 0,21 cent in 2023. Het jaar daarop komt er een verhoging van nog eens 0,02 cent naar 0,23 cent. De huidige vergoeding is in veel gevallen niet voldoende om de werkelijke kosten van het autogebruik te dekken. Veel werkgevers geven daarom een hogere vergoeding. Wel moet er in dat geval over het gedeelte boven het maximum bedrag loonbelasting worden betaald.

Welke gegevens moeten er worden aangeleverd voor de vergoeding?

Wie zijn zakelijke reiskosten vergoed wil krijgen, moet een formulier indienen bij zijn werkgever.

Het document kan alleen in behandeling worden genomen als de volgende informatie is aangeleverd:

De naam van de bestuurder
De datum (dag-maand-jaar) van de reis voor zakelijke doeleinden
Het start- en eindpunt van de reis
De reden van de reis
Het aantal afgelegde kilometers
Overige kosten, voor bijvoorbeeld parkeren en tol

Bijbehorende bewijsstukken zoals een parkeerbonnetje of factuur voor de brandstof moeten bij het document worden geleverd. In sommige gevallen is het ook mogelijk een voorschot op de reiskosten te krijgen. Voor velen geen overbodige luxe, met de hoge brandstofprijzen op het moment!

Zijn er tools voor het opstellen van het formulier?

De administratie voor de kilometervergoeding kan natuurlijk op een ouderwets blocnote worden bijgehouden om daarna digitaal te worden verwerkt in een excelsheet. Mooncard heeft hier voor een gratis model beschikbaar gesteld. Is dat nog iets te omslachtig en gaat dat niet snel genoeg, dan biedt Mooncard een tool waarbij de administratie van de uitgaven is gekoppeld aan de tankkaart. Neem voor meer informatie hierover contact met ons op en boek een demo.

Lees meer artikelen over dit onderwerp :

FAQ

Hoe zit het met zzp’ers?

Wie als zzp’er op bezoek gaat bij zijn opdrachtgever, voor zijn werk ergens anders moet werken of op pad gaat voor zijn klant, kan de reiskosten doorberekenen. Op de factuur wordt het aantal gereden kilometers maal het afgesproken bedrag per kilometer gezet. Ook hier geldt dat de maximale onbelaste vergoeding 0,19 cent is. Maar ook hier geldt dat het geen vast bedrag is. De zzp’er mag zelf de hoogte van de kilometervergoeding bepalen. Besluit hij of zij dit bedrag te verhogen, dan moet er belasting over het extra deel worden betaald. De btw over de zakelijke autokosten (voor het onderhoud en de brandstof) mogen natuurlijk ook worden afgetrokken. Overigens is het belangrijk dat de zzp’er een goede kilometeradministratie bijhoudt, zodat de Belastingdienst kan controleren dat de gereden kilometers ook werkelijk voor zakelijke doeleinden zijn gereden.

Is de reiskostenvergoeding hetzelfde als de kilometervergoeding?

Het antwoord daarop is: nee, een reiskostenvergoeding is niet hetzelfde als de kilometervergoeding. Eerstgenoemde is een vergoeding voor de kosten die een werknemer maakt voor zijn woon-werkverkeer. Een onbelaste vergoeding van maximaal 0,19 cent per kilometer mag door de werkgever worden overgemaakt. Is het bedrag hoger, dan wordt er loonbelasting op ingehouden. Werknemers hebben niet automatisch recht op een reiskostenvergoeding. Afspraken over een eventuele vergoeding voor het woon-werkverkeer staan gemeld in het arbeidscontract of de desbetreffende cao. Een kilometervergoeding is dus wat anders: dit bedrag wordt uitgekeerd voor kilometers die met de privéauto van de werknemer voor zakelijke doeleinden zijn gebruikt.

Is het mogelijk een kilometervergoeding te ontvangen voor een reis met het openbaar vervoer?

Met de trein, bus, auto en zelfs fiets: voor alle vervoersmiddelen geldt dat de werknemer een vergoeding kan ontvangen. Er is wel één verschil: wie met het openbaar vervoer reist, krijgt het volledige bedrag van het trein- en/of buskaartje onbelast terug en niet slechts het onbelaste forfait van 19 cent per kilometer (zoals voor de auto en fiets). Voor de administratie moeten natuurlijk wel de bonnen worden bewaard. En voor zzp’ers heel belangrijk: zij mogen de btw (9%) terugvragen van de kosten van het openbaar vervoer.