Btw aftrekken: de ins en outs

Voorwaarden voor het aftrekken van btw

Aan het aftrekken van btw zijn enkele voorwaarden en regels verbonden. Lees verder om te kijken waar u rekening mee moet houden.

Belaste omzet

U mag de btw alleen terugvragen als u deze hebt betaald voor goederen en diensten die u gebruikt voor uw belaste omzet. Daarmee wordt omzet bedoeld waarover u zelf btw moet berekenen. Dit worden ook wel zakelijke uitgaven genoemd. Dus als u geen btw over uw omzet betaalt, mag u de door u betaalde btw ook niet aftrekken. Bovendien moeten de facturen met betrekking tot deze zakelijke uitgaven voldoen aan de factuureisen de zijn gesteld door de Belastingdienst.

Btw-aangifte

In uw administratie houdt u vervolgens bij hoeveel btw u hebt betaald en hoeveel btw u hebt ontvangen. Als u meer hebt betaald dan ontvangen, krijgt u het verschil terug. Als u meer hebt ontvangen dan betaald, moet u het verschil betalen. Deze berekening geeft u aan in uw driemaandelijkse btw-aangifte. Hierbij moet u de datums gebruiken waarop u facturen met btw hebt ontvangen, niet de werkelijke betaaldatum.

Uitzonderingen

Er zijn ook uitgaven waarover u nooit btw mag aftrekken. Ook gelden er speciale regels voor btw over goederen en diensten die u zowel privé als zakelijk gebruikt en voor zakendoen met het buitenland.

Niet-aftrekbare btw

Btw is niet aftrekbaar als het gaat om privé-uitgaven. Het moet om daadwerkelijke zakelijke uitgaven gaan. Verder mag u geen btw aftrekken voor uitgaven voor eten en drinken in een horecagelegenheid en voor personeelsvoorzieningen, relatiegeschenken en giften van meer dan €227 (exclusief btw) per persoon per jaar. Deze uitgaven kunt u mogelijk wel aftrekken als zakelijke kosten.

Btw is ook niet aftrekbaar voor uitgaven voor niet-belastbare omzet, zoals subsidies, of voor vrijgestelde omzet. Over deze omzet hoeven uw afnemers namelijk ook geen btw te betalen. Let op dat vrijgestelde omzet niet hetzelfde is als omzet die is belast met het nultarief. Een volledige lijst van vrijgestelde omzet vindt u op de website van de Belastingdienst.

Gemengd gebruik

Als u goederen en diensten koop die u zowel privé als zakelijk gebruikt, kunt u kiezen uit drie opties. De eerste optie is om helemaal geen btw af te trekken. Ook kunt u geen btw aftrekken voor het bedrag dat betrekking heeft op privégebruik, maar wel voor zakelijke uitgaven. Ten slotte is het mogelijk om de btw volledig af te trekken en aan het einde van het jaar btw te betalen voor het privégebruik.

Gebruikt u uw auto zowel voor zakelijke als privédoeleinden? Als u deze auto tot uw bedrijfsvermogen rekent, mag u de btw over de aanschaf, het onderhoud en het zakelijke gebruik aftrekken. Over het privégebruik moet u btw betalen. Als uw auto tot uw privévermogen behoort, mag u de btw over het onderhoud en het zakelijke gebruik aftrekken.

Let op dat er afwijkende regels gelden voor doorbelaste kosten en transacties met het buitenland. In dat laatste geval wordt de btw niet betaald door de leverancier, maar door de afnemer. Dit heet het verleggen van btw.

Mooncard kan u helpen

Mooncard heeft slimme oplossingen die u kunnen helpen bij uw btw-administratie en btw-aangifte. Door deze processen deels te automatiseren, wordt de kans op fouten veel kleiner.

Als u betalingen doet met de corporate card van Mooncard, worden de betaalwijzen digitaal opgeslagen en wordt het btw-deel automatisch vastgelegd en verwerkt. Deze gegevens kunt u vervolgens invoeren in uw boekhoudsoftware als basis voor uw btw-aangifte.

Door met de betaalkaarten van Mooncard te betalen voor onder andere hotelovernachtingen, parkeergarages, reiskosten en benzine, kunt u de btw over deze uitgaven eenvoudig terugvragen van de Belastingdienst.

Wilt u weten wat Mooncard voor u kan betekenen? Vraag dan via onze website een online demo aan. Zo kunt u persoonlijk kennismaken met de oplossingen van Mooncard. Bovendien kunnen we tijdens de online demo al uw vragen beantwoorden.

U kunt natuurlijk ook altijd telefonisch, via e-mail of via webchat contact met ons opnemen. Wij helpen u graag verder!